Privacy en veiligheid
Wat de laptop wel en niet verlaat
Software die bijhoudt wat iemand doet, roept terecht vragen op. Hieronder staat precies wat Okloq meet, waar het blijft en wie wat kan zien. Zonder voorbehoud waar het kan, en met voorbehoud waar het moet.
Het uitgangspunt
Drie soorten gegevens, drie plekken
De grens ligt bij de knop Goedkeuren. Wat daarvóór bestaat, staat alleen op de laptop. In de berichten van laptop naar dienst bestaat geen veld voor venstertitels, bestandspaden of programma’s; dat is een keuze in de bouw, geen instelling die iemand kan omzetten.
Blijft op de laptop
Zichtbaar voor de medewerker zelf, in de vensters Metingen en Dagoverzicht.
- Programma en venstertitelOok de titel van een browsertabblad.
- Bestandspad of map van het open document
- Onderwerp van de open e-mail in Outlook
- Begin- en eindtijd van elke meting
- Dagen en regels die niet zijn goedgekeurd
Gaat naar de dienst
Alleen na goedkeuren, per dag, over een versleutelde verbinding.
- Dossiernummer en dossiernaam
- Soort werk
- Aantal minuten per regel
- De omschrijving van de regelZoals de medewerker die heeft goedgekeurd. Zie de kanttekening hieronder.
- Het moment van goedkeuren
- Naam van de laptop en versie van de appBij het koppelen, zodat de beheerder een apparaat kan herkennen en intrekken.
Wordt nergens vastgelegd
Okloq gebruikt alleen openbare functies van Windows om het voorste venster te lezen.
- Toetsaanslagen en muisbewegingenAlleen hoe lang er geen invoer was.
- Schermafbeeldingen of schermopnamen
- De inhoud van documenten, e-mails en webpagina’s
- GeluidBij Teams en Zoom leest Okloq alleen of de microfoon in gebruik is.
- Vensters die niet vooraan staan
De kanttekening: de omschrijving
Okloq kan een omschrijving voorstellen, opgebouwd uit de venstertitel, de bestandsnaam of het onderwerp van een e-mail. Bijvoorbeeld ‘Word: Conceptdagvaarding’. Keurt de medewerker die omschrijving goed, dan gaat die tekst mee naar de dienst en naar het pakket. Dat is de enige weg waarlangs iets uit een venstertitel de laptop kan verlaten, en de medewerker ziet en bewerkt de tekst vooraf.
Het kantoor kan het voorstel uitzetten. Staan de uren eenmaal in het pakket, dan wist de dienst de omschrijving bij zichzelf; hij staat daarna alleen nog in uw eigen pakket. Is er geen koppeling met een pakket, dan blijft de omschrijving bij de uren in het portaal staan.
Voor de medewerker
U houdt de regie over uw eigen dag
Okloq staat op uw laptop omdat het kantoor uren wil vastleggen, niet omdat iemand wil weten wat u om kwart over twee deed.
- U ziet alles wat er gemeten isHet venster Metingen toont elke meting van vandaag, met programma, venster en bron. Er wordt niets gemeten dat u daar niet terugziet.
- Pauzeren kan altijdIn het menu van het pictogram. Tijdens een pauze wordt er niets vastgelegd. Na een herstart van de app loopt het meten weer, zodat een vergeten pauze geen dagen kost.
- Verwijderen kan ookEen meting die u niet wilt bewaren, haalt u weg. De tijd telt daarna nergens meer mee.
- Uw werkgever ziet niet hoe laat u werkteDe laptop stuurt uren per dag en per dossier. Hoe laat u begon, wanneer u pauzeerde en in welke volgorde u werkte, staat alleen op uw laptop. Eist het pakket van uw kantoor een begin- en eindtijd per regel, dan rekent Okloq een plek op de dag uit vanaf een vaste begintijd die het kantoor instelt. Dat is niet het moment waarop u werkelijk werkte. Gesprekken die u met de telefoon-app doorgeeft, gaan wel met hun begintijd mee.
- Tijd zonder dossierWordt niet geboekt en gaat dus niet naar het kantoor, tenzij het kantoor een dossier voor interne uren heeft ingesteld. Dan komt die tijd daarop, als één regel, en ziet u dat in het dagoverzicht voordat u goedkeurt.
- Oude gegevens verdwijnenVenstertitels, bestandspaden en onderwerpen worden na dertig dagen van de laptop gewist.
Meekijken gebeurt alleen als u het vrijgeeft
Werkt er iets niet, dan kan een specialist van Okloq helpen. Dat begint altijd bij u: u kiest Hulp, geeft de gegevens vrij en leest een code voor. De code werkt een half uur. De specialist ziet daarmee de versie, de instellingen en het foutlog; in dat log schrijft de app nooit venstertitels, documentpaden of uren.
