Fonctionnement
De la première fenêtre à la ligne d’heures dans votre logiciel
Quatre étapes, dans cet ordre : mesurer, vue de la journée, valider, transférer. La première se fait toute seule, la troisième revient au collaborateur, Okloq s’occupe du reste.
Au préalable, une seule fois
Installer et associer au cabinet
L’application se trouve dans la zone de notification de Windows, à côté de l’horloge, et démarre avec l’ordinateur. L’icône est violette avec un petit bloc vert citron pendant la mesure, et grise en pause.
L’association se fait avec un code d’association que l’administrateur crée dans le portail. Ce code est valable sept jours et utilisable une seule fois. Après l’association, l’ordinateur reprend les paramètres du cabinet : où se trouvent les dossiers, à quoi ressemble un numéro de dossier et comment le temps est arrondi.
L’application récupère elle-même les nouvelles versions ; elles ne prennent effet qu’au démarrage suivant, pour ne pas interrompre le travail. L’application fonctionne aussi sans association : elle mesure alors de façon autonome et écrit les heures validées dans un fichier.
Étape 1 · 08:30
Mesurer
Toutes les deux secondes, Okloq regarde quelle fenêtre est au premier plan. Un travail continu dans la même fenêtre forme une seule mesure, avec une heure de début et une heure de fin.
Ce qui est lu
- Le programme et le titre de la fenêtreY compris le titre d’un onglet de navigateur ou d’un PDF.
- Le chemin du document ouvertDans Word, Excel et PowerPoint, et le répertoire dans l’Explorateur de fichiers. Le cabinet peut le désactiver.
- L’objet de l’e-mail ouvert dans OutlookUniquement l’objet, pas le contenu. Également désactivable.
- Depuis combien de temps le clavier ou la souris n’ont pas été utilisésUniquement le temps écoulé depuis la dernière saisie ; pas ce qui a été tapé.
Quand le temps compte
- Cinq minutes d’inactivité : la mesure s’arrêteElle s’arrête à l’heure de la dernière saisie, pas cinq minutes plus tard.
- Un appel dans Teams ou Zoom continue de compterOkloq voit dans Windows que le micro est utilisé. Aucun son n’est enregistré.
- Un écran verrouillé ou la mise en veille ne comptent pas
- Mettre en pause pour le temps privéUn clic dans le menu ; rien n’est alors enregistré jusqu’à ce que vous repreniez.
Dans la fenêtre Mesures, le collaborateur voit ce qui est mesuré en ce moment et chaque mesure de la journée. On peut y rattacher une mesure à un autre dossier ou la supprimer entièrement, et tout cela reste sur l’ordinateur.
Entre la mesure et la vue
Reconnaître le dossier
Chaque cabinet numérote ses dossiers à sa façon. C’est pourquoi Okloq ne demande pas de formule, mais deux ou trois vrais numéros. Il en déduit la structure de vos numéros.
Un numéro ne compte que s’il figure dans votre liste de dossiers. Okloq lit cette liste dans votre arborescence (chaque répertoire dont le nom contient un numéro de dossier, même regroupés par année) ou dans une liste que vous enregistrez depuis Excel. La liste est relue toutes les heures.
Si le numéro disparaît un instant, par exemple parce que vous passez à une autre fenêtre du même programme, ce programme reste rattaché au même dossier pendant dix minutes encore.
Pour chaque programme, le cabinet définit le type de travail correspondant, par exemple Word pour la rédaction d’actes. Le collaborateur peut le modifier ligne par ligne.
Étape 2 · 17:10
La vue de la journée
Double-cliquez sur l’icône et la journée est prête : une frise avec une couleur par dossier et, en dessous, une ligne par dossier et type de travail.
Tout est modifiable
Le dossier, le type de travail, la durée (sous la forme 1:30 ou 1,5) et la description. Le temps sans dossier se rattache après coup à un dossier en un seul choix.
