Les questions, et les réponses telles qu’elles sont aujourd’hui

Quelle fenêtre est au premier plan : le programme et le titre. Pour Word, Excel, PowerPoint et l’Explorateur de fichiers, aussi le chemin ou le répertoire, et pour Outlook l’objet de l’e-mail ouvert. Et depuis combien de temps le clavier ou la souris n’ont pas été utilisés. C’est tout.

Non. Okloq ne lit pas ce que vous tapez, ne fait pas de captures d’écran et ne lit pas le contenu des documents, e-mails ou pages web.

Après cinq minutes sans clavier ni souris, la mesure s’arrête, au moment de votre dernière saisie. Un écran verrouillé et la mise en veille ne comptent pas.

Pendant un appel dans Teams ou Zoom, le temps continue de compter. Pour cela, Okloq vérifie dans Windows si le micro est utilisé par ce programme. L’appel lui-même n’est ni enregistré ni écouté.

En cherchant le numéro de dossier dans le titre de la fenêtre, le chemin du fichier ou l’objet de l’e-mail. Le cabinet indique deux ou trois numéros d’exemple ; Okloq en déduit à quoi ressemble un numéro. Seuls les numéros figurant dans la liste des dossiers du cabinet comptent.

Ce temps apparaît alors comme « non attribué » dans la vue de la journée. Vous le rattachez à un dossier en un seul choix, ou vous le laissez ; le temps non attribué n’est pas imputé. Si le cabinet a configuré un dossier d’heures internes, ce temps y est imputé.

Non. Une audience, une réunion sans ordinateur ou une visite sur place n’y figurent pas. Vous pouvez augmenter la durée d’une ligne dans la vue de la journée ; un dossier pour lequel rien n’a été mesuré ce jour-là se saisit pour l’instant encore dans votre logiciel. Une application mobile pour les appels professionnels est en développement.

Oui, avec Mettre en pause dans le menu de l’icône. Rien n’est alors enregistré jusqu’à ce que vous repreniez ou que l’application redémarre.

Non. Votre employeur voit les heures que vous avez validées : par jour, par dossier et par type de travail, avec la description. Pas les programmes ou documents que vous aviez ouverts, ni à quelle heure vous avez travaillé sur quoi. Ces données n’arrivent pas au service. En savoir plus.

Okloq peut faire une proposition à partir du titre de la fenêtre, du nom de fichier ou de l’objet d’un e-mail, par exemple « Word: Conceptdagvaarding ». Vous voyez et modifiez ce texte avant de valider. Après validation, il part avec les heures vers le cabinet et le logiciel. Le cabinet peut désactiver la proposition.

Les titres de fenêtre, chemins de fichier et objets d’e-mails sont effacés après trente jours. Les heures de début et de fin des mesures sont conservées, de même que les heures que vous avez validées.

Seulement si vous en prenez l’initiative. Via Aide, vous partagez une seule fois la version, les paramètres et le journal des erreurs ; le code correspondant est valable une demi-heure. Pour partager votre écran, vous ouvrez Assistance rapide de Windows et y autorisez vous-même ce qui est partagé. Les deux figurent dans le journal de votre cabinet.

Dans le service Okloq, qui sera hébergé dans un centre de données de l’Union européenne. Le prestataire n’est pas encore choisi. Et dans votre propre logiciel, une fois transférées.

Oui. Vous restez responsable de l’information de vos collaborateurs et de la mise en balance prévue par le RGPD ; cela implique souvent une AIPD et, si vous avez des représentants du personnel, leur consultation. Lisez l’explication destinée aux employeurs. Ce n’est pas un conseil juridique.

Sous Windows. Une version pour Mac est en cours de développement ; elle n’a pas encore été éprouvée sur un Mac et n’est pas encore disponible.

Parce que le programme d’installation n’est pas encore signé numériquement. Windows ne connaît alors pas l’éditeur et peut afficher un avertissement. La signature est prévue avant la première version.

L’application récupère elle-même les nouvelles versions et les utilise au démarrage suivant. Le travail n’est pas interrompu pour autant.

La mesure et la validation se font sur l’ordinateur et ne nécessitent pas de connexion. Les journées validées partent dès que la connexion revient. Après quatorze jours sans contact avec le service, un ordinateur associé cesse de mesurer jusqu’à ce qu’il ait repris contact.

Okloq lit la liste des dossiers dans un répertoire que l’ordinateur peut ouvrir comme un répertoire ordinaire, en local ou sur le réseau, ou dans une liste que vous enregistrez depuis Excel. Pour la reconnaissance pendant le travail, c’est le contenu du titre de la fenêtre et du chemin du fichier qui compte. Si cela fonctionne bien avec votre organisation, nous préférons le tester avec vous plutôt que de le promettre ici : les paramètres comportent un bouton de test qui indique quels dossiers sont trouvés.

Il existe un moyen d’importer des mesures depuis un autre outil de suivi du temps, destiné au spécialiste lors de la migration. C’est du sur-mesure selon le programme ; renseignez-vous.

Okloq est développé mais pas encore commercialisé. Vous pouvez demander une démo ; nous y discutons aussi du moment et de la manière dont votre cabinet peut démarrer.

Des connexions ont été développées pour Moneybird, Exact Online, Simplicate, e-Boekhouden et SnelStart, pour les outils de suivi du temps Toggl Track, Harvest et Clockify, et pour votre propre système via une adresse web. Elles n’ont pas encore été éprouvées sur une vraie comptabilité. Le fichier d’export et le relevé d’heures en PDF fonctionnent toujours. L’état de chaque connexion.

Oui. L’administrateur définit dans le portail les heures prévues d’un dossier. Le portail montre ce qui est consommé et ce qui reste, et le collaborateur voit dans sa vue de la journée le total de tout le cabinet sur ce dossier, sans noms ni montants. Seules les heures validées comptent, et les heures marquées comme travaux supplémentaires sont hors budget. Il n’existe pas de budget mensuel. En savoir plus sur les budgets.

Elles sont saisies et validées normalement, mais ne figurent pas sur une facture au temps passé : sur la page Facturation, elles apparaissent dans un bloc à part, et vous facturez vous-même le forfait dans votre logiciel. Vers les logiciels qui acceptent des heures, elles partent comme non facturables, si le logiciel le permet. Si un collaborateur marque une ligne comme travaux supplémentaires, elle sort du forfait : ces heures figurent bien sur la facture au temps passé et partent comme facturables vers le logiciel. L’état de chaque connexion.

Pour les cabinets, le prix est de 35 € par utilisateur et par mois, HT. Les indépendants paient 15 €, les cabinets qui facturent à l’heure 49 €. En paiement annuel, c’est 15 à 20 % de moins. Les cabinets paient un minimum de 69 € par mois. La version d’essai de 30 jours est gratuite. En savoir plus sur le prix.

Non. Il n’existe aucune certification et aucun test de sécurité n’a encore été réalisé par un tiers. La page Confidentialité et sécurité présente les mesures intégrées au logiciel.

Okloq est édité par Constructim B.V..