So funktioniert es
Vom ersten Fenster bis zum Zeiteintrag in Ihrer Software
Vier Schritte in dieser Reihenfolge: messen, Tagesübersicht, freigeben, übertragen. Der erste geschieht von selbst, den dritten erledigt der Mitarbeiter, den Rest übernimmt Okloq.
Vorab, einmalig
Installieren und mit dem Büro verbinden
Die App befindet sich im Infobereich von Windows neben der Uhr und startet mit dem Computer. Das Symbol ist violett mit einem limettengrünen Block, solange gemessen wird, und grau bei einer Pause.
Verbunden wird mit einem Kopplungscode, den der Administrator im Portal erstellt. Der Code ist sieben Tage gültig und einmal verwendbar. Danach übernimmt der Laptop die Einstellungen des Büros: wo die Projekte liegen, wie eine Projektnummer aussieht und wie gerundet wird.
Neue Versionen lädt die App selbst herunter; sie werden erst beim nächsten Start verwendet, damit die Arbeit nicht unterbrochen wird. Die App funktioniert auch ohne Verbindung: Dann misst sie eigenständig und schreibt die freigegebenen Stunden in eine Datei.
Schritt 1 · 08:30
Messen
Alle zwei Sekunden prüft Okloq, welches Fenster im Vordergrund ist. Zusammenhängende Arbeit im selben Fenster wird zu einer Messung mit Beginn und Ende.
Was gelesen wird
- Das Programm und der FenstertitelAlso auch der Titel eines Browser-Tabs oder eines PDFs.
- Der Dateipfad des geöffneten DokumentsIn Word, Excel und PowerPoint sowie der Ordner im Explorer. Kann vom Büro abgeschaltet werden.
- Der Betreff der geöffneten E-Mail in OutlookNur der Betreff, nicht der Inhalt. Ebenfalls abschaltbar.
- Wie lange Tastatur oder Maus nicht benutzt wurdenNur die Zeit seit der letzten Eingabe; nicht, was getippt wurde.
Wann die Zeit zählt
- Fünf Minuten keine Eingabe: Die Messung stopptUnd zwar zum Zeitpunkt der letzten Eingabe, nicht fünf Minuten später.
- Ein Gespräch in Teams oder Zoom zählt weiterOkloq sieht in Windows, dass das Mikrofon verwendet wird. Es wird kein Ton aufgenommen.
- Gesperrter Bildschirm oder Energiesparmodus zählt nicht
- Pausieren für private ZeitEin Klick im Menü; dann wird nichts erfasst, bis Sie fortsetzen.
Im Fenster Messungen sieht der Mitarbeiter, was gerade gemessen wird, und jede Messung von heute. Dort lässt sich eine Messung einem anderen Projekt zuordnen oder ganz löschen, und das bleibt auf dem Laptop.
Zwischen Messen und Übersicht
Das Projekt erkennen
Jedes Büro nummeriert seine Projekte anders. Deshalb fragt Okloq nicht nach einer Formel, sondern nach zwei oder drei echten Nummern. Daraus leitet es ab, wie eine Nummer bei Ihnen aufgebaut ist.
Eine Nummer zählt nur, wenn sie in Ihrer Projektliste steht. Diese Liste liest Okloq aus Ihrer Ordnerstruktur (jeder Ordner mit einer Projektnummer im Namen, auch wenn sie nach Jahren gruppiert sind) oder aus einer Liste, die Sie aus Excel speichern. Die Liste wird jede Stunde neu gelesen.
Ist die Nummer kurzzeitig nicht zu sehen, etwa weil Sie im selben Programm in ein anderes Fenster wechseln, bleibt dieses Programm noch zehn Minuten beim selben Projekt.
Für jedes Programm legt das Büro fest, welche Tätigkeitsart dazugehört, zum Beispiel Word für das Erstellen von Schriftsätzen. Der Mitarbeiter kann das pro Zeile ändern.
Schritt 2 · 17:10
Die Tagesübersicht
Doppelklicken Sie auf das Symbol, und der Tag liegt bereit: eine Zeitleiste mit einer Farbe pro Projekt und darunter eine Zeile pro Projekt und Tätigkeitsart.
Alles lässt sich anpassen
Das Projekt, die Tätigkeitsart, die Dauer (als 1:30 oder 1,5) und die Beschreibung. Zeit ohne Projekt ordnen Sie mit einer Auswahl nachträglich einem Projekt zu.
