Vragen, en de antwoorden zoals ze nu zijn

Welk venster vooraan staat: het programma en de titel. Bij Word, Excel, PowerPoint en de Verkenner ook het bestandspad of de map, en bij Outlook het onderwerp van de open e-mail. Verder hoe lang er geen toetsenbord of muis is gebruikt. Dat is alles.

Nee. Okloq leest niet wat u typt, maakt geen schermafbeeldingen en leest niet de inhoud van documenten, e-mails of webpagina’s.

Na vijf minuten zonder toetsenbord of muis stopt de meting, en wel op het moment van uw laatste invoer. Een vergrendeld scherm en de slaapstand tellen niet mee.

Tijdens een gesprek in Teams of Zoom telt de tijd door. Okloq leest daarvoor in Windows of de microfoon bij dat programma in gebruik is. Het gesprek zelf wordt niet opgenomen of beluisterd.

Door het dossiernummer te zoeken in de venstertitel, het bestandspad of het onderwerp van de e-mail. Het kantoor geeft twee of drie voorbeeldnummers op; daaruit leidt Okloq af hoe een nummer eruitziet. Alleen nummers die in de dossierlijst van het kantoor staan, tellen mee.

Dan staat die tijd in het dagoverzicht als ‘niet toegewezen’. U hangt hem met één keuze aan een dossier, of u laat hem staan; niet-toegewezen tijd wordt niet geboekt. Heeft het kantoor een dossier voor interne uren ingesteld, dan komt die tijd daarop.

Nee. Een zitting, een bespreking zonder laptop of een bezoek op locatie komt er niet in. U kunt de tijd van een regel in het dagoverzicht verhogen; een dossier waarvoor die dag niets is gemeten, schrijft u nu nog in uw pakket. Voor zakelijke telefoongesprekken is een telefoon-app in ontwikkeling.

Ja, met Pauzeren in het menu van het pictogram. Er wordt dan niets vastgelegd tot u hervat of de app opnieuw start.

Nee. Uw werkgever ziet de uren die u heeft goedgekeurd: per dag, per dossier en per soort werk, met de omschrijving. Niet welke programma’s of documenten u open had en niet hoe laat u waaraan werkte. Die gegevens komen niet bij de dienst aan. Meer hierover.

Okloq kan een voorstel doen op basis van de venstertitel, de bestandsnaam of het onderwerp van een e-mail, bijvoorbeeld ‘Word: Conceptdagvaarding’. U ziet en bewerkt die tekst voordat u goedkeurt. Na goedkeuren gaat hij mee naar het kantoor en het pakket. Het kantoor kan het voorstel uitzetten.

Venstertitels, bestandspaden en onderwerpen van e-mails worden na dertig dagen gewist. De begin- en eindtijden van de metingen blijven staan, net als de uren die u heeft goedgekeurd.

Alleen als u dat zelf start. Via Hulp geeft u eenmalig de versie, de instellingen en het foutlog vrij; de code daarvoor werkt een half uur. Voor meekijken op het scherm opent u Hulp op afstand van Windows en keurt u daar zelf goed wat er gedeeld wordt. Beide staan in het logboek van uw kantoor.

In de dienst van Okloq, die in een datacentrum in de Europese Unie komt te staan. Welke partij dat wordt, is nog niet gekozen. Daarnaast in uw eigen pakket, zodra ze zijn doorgezet.

Ja. U blijft verantwoordelijk voor het informeren van uw medewerkers en voor de afweging onder de AVG; vaak hoort daar een DPIA bij, en als u een ondernemingsraad heeft diens instemming. Lees de toelichting voor werkgevers. Dat is geen juridisch advies.

Op Windows. Aan een versie voor de Mac wordt gebouwd; die is nog niet op een Mac beproefd en nog niet beschikbaar.

Omdat het installatiebestand nog niet digitaal is ondertekend. Windows kent de uitgever dan niet en kan een waarschuwing tonen. Ondertekenen staat gepland vóór de eerste uitgave.

De app haalt nieuwe versies zelf op en gebruikt ze bij de volgende start. Het werk wordt er niet voor onderbroken.

Meten en goedkeuren gaan op de laptop en hebben geen verbinding nodig. Goedgekeurde dagen gaan mee zodra er weer verbinding is. Na veertien dagen zonder contact met de dienst stopt een gekoppelde laptop met meten, tot hij weer contact heeft gehad.

Okloq leest de dossierlijst uit een map die de laptop als gewone map kan openen, lokaal of op het netwerk, of uit een lijst die u uit Excel opslaat. Voor het herkennen tijdens het werk telt wat er in de venstertitel en het bestandspad staat. Of dat bij uw inrichting goed uitpakt, testen we liever met u dan dat we het hier beloven: in de instellingen zit een testknop die laat zien welke dossiers gevonden worden.

Er is een manier om metingen uit een ander urenprogramma in te lezen, bedoeld voor de specialist bij de overstap. Dat is maatwerk per programma; vraag ernaar.

Okloq is gebouwd maar nog niet uitgebracht. U kunt een demo aanvragen; daarin bespreken we ook wanneer en hoe uw kantoor kan beginnen.

Er zijn koppelingen gebouwd voor Moneybird, Exact Online, Simplicate, e-Boekhouden en SnelStart, voor de urenprogramma’s Toggl Track, Harvest en Clockify, en voor een eigen systeem via een webadres. Ze zijn nog niet op een echte administratie beproefd. Het uitvoerbestand en het urenoverzicht als PDF werken altijd. De stand per koppeling.

Ja. De beheerder legt in het portaal de begrote uren van een dossier vast. Het portaal toont wat er al op is en wat er resteert, en de medewerker ziet in zijn dagoverzicht het totaal van het hele kantoor op dat dossier, zonder namen en zonder bedragen. Alleen goedgekeurde uren tellen mee, en uren die een medewerker als meerwerk markeert vallen buiten het budget. Een budget per maand is er niet. Meer over budgetten.

Die worden gewoon geschreven en goedgekeurd, maar komen niet op een urenfactuur: op de pagina Factureren staan ze in een eigen blok, en de vaste prijs factureert u zelf in uw pakket. Naar pakketten die uren aannemen gaan ze als niet declarabel, waar het pakket dat aanneemt. Markeert een medewerker een regel als meerwerk, dan valt die buiten de vaste prijs: die uren komen wel op de urenfactuur en gaan als declarabel naar het pakket. De stand per koppeling.

Voor kantoren is het € 35 per gebruiker per maand, exclusief btw. Zzp'ers betalen € 15, kantoren die per uur declareren € 49. Bij jaarbetaling is het 15 tot 20 % minder. Voor kantoren geldt een minimum van € 69 per maand. De proefversie van 30 dagen is gratis. Meer over de prijs.

Nee. Er zijn geen certificeringen en er is nog geen beveiligingstest door een externe partij gedaan. Op de pagina Privacy en veiligheid staat welke maatregelen in de software zitten.

Okloq wordt uitgegeven door Constructim B.V..