Juridisch
Verwerkersovereenkomst
Dit is een eerste opzet, geschreven op basis van hoe de software werkt. De tekst is niet juridisch getoetst, de onderneming is nog niet opgericht en de gemarkeerde gegevens ontbreken nog. Aan deze tekst kunnen geen rechten worden ontleend en er wordt op basis van deze tekst niets ondertekend.
Versie: concept van [DATUM]
Een kantoor dat Okloq gebruikt, is verwerkingsverantwoordelijke voor de uren van zijn medewerkers. Okloq is verwerker voor wat in de online dienst staat. Deze overeenkomst legt vast wat Okloq met die gegevens mag en moet, zoals artikel 28 van de AVG voorschrijft. Hieronder staat de inhoud in het kort. Het volledige concept, met bijlagen, sturen wij u op verzoek toe.
1. Partijen en rollen
De overeenkomst wordt gesloten tussen het kantoor en Constructim B.V., Antoniusstraat 30, 5038 DK Tilburg, KvK 91374693.
- Voor de gegevens in de dienst is het kantoor verwerkingsverantwoordelijke en Okloq verwerker.
- De ruwe activiteit op de laptop (programma, venstertitel, bestandspad, tijdstippen) ontvangt Okloq niet. Die valt buiten deze overeenkomst.
- Voor eigen doelen, zoals een proefaanvraag en de facturering aan het kantoor, is Okloq zelf verantwoordelijk. Daarvoor geldt de privacyverklaring.
2. Wat Okloq verwerkt
| Gegevens | Hoe lang in de dienst |
|---|---|
| Goedgekeurde uren: datum, dossiernummer en -naam, soort werk, minuten, omschrijving | [TERMIJN]. De omschrijving wordt gewist zodra de regel in het pakket van het kantoor staat. |
| Accounts: naam, e-mailadres, rol, eventueel uurtarief; het wachtwoord alleen als afgeleide | Zolang het account bestaat, plus [TERMIJN] |
| Apparaten: naam, versie van de app, laatste contact | Zolang het apparaat gekoppeld is, plus [TERMIJN] |
| Instellingen en koppeling met het pakket; de sleutel van het pakket versleuteld | Zolang de koppeling bestaat |
| Logboek: aanmeldingen, wijzigingen, meekijken | [TERMIJN] |
| Bij hulp door een specialist: versie, instellingen en foutlog, na vrijgave door de medewerker | Een half uur in te zien, een dag later gewist |
| Gesprekken van de telefooncentrale, als het kantoor die koppelt | Ten hoogste dertig dagen |
Okloq gebruikt deze gegevens alleen om de dienst te leveren, niet voor eigen doelen.
3. Instructies en geheimhouding
Okloq verwerkt de gegevens alleen op instructie van het kantoor. De overeenkomsten en de instellingen die de beheerder in het portaal kiest, gelden als instructie. Iedereen die namens Okloq toegang heeft, is aan geheimhouding gebonden.
Okloq weet dat een kantoor een beroepsgeheim kan hebben, zoals de geheimhoudingsplicht van advocaten. Ook dossiernamen en omschrijvingen kunnen daaronder vallen. Okloq kijkt er niet in, behalve als dat strikt nodig is om een storing te verhelpen waar het kantoor om vraagt.
4. Beveiliging
Okloq neemt passende technische en organisatorische maatregelen. De maatregelen die in de software zitten, en wat nog niet is gedaan, staan op de pagina Privacy en veiligheid.
5. Subverwerkers
Het kantoor geeft algemene toestemming voor subverwerkers. Okloq meldt een nieuwe subverwerker [TERMIJN] vooraf; het kantoor kan bezwaar maken en zo nodig opzeggen.
| Subverwerker | Waarvoor |
|---|---|
| [HOSTINGPARTIJ, EU] | Hosting van de dienst en de database, in de Europese Unie |
| Google Ireland Ltd | Versleutelde back-ups en het versturen van e-mail vanuit de dienst |
Het pakket van het kantoor, zoals Moneybird, Exact Online of Simplicate, is geen subverwerker van Okloq. Het kantoor kiest dat pakket zelf, heeft er een eigen overeenkomst mee en geeft Okloq de opdracht om de uren door te zetten. Een verwerkersovereenkomst met dat pakket regelt het kantoor zelf.
Okloq slaat de gegevens op in de Europese Economische Ruimte. [TE BEVESTIGEN ZODRA ALLE LEVERANCIERS BEKEND ZIJN]
6. Hulp aan het kantoor
- Bij verzoeken van medewerkers om inzage, correctie of verwijdering. Veel kan de beheerder zelf in het portaal.
- Bij de DPIA: Okloq levert een ingevuld voorbeeld.
- Bij het informeren van de ondernemingsraad.
7. Datalekken
Ontdekt Okloq een datalek dat gegevens van het kantoor raakt, dan meldt Okloq dat zonder onnodige vertraging, en uiterlijk [TERMIJN] na ontdekking. Zo kan het kantoor zelf binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De melding beschrijft wat er gebeurde, welke gegevens zijn geraakt, wat Okloq doet en wat het kantoor zelf kan doen.
8. Controle
Het kantoor kan informatie vragen waaruit blijkt dat Okloq de afspraken nakomt, en eens per jaar een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige. Er is nog geen externe beveiligingstest of certificering.
9. Einde
Na het einde van de overeenkomst kan het kantoor de uren nog [TERMIJN] downloaden. Daarna verwijdert Okloq de gegevens uit de dienst; uit de back-ups verdwijnen ze uiterlijk [TERMIJN] later.
10. Aansprakelijkheid en recht
[AANSPRAKELIJKHEIDSREGELING, DOOR EEN JURIST OP TE STELLEN] Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de bevoegde rechter van de [RECHTBANK].
Vragen
Wilt u het volledige concept ontvangen, of heeft u vragen? Mail naar tim@constructim.nl.