Datenschutz und Sicherheit
Was den Laptop verlässt und was nicht
Software, die festhält, was jemand tut, wirft zu Recht Fragen auf. Hier steht genau, was Okloq misst, wo es bleibt und wer was sehen kann. Ohne Vorbehalt, wo es geht, und mit Vorbehalt, wo es sein muss.
Der Grundsatz
Drei Arten von Daten, drei Orte
Die Grenze ist die Schaltfläche Freigeben. Was davor existiert, liegt nur auf dem Laptop. In den Nachrichten vom Laptop an den Dienst gibt es kein Feld für Fenstertitel, Dateipfade oder Programme; das ist im Aufbau so festgelegt und keine Einstellung, die jemand umstellen kann.
Bleibt auf dem Laptop
Sichtbar für den Mitarbeiter selbst, in den Fenstern Messungen und Tagesübersicht.
- Programm und FenstertitelAuch der Titel eines Browser-Tabs.
- Dateipfad oder Ordner des geöffneten Dokuments
- Betreff der geöffneten E-Mail in Outlook
- Beginn und Ende jeder Messung
- Tage und Zeilen, die nicht freigegeben wurden
Geht an den Dienst
Nur nach der Freigabe, pro Tag, über eine verschlüsselte Verbindung.
- Projektnummer und Projektname
- Tätigkeitsart
- Anzahl Minuten pro Zeile
- Die Beschreibung der ZeileSo, wie der Mitarbeiter sie freigegeben hat. Siehe die Anmerkung unten.
- Der Zeitpunkt der Freigabe
- Name des Laptops und Version der AppBeim Verbinden, damit der Administrator ein Gerät erkennen und entziehen kann.
Wird nirgends erfasst
Okloq nutzt nur öffentliche Windows-Funktionen, um das Fenster im Vordergrund zu lesen.
- Tastenanschläge und MausbewegungenNur, wie lange es keine Eingabe gab.
- Bildschirmfotos oder Bildschirmaufnahmen
- Der Inhalt von Dokumenten, E-Mails und Webseiten
- TonBei Teams und Zoom liest Okloq nur, ob das Mikrofon verwendet wird.
- Fenster, die nicht im Vordergrund sind
Die Anmerkung: die Beschreibung
Okloq kann eine Beschreibung vorschlagen, gebildet aus dem Fenstertitel, dem Dateinamen oder dem Betreff einer E-Mail. Zum Beispiel „Word: Conceptdagvaarding“. Gibt der Mitarbeiter diese Beschreibung frei, geht der Text mit an den Dienst und an die Software. Das ist der einzige Weg, auf dem etwas aus einem Fenstertitel den Laptop verlassen kann, und der Mitarbeiter sieht und bearbeitet den Text vorher.
Das Büro kann den Vorschlag abschalten. Sind die Stunden einmal in der Software, löscht der Dienst die Beschreibung bei sich; sie steht danach nur noch in Ihrer eigenen Software. Gibt es keine Anbindung an eine Software, bleibt die Beschreibung bei den Stunden im Portal.
Für den Mitarbeiter
Sie behalten die Kontrolle über Ihren eigenen Tag
Okloq läuft auf Ihrem Laptop, weil das Büro Stunden erfassen will, nicht weil jemand wissen will, was Sie um Viertel nach zwei getan haben.
- Sie sehen alles, was gemessen wurdeDas Fenster Messungen zeigt jede Messung von heute, mit Programm, Fenster und Quelle. Es wird nichts gemessen, was Sie dort nicht sehen.
- Pausieren geht immerIm Menü des Symbols. Während einer Pause wird nichts erfasst. Nach einem Neustart der App läuft die Messung wieder, damit eine vergessene Pause keine Tage kostet.
- Löschen geht auchEine Messung, die Sie nicht behalten wollen, entfernen Sie. Die Zeit zählt danach nirgends mehr.
- Ihr Arbeitgeber sieht nicht, wann Sie gearbeitet habenDer Laptop sendet Stunden pro Tag und pro Projekt. Wann Sie angefangen haben, wann Sie Pause gemacht haben und in welcher Reihenfolge Sie gearbeitet haben, steht nur auf Ihrem Laptop. Verlangt die Software Ihres Büros eine Anfangs- und Endzeit pro Zeile, berechnet Okloq einen Platz im Tag ab einer festen Anfangszeit, die das Büro einstellt. Das ist nicht der Zeitpunkt, an dem Sie tatsächlich gearbeitet haben. Anrufe, die Sie mit der Telefon-App weitergeben, werden mit ihrer Anfangszeit übertragen.
- Zeit ohne ProjektWird nicht gebucht und geht also nicht an das Büro, es sei denn, das Büro hat ein Projekt für interne Stunden eingerichtet. Dann kommt diese Zeit darauf, als eine Zeile, und Sie sehen das in der Tagesübersicht, bevor Sie freigeben.
- Alte Daten verschwindenFenstertitel, Dateipfade und Betreffzeilen werden nach dreißig Tagen vom Laptop gelöscht.
Fernsupport gibt es nur, wenn Sie ihn freigeben
Funktioniert etwas nicht, kann ein Spezialist von Okloq helfen. Das beginnt immer bei Ihnen: Sie wählen Hilfe, geben die Daten frei und nennen einen Code. Der Code gilt eine halbe Stunde. Damit sieht der Spezialist die Version, die Einstellungen und das Fehlerprotokoll; in dieses Protokoll schreibt die App nie Fenstertitel, Dokumentpfade oder Stunden.
