Pour qui
Pour les cabinets qui imputent des heures sur des dossiers
Okloq convient au travail effectué sur ordinateur et justifié par dossier ou par projet. Voici, par profession, ce qu’il apporte, et tout aussi clairement ce qui ne fonctionne pas encore.
Okloq convient-il à votre cabinet ?
Il convient si
- vos dossiers ou projets ont un numéro
- ce numéro apparaît dans les noms de répertoires, de fichiers ou les objets d’e-mails
- vos équipes travaillent sous Windows, dans Word, Excel, Outlook, des PDF et le navigateur
- vous voulez enregistrer les heures par dossier, pour les facturer ou les justifier
Il ne convient pas encore si
- votre cabinet travaille sur Mac ; la version Mac est en développement et pas encore disponible
- l’essentiel du travail se fait hors de l’ordinateur : sur place, au tribunal, sur le chantier
- les dossiers n’ont pas de numéro et ne sont connus que par leur nom
- vous voulez voir ce que font vos collaborateurs ; Okloq ne le montre pas
Avocats et juristes
Les six minutes que personne ne note
Quand on facture par tranches de six minutes, on ne perd pas de temps sur les gros actes, mais sur tout ce qu’il y a entre les deux : l’e-mail rapide, la pièce relue en vitesse.
Certains logiciels de gestion de cabinet ont leur propre chronomètre pour le travail effectué dans le logiciel. Okloq enregistre ce qui se passe en dehors : Word, Outlook, PDF, Teams, le navigateur. Le numéro de dossier dans le nom du fichier ou l’objet de l’e-mail suffit.
- Arrondi à six minutesSans décaler le total du jour.
- Secret professionnelLes titres de fenêtre, noms de fichiers et objets restent sur l’ordinateur. Nous ne détenons que les heures validées, et la description est effacée dès qu’elle figure dans votre logiciel. Vous pouvez aussi désactiver la proposition de description.
- Type de travail par programmePar exemple Word pour la rédaction d’actes et Outlook pour la correspondance ; modifiable ligne par ligne.
Les limites actuelles
Pour les logiciels de gestion utilisés par les cabinets d’avocats néerlandais, nous n’avons trouvé aucune interface publique permettant à un autre programme de fournir des heures. En attendant, les heures arrivent dans votre comptabilité sous forme de fichier ou de relevé. Et si votre cabinet travaille surtout à l’aide juridictionnelle, rémunérée au forfait, une saisie plus précise ne rapporte pas de chiffre d’affaires supplémentaire ; Okloq n’est alors utile, au mieux, que pour votre propre suivi.
Ingénieurs et architectes
Le numéro de projet figure déjà dans le nom du répertoire
Un bureau qui numérote soigneusement ses répertoires de projets a déjà fait le travail préparatoire.
Okloq lit la liste des projets dans votre arborescence, même lorsque les projets sont regroupés par année dans un répertoire parent. Quand quelqu’un ouvre un plan, une note de calcul ou un rapport depuis un répertoire de projet, le temps est attribué à ce projet. Le programme importe peu : Okloq lit le titre de la fenêtre et, pour Word, Excel et PowerPoint, aussi le chemin du fichier.
- Heures par projet et par jourUtilisables aussi comme base pour justifier les heures par projet.
- Transfert vers la gestion de projetsVers Moneybird, Exact Online, Simplicate, Toggl Track, Harvest ou Clockify sous forme de ligne d’heures, ou en fichier.
- Heures internesLe temps qui n’appartient à aucun projet peut être imputé sur un numéro interne.
- Projets au forfaitHeures prévues par projet, avec l’état dans le portail et dans la vue de la journée. Vous voyez ainsi pendant le travail si le budget tient. Le collaborateur coche à part les travaux supplémentaires ; ils restent hors budget et sont facturés à l’heure. Budget par dossier.
Les limites actuelles
Okloq mesure le temps passé devant l’écran. La réflexion sur papier, les réunions sans ordinateur et une visite de chantier n’y figurent pas. Pour un dispositif qui exige un suivi des heures irréprochable, comme le crédit d’impôt recherche néerlandais WBSO, Okloq est une aide, pas un substitut à ce suivi.
Experts-comptables, fiscalistes et conseillers
De nombreux clients et tâches ponctuelles sur une même journée
Une déclaration ici, une question là, des comptes annuels qui attendent. Reconstituer après coup prend du temps et est rarement exact.
Okloq organise la journée par dossier client, avec le type de travail. Le collaborateur vérifie, corrige ce qui ne va pas et valide. Les heures partent vers le logiciel dans lequel vous facturez déjà.
- Heures ou factureEn ligne d’heures vers Moneybird, Exact Online ou Simplicate ; en facture ou commande client mensuelle vers e-Boekhouden ou SnelStart.
- Un tarif par collaborateurPour les logiciels qui acceptent des factures, vous définissez le taux horaire par collaborateur dans le portail.
- Un relevé pour le clientLe relevé d’heures en PDF, par mois, avec un récapitulatif par dossier.
Les limites actuelles
Si votre cabinet travaille toute la journée dans un seul logiciel en ligne, le titre de la fenêtre ne contient souvent aucun numéro de client ou de dossier. Okloq ne reconnaît alors pas le dossier automatiquement ; vous rattachez ce temps à un dossier à la main dans la vue de la journée.
Au sein du cabinet
Ce que cela change pour chacun
Le collaborateur
N’a pas de chronomètre à lancer ni rien à reconstituer. Vérifie une liste en fin de journée et valide. Décide lui-même de ce que voit le cabinet.
L’administrateur
Indique une fois où se trouvent les dossiers et à quoi ressemble un numéro. Invite les collaborateurs avec un code d’association et voit si les heures arrivent dans le logiciel.
Le dirigeant ou la direction
Reçoit les heures par collaborateur et par dossier dans son propre logiciel, sans introduire un outil de surveillance qui entame la confiance.
Faire connaissance
Envie de voir à quoi ressemble une journée sur vos propres dossiers ?
Okloq n’est pas encore commercialisé. Lors d’une démo, nous montrons la vue de la journée, le portail et le chemin vers votre logiciel, et nous discutons de ce qu’il faut encore ajouter pour votre cabinet.