Koppelingen
Van goedgekeurd uur naar uw eigen pakket
Okloq legt uren vast; factureren doet u waar u dat altijd al deed. De dienst biedt de goedgekeurde regels aan bij uw pakket, als uren waar dat kan en als factuur waar het moet.
De koppelingen hieronder zijn gebouwd en getest tegen nagebootste pakketten, volgens de openbare beschrijvingen van de leveranciers. Ze zijn nog niet beproefd op een echte administratie. We stellen een koppeling daarom samen met u in, testen hem op uw administratie en zetten hem pas aan als de eerste uren goed zijn aangekomen. Tot die tijd werkt het uitvoerbestand.
De koppelingen
| Pakket | Wat er aankomt | Hoe | Wat ervoor nodig is |
|---|---|---|---|
| Moneybird | Een tijdregistratie per urenregel | Vanzelf, kort na goedkeuren | Het nummer van uw administratie en een sleutel die u in Moneybird aanmaakt. Medewerkers worden gevonden op hun nummer of e-mailadres. |
| Exact Online | Een urenboeking per urenregel | Vanzelf, kort na goedkeuren | De uursoort waarop geboekt wordt en de medewerkercode per persoon. Het verbinden doet onze specialist nu nog met de hand; inloggen met een knop ‘Verbinden’ is er nog niet. |
| Simplicate | Een urenregel per regel | Vanzelf, kort na goedkeuren | De naam van uw omgeving en een sleutel uit Simplicate. Medewerkers worden gevonden op hun code of werk-e-mailadres. |
| Toggl Track | Een tijdregistratie per urenregel, met begin- en eindtijd | Vanzelf, kort na goedkeuren | Het nummer van uw werkruimte en een sleutel uit uw Toggl-profiel. Zo’n sleutel boekt alleen op naam van de eigenaar; deze koppeling past daarom bij een bedrijf waar één persoon naar Toggl boekt. |
| Harvest | Een tijdregistratie per urenregel | Vanzelf, kort na goedkeuren | Uw accountnummer en een toegangssleutel van een beheerder. Harvest vraagt bij elke registratie een taak: de soort werk als die als taak aan het project hangt, anders een standaardtaak die u opgeeft. |
| Clockify | Een tijdregistratie per urenregel, met begin- en eindtijd | Vanzelf, kort na goedkeuren | Het kenmerk van uw werkruimte en een sleutel uit Clockify. Om voor collega’s te boeken moet dat de sleutel van een beheerder zijn. |
| e-Boekhouden | Een factuur per klant, per maand | De beheerder maakt ze aan op de pagina Factureren | Een sleutel uit e-Boekhouden, een uurtarief per medewerker en per dossier de klant uit uw pakket. |
| SnelStart | Een verkooporder per klant, per maand | De beheerder maakt ze aan op de pagina Factureren | Een koppelsleutel uit SnelStart, het artikel waarop de uren komen, een uurtarief per medewerker en per dossier de klant. |
| Eigen systeem | Elke urenregel als bericht | Vanzelf, naar een webadres dat u opgeeft | Een https-adres dat berichten aanneemt, eventueel met een sleutel. Bedoeld voor kantoren met eigen software of een eigen ontwikkelaar. |
| Bestand | Een CSV-bestand met de uren van een maand | Downloaden in het portaal of exporteren op de laptop | Niets. U stelt de kolommen, het scheidingsteken, het decimaalteken en de datumnotatie in zoals uw pakket ze bij het inlezen verwacht. |
De genoemde pakketten zijn merken van hun eigenaren. Okloq is geen partner van deze leveranciers en wordt niet door hen aanbevolen; we gebruiken hun openbare koppelmogelijkheden.
Wat er onderweg gebeurt
Een uur mag niet zoekraken, en niet twee keer aankomen
Wachtrij met herhaling
Is uw pakket even niet bereikbaar, dan probeert de dienst het opnieuw, met steeds langere pauzes: na een minuut, na vijf minuten, tot een dag later. Na acht pogingen staat de regel als mislukt in het portaal, met de melding van het pakket en een knop om het opnieuw te proberen.