Ein Vorschlag für die Beschreibung
Zusammengesetzt aus dem, woran am längsten gearbeitet wurde, etwa „Word: Conceptdagvaarding“. Das Büro kann das abschalten; dann bleibt die Beschreibung leer, bis Sie sie selbst ausfüllen.
Arbeit außerhalb des Laptops
Eine Verhandlung oder Besprechung ohne Laptop misst Okloq nicht. Die Dauer einer bestehenden Zeile können Sie erhöhen; ein Projekt, für das an diesem Tag nichts gemessen wurde, tragen Sie derzeit noch selbst in Ihrer Software ein.
Schritt 3 · 17:12
Freigeben
Ein Klick pro Tag. Das ist der Moment, in dem die Stunden den Laptop verlassen, und der einzige.
- Nichts geschieht automatischEin Tag, der nicht freigegeben wurde, existiert für das Büro nicht.
- Vergessene Tage nachholenMit den Pfeilen blättern Sie zu früheren Tagen zurück und geben sie nachträglich frei.
- Umentscheiden ist möglichSolange die Stunden noch nicht in Ihrer Software sind, können Sie einen Tag neu aus den Messungen aufbauen und erneut freigeben. Die neue Freigabe ersetzt die alte.
- Danach ist der Tag festgeschriebenSind die Stunden einmal in Ihrer Software, meldet die Tagesübersicht, dass eine Korrektur nur noch dort möglich ist. So laufen Laptop und Buchhaltung nicht auseinander.
- Ohne InternetFreigegebene Tage warten und werden übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Die App funktioniert bis zu vierzehn Tage ohne Kontakt zum Dienst.
Schritt 4 · 17:13
An Ihre Software übertragen
Der Dienst stellt die freigegebenen Zeilen in eine Warteschlange und übergibt sie an die Software Ihres Büros. In welcher Form, hängt davon ab, was diese Software annimmt.
- Zeiteintrag in Ihrer SoftwareBei Moneybird, Exact Online und Simplicate, bei den Zeiterfassungsprogrammen Toggl Track, Harvest und Clockify und als Nachricht an ein eigenes System.
- Rechnung oder Verkaufsauftrag pro MonatBei e-Boekhouden und SnelStart, die keine einzelnen Stunden kennen. Der Administrator prüft die Beträge und legt sie selbst an.
- DateiEine CSV mit Ihren eigenen Spalten, Trennzeichen und Datumsformat oder eine Stundenübersicht als PDF. Funktioniert immer, auch ohne Anbindung.
- Schlägt etwas fehl, sehen Sie esDer Dienst versucht es achtmal in immer größeren Abständen. Was danach noch nicht angekommen ist, steht mit der Fehlermeldung im Portal, mit einer Schaltfläche für einen neuen Versuch.
- Nichts doppeltBei einem neuen Versuch prüft die Anbindung zuerst, ob die Zeile bereits in Ihrer Software steht.
Arbeit zum Festpreis
Ein Budget pro Projekt, mit dem aktuellen Stand
Wer zum Festpreis arbeitet, will während des Auftrags wissen, wie viele der geplanten Stunden schon verbraucht sind. Nicht hinterher.
Der Administrator legt im Portal pro Projekt die geplanten Stunden fest und auf Wunsch den vereinbarten Preis, ein Anfangsdatum und ab welchem Prozentsatz gewarnt wird (standardmäßig 80). Verbraucht ist alles, was Mitarbeiter auf dieses Projekt freigegeben haben, Laptop und Telefon zusammen.
- Im PortalPro Projekt geplant, verbraucht und verbleibend, mit Balken und Stand. Was über dem Budget liegt oder fast aufgebraucht ist, steht oben. Einen Klick weiter: die Stunden pro Mitarbeiter und pro Tätigkeitsart.
- Beim MitarbeiterIn der Tagesübersicht steht beim Projekt, wie viele Stunden das ganze Büro darauf gebucht hat, ohne Namen und ohne Beträge. Der Balken bewegt sich mit, wenn die Dauer einer Zeile geändert wird. Das Büro kann das abschalten.
- Ein Hinweis, wenn es knapp wirdEinmal beim Schwellenwert und einmal, wenn das Budget aufgebraucht ist, als Meldung im Infobereich, für Projekte, auf die der Mitarbeiter selbst Stunden freigegeben hat.
- Mit FestpreisDas Portal zeigt den erreichbaren Stundensatz und nach dem Abschließen den erzielten. Die Stunden des Projekts erscheinen nicht mehr auf einer Stundenrechnung und gehen als nicht abrechenbar an Ihre Software, sofern diese das unterstützt.
