Handleiding voor de beheerder › Deel G · Bijlagen

24 Checklist voor de eerste week

1. 24.1 Dag 1: aanmelden, instellen en koppelcodes
2. 24.2 Dag 2 en 3: is iedereen gekoppeld?
3. 24.3 Dag 4: tarieven, budgetten en de koppeling
4. 24.4 Einde van de week: controleren

Deze checklist helpt je in je eerste week met Okloq, als beheerder van een bedrijf met een paar medewerkers. Werk je alleen, dan doe je dezelfde stappen, maar sla je de stappen voor je team over. Elke stap verwijst naar het hoofdstuk waar het staat. Vink af wat klaar is.

De volgorde is met opzet zo: eerst de instellingen, dan pas de laptops koppelen. Dan krijgt iedereen vanaf de eerste dag dezelfde instellingen. Zet de koppeling met je pakket pas aan als de eerste uren er zijn, zodat je hem kunt testen met echte uren.

24.1 Dag 1: aanmelden, instellen en koppelcodes

1. Meld je aan in het portaal met je e-mailadres en wachtwoord (hoofdstuk 2 “Proefversie en eerste aanmelding”).
2. Stel tweestapsverificatie in met een authenticator-app op je telefoon. Dat is voor een beheerder verplicht (hoofdstuk 2 “Proefversie en eerste aanmelding”).
3. Bewaar je acht herstelcodes op een veilige plek, bijvoorbeeld in je wachtwoordbeheerder. Je ziet ze maar één keer. Zonder telefoon en zonder herstelcodes kom je alleen nog binnen met hulp van Okloq (hoofdstuk 21 “Problemen oplossen”).
4. Loop het portaal door: de zijbalk met Werk en Beheer, en het Overzicht met "Vraagt aandacht" (hoofdstuk 3 “Rondleiding door het portaal”).
5. Open Instellingen en vul in waar jullie dossiers staan: een map op de netwerkschijf, of een CSV-lijst uit je pakket. Kies een pad dat op elke laptop hetzelfde is (hoofdstuk 7 “Dossiers en herkenning”).
6. Typ twee of drie bestaande dossiernummers bij "Hoe zien jullie dossiernummers eruit?". Probeer het proefveld met een echte bestandsnaam of een mailonderwerp (hoofdstuk 7 “Dossiers en herkenning”).
7. Kies onder Boeken hoe Okloq afrondt, de standaard soort werk, en een dossier voor interne uren (hoofdstuk 8 “Boeken”).
8. Kies de boekregels, of laat ze voorlopig op de standaard staan. Je kunt ze later altijd bijstellen (hoofdstuk 9 “Boekregels”).
9. Kijk bij Wat de medewerker ziet of de omschrijving en de budgetstand aan moeten staan (hoofdstuk 11 “Wat de medewerker ziet”).
10. Gaan de uren via een bestand naar je pakket of je boekhouder, stel dan het Uitvoerbestand in (hoofdstuk 12 “Uitvoerbestand”).
11. Klik op "Opslaan voor alle medewerkers". Je ziet "Opgeslagen. De computers van de medewerkers nemen de instellingen binnen enkele minuten over." (hoofdstuk 6 “Hoe de instellingen voor iedereen werken”)
12. Zet je medewerkers erin bij Medewerkers, met naam, e-mailadres en "Code in het pakket": het nummer of de naam waaronder je pakket ze kent (hoofdstuk 4 “Medewerkers”).
13. Maak voor iedereen een koppelcode en stuur hem met "Per e-mail sturen", of kopieer hem. Een code werkt 7 dagen en één keer (hoofdstuk 4 “Medewerkers”).
14. Stuur je team een mail over Okloq, met een verwijzing naar de handleiding voor de medewerker (hoofdstuk 5 “Je team laten beginnen”).
15. Gebruik je Okloq zelf ook, installeer het dan op je eigen laptop en koppel hem met een eigen koppelcode (hoofdstuk 2 “Installeren” in de handleiding voor de medewerker en hoofdstuk 3 “Koppelen” in de handleiding voor de medewerker).