Eerst kijken, dan boeken
De meeste pakketten herkennen zelf geen herhaalde aanlevering. Bij een nieuwe poging zoekt de koppeling daarom eerst of de regel er al staat: dezelfde medewerker, hetzelfde project, dezelfde begintijd, of het kenmerk dat Okloq aan de regel meegaf.
Wat in het pakket staat, ligt vast
Zodra de uren van een dag zijn doorgezet, kan de medewerker die dag niet meer wijzigen. Een correctie doet u in het pakket. Zo blijft uw administratie de waarheid.
Tijden in het pakket zijn geen meettijden
Toggl Track en Clockify leggen bij elke registratie een begin- en eindtijd vast. Die komen niet uit de metingen: de regels van een dag sluiten op elkaar aan vanaf een begintijd die u instelt, met een pauze als u dat wilt. Zonder instelling begint de dag in het pakket om 9:00. Wanneer iemand werkelijk aan het werk was, blijft op de laptop.
Vaste prijs gaat mee als niet declarabel
Heeft een dossier in het portaal een budget met een vaste prijs, dan gaan de uren wel door, maar als niet declarabel. Uren die de medewerker als meerwerk heeft gemarkeerd, blijven declarabel. Dat werkt bij Moneybird, Simplicate, Clockify en een eigen systeem. Bij Toggl Track en Harvest bepaalt het project of de taak in het pakket dat zelf, en in de koppeling met Exact Online bestaat het veld niet; daar zet u het project in het pakket op niet declarabel.
Facturen maakt u zelf aan
Bij pakketten die facturen aannemen gaat er niets vanzelf de deur uit. U ziet per klant het voorstel met uren, tarief en bedrag, vinkt aan dat u het heeft gecontroleerd en maakt de facturen dan aan. Dossiers met een vaste prijs staan daar apart en komen niet op een urenfactuur, behalve de uren die als meerwerk zijn gemarkeerd.
Sleutels achter slot
De sleutel van uw pakket wordt versleuteld bewaard en is na het invoeren in het portaal voor niemand meer op te vragen. Het instellen en uitzetten van een koppeling staat in het logboek.
Omschrijving gaat mee, en dan weg
De omschrijving van een regel gaat mee naar het pakket. Daarna wist de dienst hem bij zichzelf; hij staat dan alleen nog bij u.
Instellen
We stellen de koppeling samen met u in
Een koppeling aanzetten is geen knop voor de beheerder. Een specialist van Okloq doet het met u, omdat elk pakket net anders is ingericht.
1
Sleutel aanmaken in uw pakket
U maakt de sleutel in uw eigen pakket, eventueel terwijl de specialist meekijkt. De sleutel wordt één keer ingevoerd en is daarna niet meer te lezen.
2
Medewerkers en uursoorten afstemmen
Wie is wie in uw pakket, en op welke uursoort of welk artikel komen de uren. Bij factureren ook: welk tarief en welke klant bij welk dossier.
3
Testen op uw administratie
De koppeling heeft een testknop. Daarna gaat er een eerste dag met echte uren doorheen en controleert u in uw pakket of die goed staat.
4
Aanzetten
Vanaf dat moment gaan nieuwe goedgekeurde uren vanzelf door. Uren die al eerder waren goedgekeurd kunnen vanaf een datum naar keuze alsnog worden doorgezet.
Zonder koppeling
Een urenoverzicht dat u zo kunt meesturen
Op de pagina Uren downloadt de beheerder de goedgekeurde uren van een maand als PDF.
- Totalen en uren per dag
- Verdeling over dossiers, met een samenvatting per dossier en soort werk
- Een weekoverzicht, per dossier of per medewerker
- De lijst van alle regels
Staat uw pakket niet in de lijst hierboven, dan is dit samen met het CSV-bestand de weg. Voor de praktijkpakketten in de advocatuur hebben wij geen openbare koppeling gevonden waarmee een ander programma uren kan aanleveren; daar neemt u de uren over uit het bestand of het overzicht.
Kennismaken
Zien hoe een dag eruitziet op uw eigen dossiers?
Okloq is nog niet uitgebracht. In een demo laten we het dagoverzicht, het portaal en de weg naar uw pakket zien, en bespreken we wat er voor uw kantoor nog bij moet.