Connexions
De l’heure validée à votre propre logiciel
Okloq enregistre les heures ; vous facturez là où vous l’avez toujours fait. Le service transmet les lignes validées à votre logiciel, sous forme d’heures quand c’est possible et de facture quand il le faut.
Les connexions ci-dessous ont été développées et testées sur des logiciels simulés, d’après la documentation publique des éditeurs. Elles n’ont pas encore été éprouvées sur une vraie comptabilité. Nous configurons donc une connexion avec vous, la testons sur votre comptabilité et ne l’activons qu’une fois les premières heures correctement arrivées. D’ici là, le fichier d’export fonctionne.
Les connexions
| Logiciel | Ce qui arrive | Comment | Prérequis |
|---|---|---|---|
| Moneybird | Une saisie de temps par ligne d’heures | Automatiquement, peu après la validation | Le numéro de votre administration et une clé que vous créez dans Moneybird. Les collaborateurs sont identifiés par leur numéro ou leur adresse e-mail. |
| Exact Online | Une imputation d’heures par ligne d’heures | Automatiquement, peu après la validation | Le type d’heure sur lequel imputer et le code collaborateur de chaque personne. Notre spécialiste établit pour l’instant la connexion à la main ; la connexion via un bouton « Se connecter » n’existe pas encore. |
| Simplicate | Une ligne d’heures par ligne | Automatiquement, peu après la validation | Le nom de votre environnement et une clé issue de Simplicate. Les collaborateurs sont identifiés par leur code ou leur adresse e-mail professionnelle. |
| Toggl Track | Une saisie de temps par ligne d’heures, avec heure de début et de fin | Automatiquement, peu après la validation | Le numéro de votre espace de travail et une clé issue de votre profil Toggl. Une telle clé n’impute qu’au nom de son propriétaire ; cette connexion convient donc à une entreprise où une seule personne impute dans Toggl. |
| Harvest | Une saisie de temps par ligne d’heures | Automatiquement, peu après la validation | Votre numéro de compte et une clé d’accès d’un administrateur. Harvest exige une tâche pour chaque saisie : le type de travail s’il est rattaché au projet comme tâche, sinon une tâche par défaut que vous indiquez. |
| Clockify | Une saisie de temps par ligne d’heures, avec heure de début et de fin | Automatiquement, peu après la validation | L’identifiant de votre espace de travail et une clé issue de Clockify. Pour imputer pour des collègues, il doit s’agir de la clé d’un administrateur. |
| e-Boekhouden | Une facture par client et par mois | L’administrateur les crée sur la page Facturation | Une clé issue d’e-Boekhouden, un taux horaire par collaborateur et, par dossier, le client de votre logiciel. |
| SnelStart | Une commande client par client et par mois | L’administrateur les crée sur la page Facturation | Une clé de connexion issue de SnelStart, l’article sur lequel les heures sont imputées, un taux horaire par collaborateur et, par dossier, le client. |
| Votre propre système | Chaque ligne d’heures sous forme de message | Automatiquement, vers une adresse web que vous indiquez | Une adresse https qui accepte des messages, éventuellement avec une clé. Destiné aux cabinets disposant de leur propre logiciel ou de leur propre développeur. |
| Fichier | Un fichier CSV avec les heures d’un mois | Téléchargement depuis le portail ou export sur l’ordinateur | Rien. Vous réglez les colonnes, le séparateur, le séparateur décimal et le format de date comme votre logiciel les attend à l’import. |
Les logiciels cités sont des marques de leurs propriétaires. Okloq n’est pas partenaire de ces éditeurs et n’est pas recommandé par eux ; nous utilisons leurs possibilités de connexion publiques.
Ce qui se passe en chemin
Une heure ne doit ni se perdre, ni arriver deux fois
File d’attente avec nouvelles tentatives
Si votre logiciel est momentanément injoignable, le service réessaie avec des pauses de plus en plus longues : après une minute, après cinq minutes, jusqu’à un jour plus tard. Après huit tentatives, la ligne apparaît en échec dans le portail, avec le message du logiciel et un bouton pour réessayer.