Moet er echt op het scherm worden meegekeken, dan opent u Hulp op afstand, het onderdeel dat in Windows zelf zit. U keurt daar zelf goed wat de specialist mag zien en u stopt wanneer u wilt. Okloq bouwt geen eigen manier in om uw scherm te bekijken.
Beide staan daarna in het logboek van uw kantoor: dat er is meegekeken, door wie en wanneer.
Voor de werkgever
U krijgt de uren, niet de activiteit
Dat is geen beperking die we er later uit halen. Het is de reden dat u dit aan uw mensen kunt uitleggen.
Wat u in het portaal ziet
- Goedgekeurde uren per medewerker, dossier en soort werk
- Of de uren zijn doorgezet naar uw pakket
- De stand van budgetten per dossier, als u die vastlegtMedewerkers zien bij zo’n dossier het totaal van het hele kantoor in hun dagoverzicht, zonder namen en zonder bedragen. Dat is uit te zetten.
- Welke laptops gekoppeld zijn, met versie en het moment van het laatste contact
- Het logboek van aanmeldingen, wijzigingen en meekijken
Wat u niet ziet, en wij ook niet
- Welke programma’s, websites of documenten iemand open had
- Wanneer iemand begon, pauzeerde of stopte
- Dagen die een medewerker nog niet heeft goedgekeurd
- Tijd die bij geen dossier hoort, tenzij u daar een dossier voor interne uren voor instelt
Uw eigen verplichtingen blijven
Dat de ruwe gegevens op de laptop blijven, neemt veel weg, maar niet alles. U zet software op laptops van werknemers die hun werk registreert. Daarvoor blijft u zelf verantwoordelijk onder de AVG.
Dit is een toelichting, geen juridisch advies. Leg uw situatie voor aan uw functionaris gegevensbescherming of jurist.
- Informeren
Vertel uw medewerkers vooraf wat er gemeten wordt, waarom, en wat u wel en niet te zien krijgt. Deze pagina mag u daarvoor gebruiken.
- Afwegen
Bij het registreren van werk van medewerkers hoort een afweging van uw belang tegen hun privacy, en in de praktijk vaak een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).
- Ondernemingsraad
Heeft uw organisatie een ondernemingsraad, betrek die dan vooraf. Bij systemen die werk van personeel vastleggen heeft de OR doorgaans instemmingsrecht.
- Verwerkersovereenkomst
Voor de goedgekeurde uren in de dienst zijn wij uw verwerker. Een verwerkersovereenkomst en een voorbeeld voor de DPIA zijn in voorbereiding.
Beveiliging
Hoe het is gebouwd
Geen keurmerken om naar te wijzen: Okloq is nog niet uitgebracht en nog niet door een externe partij getest. Wel de maatregelen die in de software zitten.
Op de laptop
- Versleutelde opslagMetingen en goedgekeurde uren staan in een versleuteld gegevensbestand.
- Sleutel gebonden aan het Windows-accountDe sleutel is uniek per apparaat en wordt door Windows beschermd. Een ander account of een andere computer kan het bestand niet lezen.
- Alleen versleutelde verbindingenDe app weigert een dienst waarvan het adres niet met https begint.
- Een eigen geheim per apparaatBij het koppelen krijgt de laptop een eigen geheim. De beheerder kan één apparaat intrekken zonder de rest te raken.
In de dienst
- Wachtwoorden en geheimen alleen als afgeleideWachtwoorden, koppelcodes en apparaatgeheimen worden niet leesbaar bewaard.
- Sleutels van uw pakket versleuteldNa het invoeren is de sleutel in het portaal voor niemand meer op te vragen, ook niet voor uw eigen beheerder of onze specialist.
- Rem op radenEen beperkt aantal aanmeld- en codepogingen per minuut.
- Elk kantoor zijn eigen gegevensEen beheerder ziet alleen de medewerkers en uren van het eigen kantoor.
- LogboekAanmeldingen, wijzigingen van instellingen, koppelingen en meekijken worden vastgelegd en zijn voor de beheerder in te zien.
- Nog te kiezen
Waar de dienst staat. In een datacentrum in de Europese Unie. Welke partij dat wordt, is nog niet besloten.
- Nog te doen
Ondertekend installatiebestand. Het installatiebestand is nog niet digitaal ondertekend, waardoor Windows er nu voor kan waarschuwen. Ondertekenen staat gepland vóór de eerste uitgave.
- Nog te doen
Onafhankelijke test. Er is nog geen beveiligingstest door een externe partij gedaan en er zijn geen certificeringen.
Kennismaken
Zien hoe een dag eruitziet op uw eigen dossiers?
Okloq is nog niet uitgebracht. In een demo laten we het dagoverzicht, het portaal en de weg naar uw pakket zien, en bespreken we wat er voor uw kantoor nog bij moet.