Une proposition de description
Composée à partir de ce sur quoi on a travaillé le plus longtemps, par exemple « Word: Conceptdagvaarding ». Le cabinet peut désactiver cette option ; la description reste alors vide jusqu’à ce que vous la remplissiez.
Le travail hors de l’ordinateur
Okloq ne mesure pas une audience ou une réunion sans ordinateur. Vous pouvez augmenter la durée d’une ligne existante ; un dossier pour lequel rien n’a été mesuré ce jour-là se saisit, pour l’instant, directement dans votre logiciel.
Étape 3 · 17:12
Valider
Un bouton, par jour. C’est le moment où les heures quittent l’ordinateur, et le seul.
- Rien ne part tout seulUne journée non validée n’existe pas pour le cabinet.
- Rattraper les jours oubliésAvec les flèches, vous revenez aux jours précédents et les validez après coup.
- Changer d’avis est permisTant que les heures ne sont pas encore dans votre logiciel, vous pouvez recalculer une journée depuis les mesures et la valider à nouveau. La nouvelle validation remplace l’ancienne.
- Ensuite, la journée est verrouilléeUne fois les heures dans votre logiciel, la vue de la journée indique qu’une correction n’est plus possible que là. Ainsi, l’ordinateur et la comptabilité ne divergent pas.
- Sans connexion internetLes journées validées restent en attente et partent dès que la connexion revient. L’application fonctionne jusqu’à quatorze jours sans contact avec le service.
Étape 4 · 17:13
Transférer vers votre logiciel
Le service place les lignes validées dans une file d’attente et les transmet au logiciel de votre cabinet. La forme dépend de ce que ce logiciel accepte.
- Ligne d’heures dans votre logicielPour Moneybird, Exact Online et Simplicate, pour les outils de suivi du temps Toggl Track, Harvest et Clockify, et sous forme de message vers votre propre système.
- Facture ou commande client par moisPour e-Boekhouden et SnelStart, qui ne gèrent pas d’heures individuelles. L’administrateur vérifie les montants et crée lui-même les documents.
- FichierUn CSV avec vos propres colonnes, séparateur et format de date, ou un relevé d’heures en PDF. Fonctionne toujours, même sans connexion.
- En cas d’échec, vous le voyezLe service fait huit tentatives, à intervalles croissants. Ce qui n’est toujours pas arrivé ensuite apparaît dans le portail avec le message d’erreur et un bouton pour réessayer.
- Pas de doublonsLors d’une nouvelle tentative, la connexion vérifie d’abord si la ligne figure déjà dans votre logiciel.
Travail au prix forfaitaire
Un budget par dossier, avec son état
Quand on travaille au forfait, on veut savoir pendant la mission combien d’heures prévues sont déjà consommées. Pas après coup.
Dans le portail, l’administrateur définit par dossier les heures prévues et, s’il le souhaite, le prix convenu, une date de début et le pourcentage à partir duquel une alerte est émise (80 % par défaut). Est considéré comme utilisé tout ce que les collaborateurs ont validé sur ce dossier, ordinateur et téléphone confondus.
- Dans le portailPar dossier : prévu, utilisé et restant, avec une barre et l’état. Ce qui dépasse le budget ou est presque épuisé apparaît en haut. Un clic de plus : les heures par collaborateur et par type de travail.
- Côté collaborateurLa vue de la journée indique, à côté du dossier, combien d’heures tout le cabinet y a consacrées, sans noms ni montants. La barre suit quand la durée d’une ligne est modifiée. Le cabinet peut désactiver cet affichage.
- Une alerte quand cela devient serréUne fois au seuil et une fois quand le budget est épuisé, depuis la zone de notification, pour les dossiers sur lesquels le collaborateur a lui-même validé des heures.
- Avec un prix forfaitaireLe portail affiche le taux horaire atteignable et, après clôture, le taux réalisé. Les heures du dossier ne figurent plus sur une facture au temps passé et partent vers votre logiciel comme non facturables, si celui-ci le permet.
