Confidentialité et sécurité
Ce qui quitte l’ordinateur, et ce qui ne le quitte pas
Un logiciel qui enregistre ce que fait une personne soulève à juste titre des questions. Voici exactement ce qu’Okloq mesure, où cela reste et qui peut voir quoi. Sans réserve quand c’est possible, avec réserve quand c’est nécessaire.
Le principe
Trois types de données, trois endroits
La frontière, c’est le bouton Valider. Ce qui existe avant ne se trouve que sur l’ordinateur. Dans les messages de l’ordinateur vers le service, il n’existe aucun champ pour les titres de fenêtre, les chemins de fichier ou les programmes ; c’est un choix de conception, pas un réglage que quelqu’un pourrait modifier.
Reste sur l’ordinateur
Visible par le collaborateur lui-même, dans les fenêtres Mesures et Vue de la journée.
- Programme et titre de la fenêtreY compris le titre d’un onglet de navigateur.
- Chemin ou répertoire du document ouvert
- Objet de l’e-mail ouvert dans Outlook
- Heure de début et de fin de chaque mesure
- Journées et lignes non validées
Part vers le service
Uniquement après validation, par jour, via une connexion chiffrée.
- Numéro et nom du dossier
- Type de travail
- Nombre de minutes par ligne
- La description de la ligneTelle que validée par le collaborateur. Voir la remarque ci-dessous.
- Le moment de la validation
- Nom de l’ordinateur et version de l’applicationLors de l’association, pour que l’administrateur puisse reconnaître et révoquer un appareil.
N’est enregistré nulle part
Okloq n’utilise que des fonctions publiques de Windows pour lire la fenêtre au premier plan.
- Frappes au clavier et mouvements de la sourisSeule la durée sans saisie est relevée.
- Captures ou enregistrements d’écran
- Le contenu des documents, e-mails et pages web
- SonAvec Teams et Zoom, Okloq vérifie seulement si le micro est utilisé.
- Les fenêtres qui ne sont pas au premier plan
Une réserve : la description
Okloq peut proposer une description construite à partir du titre de la fenêtre, du nom de fichier ou de l’objet d’un e-mail. Par exemple « Word: Conceptdagvaarding ». Si le collaborateur valide cette description, le texte part avec les heures vers le service et le logiciel. C’est la seule voie par laquelle un élément d’un titre de fenêtre peut quitter l’ordinateur, et le collaborateur voit et modifie le texte au préalable.
Le cabinet peut désactiver la proposition. Une fois les heures dans le logiciel, le service efface sa copie de la description ; elle ne figure plus ensuite que dans votre propre logiciel. S’il n’y a pas de connexion avec un logiciel, la description reste avec les heures dans le portail.
Pour le collaborateur
Vous gardez la maîtrise de votre journée
Okloq est sur votre ordinateur parce que le cabinet veut enregistrer des heures, pas parce que quelqu’un veut savoir ce que vous faisiez à quatorze heures quinze.
- Vous voyez tout ce qui a été mesuréLa fenêtre Mesures affiche chaque mesure de la journée, avec programme, fenêtre et source. Rien n’est mesuré que vous ne puissiez retrouver ici.
- Vous pouvez toujours mettre en pauseDans le menu de l’icône. Rien n’est enregistré pendant une pause. Après un redémarrage de l’application, la mesure reprend, pour qu’une pause oubliée ne vous coûte pas des journées.
- Vous pouvez aussi supprimerUne mesure que vous ne voulez pas conserver, vous la supprimez. Ce temps ne compte alors plus nulle part.
- Votre employeur ne voit pas quand vous avez travailléL’ordinateur envoie des heures par jour et par dossier. L’heure à laquelle vous avez commencé, vos pauses et l’ordre dans lequel vous avez travaillé restent uniquement sur votre ordinateur. Si le logiciel de votre cabinet exige une heure de début et de fin par ligne, Okloq calcule une place dans la journée à partir d’une heure de début fixe définie par le cabinet. Ce n’est pas le moment où vous avez réellement travaillé. Les appels que vous transmettez avec l’application téléphone partent, eux, avec leur heure de début.
- Temps sans dossierN’est pas imputé et ne part donc pas au cabinet, sauf si le cabinet a configuré un dossier d’heures internes. Ce temps y est alors imputé, en une seule ligne, et vous le voyez dans la vue de la journée avant de valider.
- Les anciennes données disparaissentLes titres de fenêtre, chemins de fichier et objets sont effacés de l’ordinateur après trente jours.
L’assistance à distance n’a lieu que si vous l’autorisez
Si quelque chose ne fonctionne pas, un spécialiste Okloq peut vous aider. L’initiative vient toujours de vous : vous choisissez Aide, partagez les données et communiquez un code. Le code est valable une demi-heure. Le spécialiste voit ainsi la version, les paramètres et le journal des erreurs ; l’application n’écrit jamais de titres de fenêtre, de chemins de documents ni d’heures dans ce journal.
