Anbindungen
Von der freigegebenen Stunde zu Ihrer eigenen Software
Okloq erfasst Stunden; abgerechnet wird weiterhin dort, wo Sie es immer getan haben. Der Dienst übergibt die freigegebenen Zeilen an Ihre Software, als Stunden, wo das geht, und als Rechnung, wo es sein muss.
Die Anbindungen unten wurden nach den öffentlichen Beschreibungen der Anbieter gebaut und gegen nachgebildete Programme getestet. An einer echten Buchhaltung sind sie noch nicht erprobt. Deshalb richten wir eine Anbindung gemeinsam mit Ihnen ein, testen sie an Ihrer Buchhaltung und schalten sie erst ein, wenn die ersten Stunden korrekt angekommen sind. Bis dahin funktioniert die Exportdatei.
Die Anbindungen
| Software | Was ankommt | Wie | Was nötig ist |
|---|---|---|---|
| Moneybird | Ein Zeiteintrag pro Zeile | Automatisch, kurz nach der Freigabe | Die Nummer Ihrer Administration und ein Schlüssel, den Sie in Moneybird erstellen. Mitarbeiter werden über ihre Nummer oder E-Mail-Adresse gefunden. |
| Exact Online | Eine Stundenbuchung pro Zeile | Automatisch, kurz nach der Freigabe | Die Stundenart, auf die gebucht wird, und der Mitarbeitercode pro Person. Die Verbindung stellt unser Spezialist derzeit noch von Hand her; eine Anmeldung per Schaltfläche „Verbinden“ gibt es noch nicht. |
| Simplicate | Ein Stundeneintrag pro Zeile | Automatisch, kurz nach der Freigabe | Der Name Ihrer Umgebung und ein Schlüssel aus Simplicate. Mitarbeiter werden über ihren Code oder ihre geschäftliche E-Mail-Adresse gefunden. |
| Toggl Track | Ein Zeiteintrag pro Zeile, mit Beginn und Ende | Automatisch, kurz nach der Freigabe | Die Nummer Ihres Workspaces und ein Schlüssel aus Ihrem Toggl-Profil. Ein solcher Schlüssel bucht nur auf den Namen des Inhabers; diese Anbindung passt daher zu einem Unternehmen, in dem eine Person in Toggl bucht. |
| Harvest | Ein Zeiteintrag pro Zeile | Automatisch, kurz nach der Freigabe | Ihre Kontonummer und ein Zugangsschlüssel eines Administrators. Harvest verlangt bei jedem Eintrag eine Aufgabe: die Tätigkeitsart, wenn sie als Aufgabe am Projekt hängt, sonst eine Standardaufgabe, die Sie angeben. |
| Clockify | Ein Zeiteintrag pro Zeile, mit Beginn und Ende | Automatisch, kurz nach der Freigabe | Die Kennung Ihres Workspaces und ein Schlüssel aus Clockify. Um für Kollegen zu buchen, muss es der Schlüssel eines Administrators sein. |
| e-Boekhouden | Eine Rechnung pro Kunde und Monat | Der Administrator erstellt sie auf der Seite Rechnungsstellung | Ein Schlüssel aus e-Boekhouden, ein Stundensatz pro Mitarbeiter und pro Projekt der Kunde aus Ihrer Software. |
| SnelStart | Ein Verkaufsauftrag pro Kunde und Monat | Der Administrator erstellt sie auf der Seite Rechnungsstellung | Ein Verbindungsschlüssel aus SnelStart, der Artikel, auf den die Stunden kommen, ein Stundensatz pro Mitarbeiter und pro Projekt der Kunde. |
| Eigenes System | Jeder Zeiteintrag als Nachricht | Automatisch, an eine Webadresse, die Sie angeben | Eine https-Adresse, die Nachrichten annimmt, optional mit Schlüssel. Gedacht für Büros mit eigener Software oder eigenem Entwickler. |
| Datei | Eine CSV-Datei mit den Stunden eines Monats | Im Portal herunterladen oder auf dem Laptop exportieren | Nichts. Sie legen Spalten, Trennzeichen, Dezimaltrennzeichen und Datumsformat so fest, wie Ihre Software sie beim Einlesen erwartet. |
Die genannten Programme sind Marken ihrer Inhaber. Okloq ist kein Partner dieser Anbieter und wird nicht von ihnen empfohlen; wir nutzen ihre öffentlichen Schnittstellen.
Was unterwegs passiert
Eine Stunde darf nicht verloren gehen und nicht zweimal ankommen
Warteschlange mit Wiederholung
Ist Ihre Software vorübergehend nicht erreichbar, versucht der Dienst es erneut, mit immer längeren Pausen: nach einer Minute, nach fünf Minuten, bis zu einem Tag später. Nach acht Versuchen steht die Zeile als fehlgeschlagen im Portal, mit der Meldung der Software und einer Schaltfläche für einen neuen Versuch.
