Voor wie
Voor kantoren die uren op dossiers schrijven
Okloq past bij werk dat achter de laptop gebeurt en per dossier of project wordt verantwoord. Hieronder per beroepsgroep wat het oplevert, en net zo duidelijk waar het nu nog wringt.
Past Okloq bij uw kantoor?
Het past als
- uw dossiers of projecten een nummer hebben
- dat nummer terugkomt in mapnamen, bestandsnamen of onderwerpen van e-mails
- uw mensen op Windows werken, in Word, Excel, Outlook, pdf’s en de browser
- u uren per dossier wilt vastleggen, om te declareren of om te verantwoorden
Het past nu nog niet als
- uw kantoor op de Mac werkt; de versie voor de Mac is in ontwikkeling en nog niet beschikbaar
- het meeste werk buiten de laptop gebeurt: op locatie, in de rechtszaal, op de bouwplaats
- dossiers geen nummer hebben en alleen op naam bekend zijn
- u wilt zien wat medewerkers doen; dat laat Okloq niet zien
Advocaten en juristen
De zes minuten die niemand opschrijft
Wie per zes minuten declareert, verliest de tijd niet aan de grote stukken maar aan alles ertussen: de mail tussendoor, het stuk dat even werd nagelezen.
Sommige praktijkpakketten hebben zelf een stopwatch voor werk binnen het pakket. Okloq legt vast wat daarbuiten gebeurt: Word, Outlook, pdf’s, Teams, de browser. Het dossiernummer in de bestandsnaam of het onderwerp van de e-mail is genoeg.
- Afronden per zes minutenZonder dat het dagtotaal verschuift.
- GeheimhoudingVenstertitels, bestandsnamen en onderwerpen blijven op de laptop. Bij ons staan alleen goedgekeurde uren, en de omschrijving wordt gewist zodra hij in uw pakket staat. U kunt het voorstel voor de omschrijving ook uitzetten.
- Soort werk per programmaBijvoorbeeld Word voor het opstellen van stukken en Outlook voor correspondentie; per regel aan te passen.
Waar het nu wringt
Voor de praktijkpakketten in de advocatuur hebben wij geen openbare koppeling gevonden waarmee een ander programma uren kan aanleveren. Tot die er is, gaan de uren als bestand of als urenoverzicht naar uw administratie. En werkt uw kantoor vooral op toevoegingen tegen een vaste vergoeding, dan levert nauwkeuriger schrijven geen extra omzet op; dan is Okloq hooguit nuttig voor uw eigen inzicht.
Ingenieurs en architecten
Het projectnummer staat al in de mapnaam
Een bureau dat zijn projectmappen netjes nummert, heeft het voorwerk al gedaan.
Okloq leest de projectlijst uit uw mappenstructuur, ook als de projecten per jaar in een bovenliggende map staan. Opent iemand een tekening, een berekening of een rapport uit een projectmap, dan hoort de tijd bij dat project. Welk programma het is, maakt niet uit: Okloq leest de titel van het venster, en van Word, Excel en PowerPoint ook het bestandspad.
- Uren per project, per dagOok bruikbaar als onderlegger voor een urenverantwoording per project.
- Doorzetten naar projectadministratieNaar Moneybird, Exact Online, Simplicate, Toggl Track, Harvest of Clockify als urenregel, of als bestand.
- Interne urenTijd die bij geen project hoort, kan op één intern nummer komen.
- Projecten tegen een vaste prijsBegrote uren per project, met de stand in het portaal en in het dagoverzicht. Zo ziet u tijdens het werk of het budget het houdt. Meerwerk vinkt de medewerker apart aan; dat blijft buiten het budget en wordt per uur gefactureerd. Budget per dossier.
Waar het nu wringt
Okloq meet tijd achter het scherm. Denkwerk op papier, overleg zonder laptop en een bezoek aan de bouwplaats komen er niet in. Voor een regeling die een sluitende urenadministratie eist, zoals de WBSO, is Okloq een hulpmiddel en geen vervanging van die administratie.
Accountants, fiscalisten en adviseurs
Veel klanten en losse taken op één dag
Een aangifte hier, een vraag daar, een jaarrekening die blijft liggen. Achteraf reconstrueren kost tijd en klopt zelden.
Okloq zet de dag op een rij per klantdossier, met de soort werk erbij. De medewerker kijkt het na, past aan wat niet klopt en keurt goed. De uren gaan door naar het pakket waarin u al factureert.
- Uren of factuurAls urenregel naar Moneybird, Exact Online of Simplicate; als factuur of verkooporder per maand naar e-Boekhouden of SnelStart.
- Een tarief per medewerkerVoor pakketten die facturen aannemen stelt u het uurtarief per medewerker in het portaal in.
- Een overzicht voor de klantHet urenoverzicht als PDF, per maand, met een samenvatting per dossier.
Waar het nu wringt
Werkt uw kantoor de hele dag in één online pakket, dan staat in de titel van het venster vaak geen klant- of dossiernummer. Okloq herkent het dossier dan niet vanzelf; die tijd hangt u in het dagoverzicht met de hand aan een dossier.
Binnen het kantoor
Wat het voor wie betekent
De medewerker
Hoeft geen klok te starten en niets te reconstrueren. Kijkt aan het eind van de dag één lijst na en keurt goed. Bepaalt zelf wat het kantoor te zien krijgt.
De beheerder
Stelt één keer in waar de dossiers staan en hoe een nummer eruitziet. Nodigt medewerkers uit met een koppelcode en ziet of de uren in het pakket aankomen.
De eigenaar of directie
Krijgt de uren per medewerker en dossier in het eigen pakket, zonder een volgsysteem in huis te halen dat het vertrouwen kost.
Kennismaken
Zien hoe een dag eruitziet op uw eigen dossiers?
Okloq is nog niet uitgebracht. In een demo laten we het dagoverzicht, het portaal en de weg naar uw pakket zien, en bespreken we wat er voor uw kantoor nog bij moet.