Für wen
Für Büros, die Stunden auf Projekte buchen
Okloq passt zu Arbeit, die am Laptop geschieht und pro Akte oder Projekt abgerechnet wird. Hier pro Berufsgruppe, was es bringt, und ebenso deutlich, wo es noch hakt.
Passt Okloq zu Ihrem Büro?
Es passt, wenn
- Ihre Akten oder Projekte eine Nummer haben
- diese Nummer in Ordnernamen, Dateinamen oder E-Mail-Betreffzeilen vorkommt
- Ihre Leute unter Windows arbeiten, in Word, Excel, Outlook, PDFs und im Browser
- Sie Stunden pro Akte oder Projekt erfassen wollen, um abzurechnen oder Rechenschaft abzulegen
Es passt noch nicht, wenn
- Ihr Büro mit dem Mac arbeitet; die Mac-Version ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar
- die meiste Arbeit außerhalb des Laptops geschieht: vor Ort, im Gerichtssaal, auf der Baustelle
- Akten keine Nummer haben und nur unter einem Namen bekannt sind
- Sie sehen wollen, was Mitarbeiter tun; das zeigt Okloq nicht
Rechtsanwälte und Juristen
Die sechs Minuten, die niemand aufschreibt
Wer im Sechs-Minuten-Takt abrechnet, verliert die Zeit nicht bei den großen Schriftsätzen, sondern bei allem dazwischen: der Mail zwischendurch, dem Schriftstück, das kurz gegengelesen wurde.
Manche Kanzleiprogramme haben eine eigene Stoppuhr für die Arbeit im Programm. Okloq erfasst, was außerhalb geschieht: Word, Outlook, PDFs, Teams, der Browser. Die Aktennummer im Dateinamen oder im Betreff der E-Mail genügt.
- Runden auf sechs MinutenOhne dass sich die Tagessumme verschiebt.
- VerschwiegenheitFenstertitel, Dateinamen und Betreffzeilen bleiben auf dem Laptop. Bei uns liegen nur freigegebene Stunden, und die Beschreibung wird gelöscht, sobald sie in Ihrer Software steht. Sie können den Vorschlag für die Beschreibung auch abschalten.
- Tätigkeitsart pro ProgrammZum Beispiel Word für das Erstellen von Schriftsätzen und Outlook für Korrespondenz; pro Zeile anpassbar.
Wo es derzeit hakt
Für die in niederländischen Kanzleien üblichen Kanzleiprogramme haben wir keine öffentliche Schnittstelle gefunden, über die ein anderes Programm Stunden liefern kann. Bis es eine gibt, gehen die Stunden als Datei oder Stundenübersicht an Ihre Buchhaltung. Und arbeitet Ihre Kanzlei überwiegend in Beratungs- und Prozesskostenhilfesachen mit fester Vergütung, bringt genaueres Erfassen keinen zusätzlichen Umsatz; dann ist Okloq höchstens für Ihren eigenen Überblick nützlich.
Ingenieure und Architekten
Die Projektnummer steht schon im Ordnernamen
Ein Büro, das seine Projektordner ordentlich nummeriert, hat die Vorarbeit schon geleistet.
Okloq liest die Projektliste aus Ihrer Ordnerstruktur, auch wenn die Projekte nach Jahren in einem übergeordneten Ordner liegen. Öffnet jemand eine Zeichnung, eine Berechnung oder einen Bericht aus einem Projektordner, gehört die Zeit zu diesem Projekt. Welches Programm es ist, spielt keine Rolle: Okloq liest den Fenstertitel und bei Word, Excel und PowerPoint auch den Dateipfad.
- Stunden pro Projekt und TagAuch als Grundlage für einen Stundennachweis pro Projekt verwendbar.
- Übertragung an die ProjektverwaltungAn Moneybird, Exact Online, Simplicate, Toggl Track, Harvest oder Clockify als Zeiteintrag oder als Datei.
- Interne StundenZeit, die zu keinem Projekt gehört, kann auf eine interne Nummer gehen.
- Projekte zum FestpreisGeplante Stunden pro Projekt, mit Stand im Portal und in der Tagesübersicht. So sehen Sie während der Arbeit, ob das Budget reicht. Mehrarbeit kreuzt der Mitarbeiter gesondert an; sie bleibt außerhalb des Budgets und wird nach Stunden abgerechnet. Budget pro Projekt.
Wo es derzeit hakt
Okloq misst Zeit am Bildschirm. Denkarbeit auf Papier, Besprechungen ohne Laptop und ein Baustellenbesuch kommen darin nicht vor. Für eine Förderung, die eine lückenlose Stundenaufzeichnung verlangt, etwa die niederländische Forschungsförderung WBSO, ist Okloq ein Hilfsmittel und kein Ersatz für diese Aufzeichnung.
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Berater
Viele Mandanten und einzelne Aufgaben an einem Tag
Eine Steuererklärung hier, eine Frage dort, ein Jahresabschluss, der liegen bleibt. Im Nachhinein rekonstruieren kostet Zeit und stimmt selten.
Okloq ordnet den Tag nach Mandantenprojekten, mit der Tätigkeitsart dazu. Der Mitarbeiter prüft, korrigiert, was nicht stimmt, und gibt frei. Die Stunden gehen an die Software, mit der Sie bereits abrechnen.
- Stunden oder RechnungAls Zeiteintrag an Moneybird, Exact Online oder Simplicate; als Monatsrechnung oder Verkaufsauftrag an e-Boekhouden oder SnelStart.
- Ein Stundensatz pro MitarbeiterFür Software, die Rechnungen annimmt, legen Sie den Stundensatz pro Mitarbeiter im Portal fest.
- Eine Übersicht für den MandantenDie Stundenübersicht als PDF, pro Monat, mit einer Zusammenfassung pro Projekt.
Wo es derzeit hakt
Arbeitet Ihr Büro den ganzen Tag in einer einzigen Online-Software, steht im Fenstertitel oft keine Mandanten- oder Projektnummer. Okloq erkennt das Projekt dann nicht von selbst; diese Zeit ordnen Sie in der Tagesübersicht von Hand einem Projekt zu.
Innerhalb des Büros
Was es für wen bedeutet
Der Mitarbeiter
Muss keine Stoppuhr starten und nichts rekonstruieren. Prüft am Ende des Tages eine Liste und gibt frei. Bestimmt selbst, was das Büro zu sehen bekommt.
Der Administrator
Legt einmal fest, wo die Projekte liegen und wie eine Nummer aussieht. Lädt Mitarbeiter mit einem Kopplungscode ein und sieht, ob die Stunden in der Software ankommen.
Inhaber oder Geschäftsleitung
Erhält die Stunden pro Mitarbeiter und Projekt in der eigenen Software, ohne ein Überwachungssystem einzuführen, das Vertrauen kostet.
Kennenlernen
Möchten Sie sehen, wie ein Tag mit Ihren eigenen Projekten aussieht?
Okloq ist noch nicht veröffentlicht. In einer Demo zeigen wir die Tagesübersicht, das Portal und den Weg zu Ihrer Software und besprechen, was für Ihr Büro noch fehlt.