Hoe het werkt
Van eerste venster tot urenregel in uw pakket
Vier stappen, in deze volgorde: meten, dagoverzicht, goedkeuren, doorzetten. De eerste gaat vanzelf, de derde doet de medewerker, de rest regelt Okloq.
Vooraf, eenmalig
Installeren en koppelen aan het kantoor
De app staat in het systeemvak van Windows, naast de klok, en start mee met de computer. Het pictogram is violet met een limoengroen blokje zolang er gemeten wordt, en grijs bij een pauze.
Koppelen gaat met een code die de beheerder in het portaal aanmaakt. Die code is zeven dagen geldig en één keer te gebruiken. Na het koppelen neemt de laptop de instellingen van het kantoor over: waar de dossiers staan, hoe een dossiernummer eruitziet en hoe er wordt afgerond.
Nieuwe versies haalt de app zelf op; ze worden pas gebruikt bij de volgende start, zodat het werk niet wordt onderbroken. Zonder koppeling werkt de app ook: dan meet hij zelfstandig en schrijft hij de goedgekeurde uren naar een bestand.
Stap 1 · 08:30
Meten
Elke twee seconden kijkt Okloq welk venster vooraan staat. Aaneengesloten werk in hetzelfde venster wordt één meting met een begin- en een eindtijd.
Wat er gelezen wordt
- Het programma en de titel van het vensterDus ook de titel van een browsertabblad of een pdf.
- Het bestandspad van het open documentIn Word, Excel en PowerPoint, en de map in de Verkenner. Uit te zetten door het kantoor.
- Het onderwerp van de open e-mail in OutlookAlleen het onderwerp, niet de inhoud. Ook uit te zetten.
- Hoe lang er geen toetsenbord of muis is gebruiktAlleen de tijd sinds de laatste invoer; niet wat er is getypt.
Wanneer de tijd telt
- Vijf minuten niets gedaan: de meting stoptEn wel op het moment van de laatste invoer, niet vijf minuten later.
- Een gesprek in Teams of Zoom telt doorOkloq ziet in Windows dat de microfoon in gebruik is. Er wordt geen geluid opgenomen.
- Vergrendeld scherm of slaapstand telt niet
- Pauzeren voor privétijdEén klik in het menu; er wordt dan niets vastgelegd, tot u hervat.
In het venster Metingen ziet de medewerker wat er nu gemeten wordt en elke meting van vandaag. Een meting aan een ander dossier hangen of helemaal verwijderen kan daar, en dat blijft op de laptop.
Tussen meten en overzicht
Het dossier herkennen
Kantoren nummeren hun dossiers allemaal anders. Daarom vraagt Okloq niet om een formule maar om twee of drie echte nummers. Daaruit leidt het af hoe een nummer bij u is opgebouwd.
Een nummer telt alleen als het in uw dossierlijst staat. Die lijst leest Okloq uit uw mappenstructuur (elke map met een dossiernummer in de naam, ook als ze per jaar zijn gegroepeerd) of uit een lijst die u uit Excel opslaat. De lijst wordt elk uur opnieuw gelezen.
Staat het nummer even niet in beeld, bijvoorbeeld omdat u in hetzelfde programma naar een ander venster gaat, dan blijft dat programma nog tien minuten op hetzelfde dossier staan.
Per programma stelt het kantoor in welk soort werk erbij hoort, bijvoorbeeld Word voor het opstellen van stukken. De medewerker kan dat per regel aanpassen.
Stap 2 · 17:10
Het dagoverzicht
Dubbelklik op het pictogram en de dag staat klaar: een tijdlijn met een kleur per dossier, en daaronder één regel per dossier en soort werk.
Alles is aan te passen
Het dossier, de soort werk, de tijd (als 1:30 of 1,5) en de omschrijving. Tijd zonder dossier hangt u met één keuze alsnog aan een dossier.