Muss wirklich jemand auf den Bildschirm schauen, öffnen Sie die Schnellhilfe, die in Windows bereits enthalten ist. Dort bestimmen Sie selbst, was der Spezialist sehen darf, und Sie beenden die Sitzung, wann Sie wollen. Okloq baut keinen eigenen Weg ein, Ihren Bildschirm anzusehen.
Beides steht danach im Protokoll Ihres Büros: dass Fernsupport stattfand, durch wen und wann.
Für den Arbeitgeber
Sie bekommen die Stunden, nicht die Aktivität
Das ist keine Einschränkung, die wir später aufheben. Es ist der Grund, warum Sie das Ihren Leuten erklären können.
Was Sie im Portal sehen
- Freigegebene Stunden pro Mitarbeiter, Projekt und Tätigkeitsart
- Ob die Stunden an Ihre Software übertragen wurden
- Der Budgetstand pro Projekt, wenn Sie Budgets festlegenMitarbeiter sehen bei einem solchen Projekt die Summe des ganzen Büros in ihrer Tagesübersicht, ohne Namen und ohne Beträge. Das lässt sich abschalten.
- Welche Laptops verbunden sind, mit Version und Zeitpunkt des letzten Kontakts
- Das Protokoll der Anmeldungen, Änderungen und Fernsupport-Sitzungen
Was Sie nicht sehen, und wir auch nicht
- Welche Programme, Websites oder Dokumente jemand geöffnet hatte
- Wann jemand angefangen, Pause gemacht oder aufgehört hat
- Tage, die ein Mitarbeiter noch nicht freigegeben hat
- Zeit, die zu keinem Projekt gehört, es sei denn, Sie richten dafür ein Projekt für interne Stunden ein
Ihre eigenen Pflichten bleiben
Dass die Rohdaten auf dem Laptop bleiben, nimmt Ihnen viel ab, aber nicht alles. Sie installieren auf Laptops von Beschäftigten Software, die deren Arbeit erfasst. Dafür bleiben Sie selbst nach der DSGVO verantwortlich.
Dies ist eine Erläuterung, keine Rechtsberatung. Legen Sie Ihre Situation Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Juristen vor.
- Informieren
Sagen Sie Ihren Mitarbeitern vorab, was gemessen wird, warum, und was Sie zu sehen bekommen und was nicht. Diese Seite dürfen Sie dafür verwenden.
- Abwägen
Zur Erfassung der Arbeit von Beschäftigten gehört eine Abwägung Ihres Interesses gegen deren Privatsphäre und in der Praxis oft eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA).
- Betriebsrat
Hat Ihre Organisation einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn vorab ein. Bei Systemen, die die Arbeit von Beschäftigten erfassen, hat er in der Regel ein Mitbestimmungsrecht.
- Auftragsverarbeitungsvertrag
Für die freigegebenen Stunden im Dienst sind wir Ihr Auftragsverarbeiter. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag und ein Muster für die DSFA sind in Vorbereitung.
Sicherheit
Wie es gebaut ist
Keine Gütesiegel, auf die wir verweisen könnten: Okloq ist noch nicht veröffentlicht und noch nicht von einer externen Stelle getestet. Was wir zeigen können, sind die Maßnahmen, die in der Software stecken.
Auf dem Laptop
- Verschlüsselte SpeicherungMessungen und freigegebene Stunden liegen in einer verschlüsselten Datenbankdatei.
- Schlüssel an das Windows-Konto gebundenDer Schlüssel ist pro Gerät eindeutig und wird von Windows geschützt. Ein anderes Konto oder ein anderer Computer kann die Datei nicht lesen.
- Nur verschlüsselte VerbindungenDie App lehnt einen Dienst ab, dessen Adresse nicht mit https beginnt.
- Ein eigenes Geheimnis pro GerätBeim Verbinden erhält der Laptop ein eigenes Geheimnis. Der Administrator kann ein Gerät entziehen, ohne die übrigen zu berühren.
Im Dienst
- Passwörter und Geheimnisse nur als abgeleiteter WertPasswörter, Kopplungscodes und Gerätegeheimnisse werden nicht lesbar gespeichert.
- Schlüssel Ihrer Software verschlüsseltNach der Eingabe kann niemand den Schlüssel im Portal mehr abrufen, auch nicht Ihr eigener Administrator oder unser Spezialist.
- Schutz gegen DurchprobierenEine begrenzte Zahl von Anmelde- und Codeversuchen pro Minute.
- Jedes Büro sieht nur seine eigenen DatenEin Administrator sieht nur die Mitarbeiter und Stunden des eigenen Büros.
- ProtokollAnmeldungen, Änderungen von Einstellungen, Anbindungen und Fernsupport werden erfasst und sind für den Administrator einsehbar.
- Noch zu wählen
Wo der Dienst betrieben wird. In einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Welcher Anbieter das wird, ist noch nicht entschieden.
- Noch zu tun
Signiertes Installationsprogramm. Das Installationsprogramm ist noch nicht digital signiert, weshalb Windows derzeit davor warnen kann. Die Signierung ist vor der ersten Veröffentlichung geplant.
- Noch zu tun
Unabhängiger Test. Es wurde noch kein Sicherheitstest durch eine externe Stelle durchgeführt, und es gibt keine Zertifizierungen.
Kennenlernen
Möchten Sie sehen, wie ein Tag mit Ihren eigenen Projekten aussieht?
Okloq ist noch nicht veröffentlicht. In einer Demo zeigen wir die Tagesübersicht, das Portal und den Weg zu Ihrer Software und besprechen, was für Ihr Büro noch fehlt.