Rechtliches
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Übersetzung. Dies ist eine Übersetzung zu Ihrer Information. Verbindlich ist allein die niederländische Fassung.
Dies ist ein erster Entwurf, verfasst auf Grundlage der Funktionsweise der Software. Der Text ist nicht juristisch geprüft, das Unternehmen ist noch nicht gegründet und die markierten Angaben fehlen noch. Aus diesem Text können keine Rechte abgeleitet werden, und auf seiner Grundlage wird nichts unterzeichnet.
Version: Entwurf vom [DATUM]
Ein Büro, das Okloq nutzt, ist Verantwortlicher für die Stunden seiner Mitarbeiter. Okloq ist Auftragsverarbeiter für die Daten im Online-Dienst. Dieser Vertrag legt fest, was Okloq mit diesen Daten tun darf und muss, wie es Art. 28 DSGVO vorschreibt. Im Folgenden steht der Inhalt in Kurzform. Den vollständigen Entwurf mit Anlagen senden wir Ihnen auf Anfrage zu.
1. Parteien und Rollen
Der Vertrag wird geschlossen zwischen dem Büro und Constructim B.V., Antoniusstraat 30, 5038 DK Tilburg, Handelsregister (KvK) 91374693.
- Für die Daten im Dienst ist das Büro Verantwortlicher und Okloq Auftragsverarbeiter.
- Die Rohdaten der Aktivität auf dem Laptop (Programm, Fenstertitel, Dateipfad, Zeitpunkte) erhält Okloq nicht. Sie fallen nicht unter diesen Vertrag.
- Für eigene Zwecke, etwa eine Anfrage nach der Testversion und die Rechnungsstellung an das Büro, ist Okloq selbst Verantwortlicher. Dafür gilt die Datenschutzerklärung.
2. Was Okloq verarbeitet
| Daten | Speicherdauer im Dienst |
|---|---|
| Freigegebene Stunden: Datum, Projektnummer und -name, Tätigkeitsart, Minuten, Beschreibung | [FRIST]. Die Beschreibung wird gelöscht, sobald der Eintrag in der Software des Büros steht. |
| Konten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, ggf. Stundensatz; das Passwort nur als abgeleiteter Wert | Solange das Konto besteht, zuzüglich [FRIST] |
| Geräte: Name, App-Version, letzter Kontakt | Solange das Gerät gekoppelt ist, zuzüglich [FRIST] |
| Einstellungen und Anbindung an die Software des Büros; deren Schlüssel verschlüsselt | Solange die Anbindung besteht |
| Protokoll: Anmeldungen, Änderungen, Fernsupport | [FRIST] |
| Bei Hilfe durch einen Spezialisten: Version, Einstellungen und Fehlerprotokoll, nach Freigabe durch den Mitarbeiter | Eine halbe Stunde einsehbar, einen Tag später gelöscht |
| Anrufe der Telefonanlage, wenn das Büro sie anbindet | Höchstens dreißig Tage |
Okloq verwendet diese Daten nur zur Erbringung des Dienstes, nicht für eigene Zwecke.
3. Weisungen und Vertraulichkeit
Okloq verarbeitet die Daten nur auf Weisung des Büros. Die Verträge und die Einstellungen, die der Administrator im Portal wählt, gelten als Weisung. Alle Personen, die im Auftrag von Okloq Zugriff haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Okloq ist bewusst, dass ein Büro einem Berufsgeheimnis unterliegen kann, etwa der Verschwiegenheitspflicht von Rechtsanwälten. Auch Projektnamen und Beschreibungen können darunter fallen. Okloq sieht sie nicht ein, es sei denn, dies ist zur Behebung einer Störung, um die das Büro bittet, unbedingt erforderlich.
4. Sicherheit
Okloq trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Die in der Software umgesetzten Maßnahmen und was noch nicht umgesetzt ist, stehen auf der Seite Datenschutz und Sicherheit.
5. Unterauftragsverarbeiter
Das Büro erteilt eine allgemeine Genehmigung für Unterauftragsverarbeiter. Okloq kündigt einen neuen Unterauftragsverarbeiter [FRIST] im Voraus an; das Büro kann widersprechen und den Vertrag nötigenfalls kündigen.
| Unterauftragsverarbeiter | Zweck |
|---|---|
| [HOSTINGPARTIJ, EU] | Hosting des Dienstes und der Datenbank in der Europäischen Union |
| Google Ireland Ltd | Verschlüsselte Sicherungen und Versand von E-Mails aus dem Dienst |
Die Software des Büros, etwa Moneybird, Exact Online oder Simplicate, ist kein Unterauftragsverarbeiter von Okloq. Das Büro wählt diese Software selbst, hat mit dem Anbieter einen eigenen Vertrag und beauftragt Okloq, die Stunden zu übertragen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit diesem Anbieter schließt das Büro selbst.
Okloq speichert die Daten im Europäischen Wirtschaftsraum. [ZU BESTÄTIGEN, SOBALD ALLE ANBIETER FESTSTEHEN]
6. Unterstützung des Büros
- Bei Anträgen von Mitarbeitern auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung. Vieles kann der Administrator selbst im Portal erledigen.
- Bei der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Okloq stellt ein ausgefülltes Muster bereit.
- Bei der Information des Betriebsrats.
7. Datenschutzverletzungen
Stellt Okloq eine Datenschutzverletzung fest, die Daten des Büros betrifft, meldet Okloq dies unverzüglich, spätestens jedoch [FRIST] nach Feststellung. So kann das Büro selbst innerhalb von 72 Stunden die zuständige Aufsichtsbehörde informieren. Die Meldung beschreibt, was geschehen ist, welche Daten betroffen sind, was Okloq unternimmt und was das Büro selbst tun kann.
8. Kontrollen
Das Büro kann Informationen anfordern, die belegen, dass Okloq die Vereinbarungen einhält, und einmal jährlich eine Prüfung durch einen unabhängigen Sachverständigen durchführen lassen. Einen externen Sicherheitstest oder eine Zertifizierung gibt es noch nicht.
9. Vertragsende
Nach Vertragsende kann das Büro die Stunden noch [FRIST] herunterladen. Danach löscht Okloq die Daten aus dem Dienst; aus den Sicherungen verschwinden sie spätestens [FRIST] danach.
10. Haftung und anwendbares Recht
[HAFTUNGSREGELUNG, VON EINEM JURISTEN ZU VERFASSEN] Auf den Vertrag ist niederländisches Recht anwendbar. Für Streitigkeiten ist das zuständige Gericht der [RECHTBANK] zuständig.
Fragen
Möchten Sie den vollständigen Entwurf erhalten, oder haben Sie Fragen? Schreiben Sie an tim@constructim.nl.