Een voorstel voor de omschrijving
Samengesteld uit waaraan het langst is gewerkt, zoals ‘Word: Conceptdagvaarding’. Het kantoor kan dit uitzetten; dan blijft de omschrijving leeg tot u hem zelf invult.
Werk buiten de laptop
Een zitting of een bespreking zonder laptop meet Okloq niet. De tijd van een bestaande regel kunt u verhogen; een dossier waar die dag niets voor is gemeten, schrijft u nu nog in uw pakket zelf.
Stap 3 · 17:12
Goedkeuren
Eén knop, per dag. Dit is het moment waarop de uren de laptop verlaten, en het enige.
- Niets gaat vanzelfEen dag die niet is goedgekeurd, bestaat voor het kantoor niet.
- Vergeten dagen inhalenMet de pijltjes bladert u terug naar eerdere dagen en keurt u die alsnog goed.
- Bedenken magZolang de uren nog niet in het pakket staan, kunt u een dag opnieuw opbouwen uit de metingen en opnieuw goedkeuren. De nieuwe goedkeuring vervangt de oude.
- Daarna ligt de dag vastStaan de uren eenmaal in het pakket, dan meldt het dagoverzicht dat een correctie alleen daar nog kan. Zo lopen laptop en administratie niet uiteen.
- Zonder internetGoedgekeurde dagen blijven klaarstaan en gaan mee zodra er weer verbinding is. De app werkt tot veertien dagen zonder contact met de dienst.
Stap 4 · 17:13
Doorzetten naar het pakket
De dienst zet de goedgekeurde regels in een wachtrij en biedt ze aan bij het pakket van uw kantoor. Welke kant het op gaat, hangt af van wat dat pakket aanneemt.
- Urenregel in het pakketBij Moneybird, Exact Online en Simplicate, bij de urenprogramma’s Toggl Track, Harvest en Clockify, en als bericht naar een eigen systeem.
- Factuur of verkooporder per maandBij e-Boekhouden en SnelStart, die geen losse uren kennen. De beheerder controleert de bedragen en maakt ze zelf aan.
- BestandEen CSV met uw eigen kolommen, scheidingsteken en datumnotatie, of een urenoverzicht als PDF. Werkt altijd, ook zonder koppeling.
- Mislukt er iets, dan ziet u datDe dienst probeert het acht keer met oplopende pauzes. Wat daarna nog niet is aangekomen, staat met de foutmelding in het portaal, met een knop om het opnieuw te proberen.
- Niets dubbelBij een nieuwe poging kijkt de koppeling eerst of de regel al in het pakket staat.
Werk tegen een vaste prijs
Een budget per dossier, met de stand erbij
Wie voor een vaste prijs werkt, wil tijdens de klus weten hoeveel van de begrote uren al op is. Niet achteraf.
De beheerder legt in het portaal per dossier de begrote uren vast, en als hij dat wil de afgesproken prijs, een begindatum en vanaf welk percentage er gewaarschuwd wordt (standaard 80). Besteed is alles wat medewerkers op dat dossier hebben goedgekeurd, laptop en telefoon samen.
- In het portaalPer dossier begroot, besteed en resterend, met een balk en de stand. Wat over het budget of bijna op is, staat bovenaan. Eén klik verder: de uren per medewerker en per soort werk.
- Bij de medewerkerIn het dagoverzicht staat bij het dossier hoeveel uren het hele kantoor erop heeft, zonder namen en zonder bedragen. De balk beweegt mee als de tijd van een regel wordt aangepast. Het kantoor kan dit uitzetten.
- Een melding als het krap wordtEén keer bij de drempel en één keer als het budget op is, vanuit het systeemvak, voor dossiers waarop de medewerker zelf uren heeft goedgekeurd.
- Met een vaste prijs erbijHet portaal toont het haalbare uurtarief, en na afronden het gerealiseerde. De uren van het dossier komen niet meer op een urenfactuur en gaan als niet declarabel naar het pakket, waar het pakket dat aanneemt.