- Travaux supplémentaires à partPour une ligne sur un dossier doté d’un budget, le collaborateur peut cocher Travaux supplémentaires dans la vue de la journée. Ces heures ne comptent pas dans le budget et ne relèvent pas du prix forfaitaire : elles figurent bien sur la facture au temps passé, avec la mention « travaux supplémentaires » sur la ligne, et partent comme facturables vers un outil de suivi du temps. Le portail affiche les travaux supplémentaires par dossier, séparément du budget.
- Dans le relevé d’heures, si vous le souhaitezLe PDF ordinaire ne contient pas l’état du budget ; il peut donc être envoyé à un client. Un second bouton produit le relevé avec l’état, pour un usage interne. Aucun des deux ne contient de montants.
- Limite
Seules les heures validées comptent. Si quelqu’un ne valide pas pendant une semaine, cette semaine n’apparaît pas dans le budget ; le portail ne peut pas le voir, car le temps non validé ne quitte pas l’ordinateur.
- Pas encore disponible
Un budget mensuel pour les missions sur abonnement, et un budget par phase ou type de travail. Un budget s’applique à l’ensemble du dossier.
Pour l’administrateur
Le portail : six pages
L’administrateur du cabinet gère tout dans le navigateur. Aucun serveur n’est nécessaire au cabinet.
Heures
Les heures validées par mois, par collaborateur, dossier et type de travail. Téléchargeables sous forme de fichier ou de relevé PDF, avec l’état du transfert.
Budgets
Les heures prévues par dossier et ce qui est déjà consommé, avec une alerte quand cela devient serré. Avec un prix forfaitaire, aussi le taux horaire atteignable. En savoir plus sur les budgets.
Facturation
Pour les logiciels qui acceptent des factures : une proposition par client avec heures, tarif et montant. Vous cochez que vous l’avez vérifiée et créez les factures. Les dossiers au forfait sont présentés à part.
Collaborateurs
Ajouter des collaborateurs, créer un code d’association, voir quels ordinateurs sont associés et révoquer un ordinateur. En haut figure le nombre de places de la licence utilisées.
Paramètres
Où se trouvent les dossiers, à quoi ressemble un numéro, l’arrondi, le type de travail par programme, si les collaborateurs voient l’état du budget, et la mise en forme du fichier d’export. Une seule configuration ; tous les ordinateurs la reprennent.
Assistance à distance
Le journal : qui s’est connecté, quel paramètre a été modifié et quand un collaborateur a fait appel à un spécialiste en assistance à distance.
Ce qui n’existe pas
Une page montrant ce que font les collaborateurs. Ces données n’arrivent pas au service ; le portail ne peut donc pas les afficher.
En développement
Les appels professionnels en heures
Un appel de six minutes figure rarement sur la feuille de temps. Une application mobile est en préparation pour cela.
L’application récupère les appels professionnels, rattache un numéro à un dossier et propose l’appel sous forme d’heures. Vous enregistrez un numéro une fois ; ensuite, les appels avec ce numéro sont associés automatiquement. Les numéros privés ne sont jamais envoyés, les appels manqués et très courts sont ignorés et, là aussi, rien ne part vers le cabinet avant votre validation.
- État
L’application est développée pour Android et iPhone. La version Android a été éprouvée sur un vrai téléphone, la version iPhone pas encore. L’application n’est pas encore téléchargeable.
- iPhone
Un iPhone ne donne pas accès à l’historique des appels aux applications. Les appels y arrivent via le standard téléphonique de l’entreprise, ou vous les ajoutez à la main.
- Standard
Le service peut recevoir des appels d’un standard téléphonique. Le raccordement reste à réaliser pour chaque opérateur.
Faire connaissance
Envie de voir à quoi ressemble une journée sur vos propres dossiers ?
Okloq n’est pas encore commercialisé. Lors d’une démo, nous montrons la vue de la journée, le portail et le chemin vers votre logiciel, et nous discutons de ce qu’il faut encore ajouter pour votre cabinet.