S’il faut vraiment regarder votre écran, vous ouvrez Assistance rapide, l’outil intégré à Windows. Vous y autorisez vous-même ce que le spécialiste peut voir et vous arrêtez quand vous le souhaitez. Okloq n’intègre aucun moyen propre de voir votre écran.
Les deux figurent ensuite dans le journal de votre cabinet : qu’une assistance a eu lieu, par qui et quand.
Pour l’employeur
Vous recevez les heures, pas l’activité
Ce n’est pas une limitation que nous lèverons plus tard. C’est précisément ce qui vous permet de l’expliquer à vos équipes.
Ce que vous voyez dans le portail
- Heures validées par collaborateur, dossier et type de travail
- Si les heures ont été transférées vers votre logiciel
- L’état des budgets par dossier, si vous en définissezPour un tel dossier, les collaborateurs voient dans leur vue de la journée le total de tout le cabinet, sans noms ni montants. Cet affichage peut être désactivé.
- Quels ordinateurs sont associés, avec la version et le moment du dernier contact
- Le journal des connexions, des modifications et des assistances à distance
Ce que vous ne voyez pas, et nous non plus
- Quels programmes, sites web ou documents une personne avait ouverts
- Quand une personne a commencé, fait une pause ou arrêté
- Les journées qu’un collaborateur n’a pas encore validées
- Le temps qui n’appartient à aucun dossier, sauf si vous configurez un dossier d’heures internes
Vos propres obligations demeurent
Le fait que les données brutes restent sur l’ordinateur règle beaucoup de choses, mais pas tout. Vous installez sur les ordinateurs de vos salariés un logiciel qui enregistre leur travail. Vous en restez vous-même responsable au titre du RGPD.
Ceci est une explication, pas un conseil juridique. Soumettez votre situation à votre délégué à la protection des données ou à votre juriste.
- Informer
Informez vos collaborateurs à l’avance de ce qui est mesuré, pourquoi, et de ce que vous voyez ou non. Vous pouvez utiliser cette page pour cela.
- Mettre en balance
L’enregistrement du travail des salariés implique de mettre en balance votre intérêt et leur vie privée et, en pratique, souvent une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).
- Représentants du personnel
Si votre organisation dispose d’instances représentatives du personnel (CSE), associez-les en amont. Pour les systèmes qui enregistrent le travail du personnel, elles doivent généralement être consultées.
- Contrat de sous-traitance
Pour les heures validées dans le service, nous sommes votre sous-traitant. Un contrat de sous-traitance et un modèle d’AIPD sont en préparation.
Sécurité
Comment c’est construit
Aucun label à afficher : Okloq n’est pas encore commercialisé et n’a pas encore été testé par un tiers. Voici en revanche les mesures intégrées au logiciel.
Sur l’ordinateur
- Stockage chiffréLes mesures et les heures validées sont conservées dans un fichier de données chiffré.
- Clé liée au compte WindowsLa clé est propre à chaque appareil et protégée par Windows. Un autre compte ou un autre ordinateur ne peut pas lire le fichier.
- Connexions chiffrées uniquementL’application refuse un service dont l’adresse ne commence pas par https.
- Un secret propre à chaque appareilLors de l’association, l’ordinateur reçoit son propre secret. L’administrateur peut révoquer un appareil sans toucher aux autres.
Dans le service
- Mots de passe et secrets stockés uniquement sous forme dérivéeLes mots de passe, codes d’association et secrets d’appareil ne sont pas conservés sous forme lisible.
- Clés de votre logiciel chiffréesUne fois saisie, la clé ne peut plus être consultée par personne dans le portail, ni par votre administrateur, ni par notre spécialiste.
- Limitation des tentativesUn nombre limité de tentatives de connexion et de code par minute.
- À chaque cabinet ses propres donnéesUn administrateur ne voit que les collaborateurs et les heures de son propre cabinet.
- JournalLes connexions, modifications de paramètres, connexions aux logiciels et assistances à distance sont enregistrées et consultables par l’administrateur.
- Reste à choisir
Où le service est hébergé. Dans un centre de données de l’Union européenne. Le prestataire n’est pas encore choisi.
- Reste à faire
Programme d’installation signé. Le programme d’installation n’est pas encore signé numériquement, Windows peut donc actuellement afficher un avertissement. La signature est prévue avant la première version.
- Reste à faire
Test indépendant. Aucun test de sécurité par un tiers n’a encore été réalisé et il n’existe aucune certification.
Faire connaissance
Envie de voir à quoi ressemble une journée sur vos propres dossiers ?
Okloq n’est pas encore commercialisé. Lors d’une démo, nous montrons la vue de la journée, le portail et le chemin vers votre logiciel, et nous discutons de ce qu’il faut encore ajouter pour votre cabinet.