- Meerwerk apartBij een regel op een dossier met een budget kan de medewerker in het dagoverzicht Meerwerk aanvinken. Die uren tellen niet mee in het budget en vallen niet onder de vaste prijs: ze komen wel op de urenfactuur, met ‘meerwerk’ op de regel, en gaan als declarabel naar een urenpakket. Het portaal toont het meerwerk per dossier los van het budget.
- In het urenoverzicht, als u dat wiltHet gewone PDF bevat de budgetstand niet, zodat het naar een klant kan. Een tweede knop geeft het overzicht met de stand, voor eigen gebruik. Bedragen staan in geen van beide.
- Grens
Alleen goedgekeurde uren tellen mee. Wie een week niet goedkeurt, is die week niet zichtbaar in het budget; het portaal kan dat niet zien, want niet-goedgekeurde tijd verlaat de laptop niet.
- Er nog niet
Een budget per maand voor abonnementswerk, en een budget per fase of soort werk. Een budget geldt voor het hele dossier.
Voor de beheerder
Het portaal: zes pagina’s
De beheerder van het kantoor regelt alles in de browser. Er hoeft op het kantoor geen server te staan.
Uren
De goedgekeurde uren per maand, per medewerker, dossier en soort werk. Te downloaden als bestand of als PDF-overzicht, met de stand van het doorzetten.
Budgetten
De begrote uren per dossier en wat er al op is, met een waarschuwing als het krap wordt. Met een vaste prijs erbij ook het haalbare uurtarief. Meer over budgetten.
Factureren
Voor pakketten die facturen aannemen: per klant een voorstel met uren, tarief en bedrag. U vinkt aan dat u het heeft gecontroleerd en maakt de facturen aan. Dossiers met een vaste prijs staan apart.
Medewerkers
Medewerkers toevoegen, een koppelcode maken, zien welke laptops gekoppeld zijn en een laptop intrekken. Bovenaan staat hoeveel plaatsen van de licentie in gebruik zijn.
Instellingen
Waar de dossiers staan, hoe een nummer eruitziet, afronden, soort werk per programma, of medewerkers de budgetstand zien en de opmaak van het uitvoerbestand. Eén keer instellen; alle laptops nemen het over.
Meekijken
Het logboek: wie zich heeft aangemeld, welke instelling is gewijzigd en wanneer een medewerker een specialist heeft laten meekijken.
Wat er niet is
Een pagina met wat medewerkers aan het doen zijn. Die gegevens komen niet bij de dienst aan, dus het portaal kan ze niet tonen.
In ontwikkeling
Zakelijke telefoongesprekken als uren
Een telefoontje van zes minuten staat zelden op de urenstaat. Daarvoor komt er een app voor de telefoon.
De app haalt de zakelijke gesprekken op, hangt een nummer aan een dossier en biedt het gesprek aan als uren. U onthoudt een nummer één keer; daarna worden gesprekken met dat nummer vanzelf gekoppeld. Privénummers worden nooit verstuurd, gemiste en heel korte gesprekken worden overgeslagen, en ook hier gaat er pas iets naar het kantoor nadat u het heeft goedgekeurd.
- Stand
De app is gebouwd voor Android en iPhone. De Android-versie is op een echte telefoon beproefd, de iPhone-versie nog niet. De app is nog niet te downloaden.
- iPhone
Een iPhone geeft apps geen toegang tot de belgeschiedenis. Daar komen gesprekken via de zakelijke telefooncentrale, of u voegt ze met de hand toe.
- Centrale
De dienst kan gesprekken van een telefooncentrale aannemen. De aansluiting op een bepaalde aanbieder moet per aanbieder nog gemaakt worden.
Kennismaken
Zien hoe een dag eruitziet op uw eigen dossiers?
Okloq is nog niet uitgebracht. In een demo laten we het dagoverzicht, het portaal en de weg naar uw pakket zien, en bespreken we wat er voor uw kantoor nog bij moet.