Vérifier d’abord, imputer ensuite
La plupart des logiciels ne reconnaissent pas d’eux-mêmes un envoi en double. Lors d’une nouvelle tentative, la connexion vérifie donc d’abord si la ligne existe déjà : même collaborateur, même projet, même heure de début, ou la référence qu’Okloq a jointe à la ligne.
Ce qui est dans le logiciel est définitif
Dès que les heures d’une journée ont été transférées, le collaborateur ne peut plus modifier cette journée. Les corrections se font dans le logiciel. Votre comptabilité reste ainsi la référence.
Les horaires dans le logiciel ne sont pas des horaires mesurés
Toggl Track et Clockify enregistrent une heure de début et de fin pour chaque saisie. Elles ne proviennent pas des mesures : les lignes d’une journée s’enchaînent à partir d’une heure de début que vous définissez, avec une pause si vous le souhaitez. Sans réglage, la journée commence à 9:00 dans le logiciel. Les heures auxquelles quelqu’un a réellement travaillé restent sur l’ordinateur.
Le forfait est transféré comme non facturable
Si un dossier est doté, dans le portail, d’un budget à prix forfaitaire, ses heures sont bien transférées, mais comme non facturables. Les heures que le collaborateur a marquées comme travaux supplémentaires restent facturables. Cela fonctionne avec Moneybird, Simplicate, Clockify et votre propre système. Dans Toggl Track et Harvest, c’est le projet ou la tâche dans le logiciel qui en décide, et la connexion avec Exact Online ne comporte pas ce champ ; vous y réglez le projet sur non facturable dans le logiciel.
Vous créez vous-même les factures
Avec les logiciels qui acceptent des factures, rien ne part automatiquement. Vous voyez la proposition par client avec heures, tarif et montant, cochez que vous l’avez vérifiée, puis créez les factures. Les dossiers au forfait y sont présentés à part et ne figurent pas sur une facture au temps passé, sauf les heures marquées comme travaux supplémentaires.
Des clés sous clé
La clé de votre logiciel est stockée chiffrée et, une fois saisie dans le portail, ne peut plus être consultée par personne. La configuration et la désactivation d’une connexion figurent dans le journal.
La description est transmise, puis effacée
La description d’une ligne est transmise au logiciel. Le service efface ensuite sa propre copie ; elle n’existe alors plus que chez vous.
Configuration
Nous configurons la connexion avec vous
Pour l’administrateur, activer une connexion ne se résume pas à un simple bouton. Un spécialiste Okloq le fait avec vous, car chaque logiciel est configuré un peu différemment.
1
Créer une clé dans votre logiciel
Vous créez la clé dans votre propre logiciel, éventuellement pendant que le spécialiste suit à distance. La clé est saisie une seule fois et n’est plus lisible ensuite.
2
Faire correspondre collaborateurs et types d’heures
Qui est qui dans votre logiciel, et sur quel type d’heure ou quel article les heures sont imputées. Pour la facturation aussi : quel tarif et quel client pour quel dossier.
3
Tester sur votre comptabilité
La connexion dispose d’un bouton de test. Ensuite, une première journée d’heures réelles est transférée et vous vérifiez dans votre logiciel qu’elle est correcte.
4
Activer
À partir de ce moment, les nouvelles heures validées sont transférées automatiquement. Les heures validées auparavant peuvent encore être transférées à partir d’une date de votre choix.
Sans connexion
Un relevé d’heures que vous pouvez joindre tel quel
Sur la page Heures, l’administrateur télécharge les heures validées d’un mois en PDF.
- Totaux et heures par jour
- Répartition par dossier, avec un récapitulatif par dossier et type de travail
- Une vue hebdomadaire, par dossier ou par collaborateur
- La liste de toutes les lignes
Si votre logiciel ne figure pas dans la liste ci-dessus, c’est la solution, avec le fichier CSV. Pour les logiciels de gestion utilisés par les cabinets d’avocats néerlandais, nous n’avons trouvé aucune interface publique permettant à un autre programme de fournir des heures ; vous y saisissez les heures à partir du fichier ou du relevé.
Faire connaissance
Envie de voir à quoi ressemble une journée sur vos propres dossiers ?
Okloq n’est pas encore commercialisé. Lors d’une démo, nous montrons la vue de la journée, le portail et le chemin vers votre logiciel, et nous discutons de ce qu’il faut encore ajouter pour votre cabinet.