- Mehrarbeit getrenntBei einer Zeile auf einem Projekt mit Budget kann der Mitarbeiter in der Tagesübersicht Mehrarbeit ankreuzen. Diese Stunden zählen nicht zum Budget und fallen nicht unter den Festpreis; sie erscheinen aber auf der Stundenrechnung, mit „Mehrarbeit“ in der Zeile, und gehen als abrechenbar an ein Zeiterfassungsprogramm. Das Portal zeigt die Mehrarbeit pro Projekt getrennt vom Budget.
- In der Stundenübersicht, wenn Sie möchtenDas normale PDF enthält den Budgetstand nicht, sodass es an einen Kunden gehen kann. Eine zweite Schaltfläche liefert die Übersicht mit Stand, für den eigenen Gebrauch. Beträge stehen in keinem von beiden.
- Einschränkung
Nur freigegebene Stunden zählen. Wer eine Woche lang nicht freigibt, ist in dieser Woche im Budget nicht sichtbar; das Portal kann das nicht sehen, denn nicht freigegebene Zeit verlässt den Laptop nicht.
- Noch nicht verfügbar
Ein Monatsbudget für Abonnementarbeit und ein Budget pro Phase oder Tätigkeitsart. Ein Budget gilt für das ganze Projekt.
Für den Administrator
Das Portal: sechs Seiten
Der Administrator des Büros regelt alles im Browser. Im Büro muss kein Server stehen.
Stunden
Die freigegebenen Stunden pro Monat, pro Mitarbeiter, Projekt und Tätigkeitsart. Herunterladbar als Datei oder als PDF-Übersicht, mit dem Stand der Übertragung.
Budgets
Die geplanten Stunden pro Projekt und was bereits verbraucht ist, mit einer Warnung, wenn es knapp wird. Mit Festpreis auch der erreichbare Stundensatz. Mehr über Budgets.
Rechnungsstellung
Für Software, die Rechnungen annimmt: pro Kunde ein Vorschlag mit Stunden, Satz und Betrag. Sie haken ab, dass Sie ihn geprüft haben, und erstellen die Rechnungen. Projekte mit Festpreis stehen gesondert.
Mitarbeiter
Mitarbeiter hinzufügen, einen Kopplungscode erstellen, sehen, welche Laptops verbunden sind, und einem Laptop den Zugang entziehen. Oben steht, wie viele Plätze der Lizenz belegt sind.
Einstellungen
Wo die Projekte liegen, wie eine Nummer aussieht, Runden, Tätigkeitsart pro Programm, ob Mitarbeiter den Budgetstand sehen, und das Format der Exportdatei. Einmal einrichten; alle Laptops übernehmen es.
Fernsupport
Das Protokoll: wer sich angemeldet hat, welche Einstellung geändert wurde und wann ein Mitarbeiter einen Spezialisten per Fernsupport hinzugezogen hat.
Was es nicht gibt
Eine Seite, die zeigt, was Mitarbeiter gerade tun. Diese Daten kommen beim Dienst nicht an, also kann das Portal sie nicht anzeigen.
In Entwicklung
Geschäftliche Telefonate als Stunden
Ein Telefonat von sechs Minuten landet selten auf dem Stundenzettel. Dafür entsteht eine App für das Telefon.
Die App liest die geschäftlichen Anrufe ein, ordnet eine Nummer einem Projekt zu und bietet das Gespräch als Stunden an. Eine Nummer ordnen Sie einmal zu; danach werden Gespräche mit dieser Nummer automatisch zugeordnet. Private Nummern werden nie übertragen, verpasste und sehr kurze Anrufe werden übersprungen, und auch hier geht erst etwas an das Büro, nachdem Sie es freigegeben haben.
- Stand
Die App ist für Android und iPhone gebaut. Die Android-Version wurde auf einem echten Telefon erprobt, die iPhone-Version noch nicht. Die App ist noch nicht zum Download verfügbar.
- iPhone
Ein iPhone gibt Apps keinen Zugriff auf die Anrufliste. Dort kommen Gespräche über die geschäftliche Telefonanlage, oder Sie fügen sie von Hand hinzu.
- Telefonanlage
Der Dienst kann Gespräche von einer Telefonanlage annehmen. Die Anbindung an einen bestimmten Anbieter muss pro Anbieter noch gebaut werden.
Kennenlernen
Möchten Sie sehen, wie ein Tag mit Ihren eigenen Projekten aussieht?
Okloq ist noch nicht veröffentlicht. In einer Demo zeigen wir die Tagesübersicht, das Portal und den Weg zu Ihrer Software und besprechen, was für Ihr Büro noch fehlt.