Erst prüfen, dann buchen
Die meisten Programme erkennen eine wiederholte Lieferung nicht selbst. Bei einem neuen Versuch sucht die Anbindung deshalb zuerst, ob die Zeile schon vorhanden ist: derselbe Mitarbeiter, dasselbe Projekt, dieselbe Anfangszeit oder die Kennung, die Okloq der Zeile mitgegeben hat.
Was in der Software steht, ist festgeschrieben
Sobald die Stunden eines Tages übertragen sind, kann der Mitarbeiter diesen Tag nicht mehr ändern. Korrekturen nehmen Sie in der Software vor. So bleibt Ihre Buchhaltung maßgeblich.
Zeiten in der Software sind keine Messzeiten
Toggl Track und Clockify speichern bei jedem Eintrag eine Anfangs- und Endzeit. Diese stammen nicht aus den Messungen: Die Zeilen eines Tages schließen ab einer Anfangszeit, die Sie festlegen, aneinander an, auf Wunsch mit einer Pause. Ohne Einstellung beginnt der Tag in der Software um 9:00. Wann jemand tatsächlich gearbeitet hat, bleibt auf dem Laptop.
Festpreis wird als nicht abrechenbar übertragen
Hat ein Projekt im Portal ein Budget mit Festpreis, werden die Stunden zwar übertragen, aber als nicht abrechenbar. Stunden, die der Mitarbeiter als Mehrarbeit markiert hat, bleiben abrechenbar. Das funktioniert bei Moneybird, Simplicate, Clockify und einem eigenen System. Bei Toggl Track und Harvest bestimmt das Projekt oder die Aufgabe in der Software das selbst, und in der Anbindung an Exact Online gibt es das Feld nicht; dort stellen Sie das Projekt in der Software auf nicht abrechenbar.
Rechnungen erstellen Sie selbst
Bei Software, die Rechnungen annimmt, geht nichts automatisch hinaus. Sie sehen pro Kunde den Vorschlag mit Stunden, Satz und Betrag, haken ab, dass Sie ihn geprüft haben, und erstellen dann die Rechnungen. Projekte mit Festpreis stehen dort gesondert und kommen nicht auf eine Stundenrechnung, außer den als Mehrarbeit markierten Stunden.
Schlüssel unter Verschluss
Der Schlüssel Ihrer Software wird verschlüsselt gespeichert und kann nach der Eingabe im Portal von niemandem mehr abgerufen werden. Das Einrichten und Ausschalten einer Anbindung steht im Protokoll.
Die Beschreibung wird mitgeschickt und dann gelöscht
Die Beschreibung einer Zeile geht mit an Ihre Software. Danach löscht der Dienst sie bei sich; sie steht dann nur noch bei Ihnen.
Einrichten
Wir richten die Anbindung gemeinsam mit Ihnen ein
Eine Anbindung schaltet der Administrator nicht selbst per Schaltfläche ein. Ein Spezialist von Okloq erledigt das mit Ihnen, weil jede Software etwas anders eingerichtet ist.
1
Schlüssel in Ihrer Software erstellen
Sie erstellen den Schlüssel in Ihrer eigenen Software, auf Wunsch während der Spezialist per Fernsupport zusieht. Der Schlüssel wird einmal eingegeben und ist danach nicht mehr lesbar.
2
Mitarbeiter und Stundenarten abstimmen
Wer ist wer in Ihrer Software, und auf welche Stundenart oder welchen Artikel kommen die Stunden. Bei der Rechnungsstellung außerdem: welcher Satz und welcher Kunde zu welchem Projekt gehören.
3
An Ihrer Buchhaltung testen
Die Anbindung hat eine Testschaltfläche. Danach läuft ein erster Tag mit echten Stunden durch, und Sie prüfen in Ihrer Software, ob er korrekt angekommen ist.
4
Einschalten
Ab diesem Moment werden neu freigegebene Stunden automatisch übertragen. Bereits früher freigegebene Stunden können ab einem Datum Ihrer Wahl nachträglich übertragen werden.
Ohne Anbindung
Eine Stundenübersicht, die Sie direkt mitschicken können
Auf der Seite Stunden lädt der Administrator die freigegebenen Stunden eines Monats als PDF herunter.
- Summen und Stunden pro Tag
- Verteilung auf Projekte, mit einer Zusammenfassung pro Projekt und Tätigkeitsart
- Eine Wochenübersicht, pro Projekt oder pro Mitarbeiter
- Die Liste aller Zeilen
Steht Ihre Software nicht in der Liste oben, ist dies zusammen mit der CSV-Datei der Weg. Für die in niederländischen Kanzleien üblichen Kanzleiprogramme haben wir keine öffentliche Schnittstelle gefunden, über die ein anderes Programm Stunden liefern kann; dort übernehmen Sie die Stunden aus der Datei oder der Übersicht.
Kennenlernen
Möchten Sie sehen, wie ein Tag mit Ihren eigenen Projekten aussieht?
Okloq ist noch nicht veröffentlicht. In einer Demo zeigen wir die Tagesübersicht, das Portal und den Weg zu Ihrer Software und besprechen, was für Ihr Büro noch fehlt.