24.2 Dag 2 en 3: is iedereen gekoppeld?

1. Kijk in het Overzicht bij "Vraagt aandacht" of er nog staat "… is nog niet gekoppeld". Maak voor die medewerker zo nodig een nieuwe koppelcode (hoofdstuk 21 “Problemen oplossen”).
2. Kijk bij Medewerkers of bij iedereen een laptop staat, met de naam van de laptop en de versie van Okloq (hoofdstuk 4 “Medewerkers”).
3. Vraag één of twee medewerkers in Okloq op hun laptop bij Instellingen op "Testen" te klikken. Zo zie je of hun laptop de dossiers vindt (hoofdstuk 11 “Tabblad Dossiers” in de handleiding voor de medewerker). Vindt Okloq niets, kijk dan het pad en de voorbeeldnummers na en sla opnieuw op.
4. Vraag iedereen aan het eind van de dag zijn dag goed te keuren in het dagoverzicht (hoofdstuk 6 “Het dagoverzicht” in de handleiding voor de medewerker). Zonder goedkeuren zie jij geen uren.
5. Kijk de dag erna op Uren of de eerste goedgekeurde uren binnen zijn, met het goede dossier en de goede soort werk (hoofdstuk 13 “Uren”).
6. Valt veel tijd op de interne uren of zonder dossier? Vraag dan waaraan gewerkt is, en pas zo nodig de voorbeeldnummers of de regels per programma aan (hoofdstuk 7 “Dossiers en herkenning” en hoofdstuk 8 “Boeken”).
7. Werken er mensen aan eigen software, sjablonen of rekenbladen, maak dan ontwikkelregels (hoofdstuk 10 “Eigen ontwikkeling”).

24.3 Dag 4: tarieven, budgetten en de koppeling

1. Vul op Tarieven het uurtarief van elke medewerker in. Factureer je vanuit Okloq, kies dan ook per dossier de klant (hoofdstuk 15 “Tarieven en factureren”).
2. Leg voor lopende dossiers met een begroting een budget vast, met de begrote uren en eventueel een vaste prijs (hoofdstuk 14 “Budgetten”). Typ een prijs zonder punt: 9500, niet 9.500.
3. Kies bij Koppelingen je pakket en vul de gegevens van je administratie en de sleutel in (hoofdstuk 17 “Hoe een koppeling werkt” en hoofdstuk 18 “Per pakket”). Bij Exact Online en Teamleader Focus klik je daarna op "Verbinden met …".
4. Laat "Ook eerder goedgekeurde uren doorzetten vanaf" leeg als je de uren van deze week al met de hand in je pakket hebt gezet. Anders boek je dubbel (hoofdstuk 17 “Hoe een koppeling werkt”).
5. Klik op "Koppeling testen" en lees wat Okloq in je pakket vindt. Bij een fout: zie "De proef is mislukt: …" in hoofdstuk 21 “Problemen oplossen”.

24.4 Einde van de week: controleren

1. Kijk in het Overzicht of iemand al drie werkdagen of meer niets heeft goedgekeurd ("… heeft sinds … niets goedgekeurd"). Vraag die medewerker zijn dagen goed te keuren (hoofdstuk 21 “Problemen oplossen”).
2. Bekijk op Uren de week per medewerker en per dossier. Kloppen de uren ongeveer met wat je weet van de week? (hoofdstuk 13 “Uren”)
3. Test de koppeling met een paar uren: kijk in je pakket of de eerste regels er staan, op het goede project en op naam van de goede medewerker (hoofdstuk 23 “De koppelingen op een rij”).
4. Staan er regels bij "niet aangekomen", lees dan de melding van het pakket, los het op en klik op "Opnieuw proberen" (hoofdstuk 21 “Problemen oplossen”). Meestal klopt de "Code in het pakket" van een medewerker niet, of staat het dossiernummer niet in het project.
5. Factureer je vanuit Okloq, kijk dan op Factureren naar het voorstel, maar maak nog geen facturen aan voordat de maand compleet is (hoofdstuk 15 “Tarieven en factureren”).
6. Vraag je team hoe de voorgestelde uren bevielen. Moet de toeslag hoger of lager, of het plafond per dag anders? Pas de boekregels aan en sla opnieuw op (hoofdstuk 9 “Boekregels”).
7. Kijk in het Logboek wie er gekoppeld is en wat er gewijzigd is (hoofdstuk 19 “Logboek en meekijken”).
8. Gebruik je de proefversie, kijk dan hoeveel dagen er nog over zijn, en neem op tijd contact op met Okloq als je verder wilt (hoofdstuk 20 “Licentie en abonnement”).