Fragen und die Antworten, wie sie heute lauten

Welches Fenster im Vordergrund ist: das Programm und der Titel. Bei Word, Excel, PowerPoint und dem Explorer auch der Dateipfad oder Ordner, bei Outlook der Betreff der geöffneten E-Mail. Außerdem, wie lange Tastatur oder Maus nicht benutzt wurden. Das ist alles.

Nein. Okloq liest nicht, was Sie tippen, macht keine Bildschirmfotos und liest nicht den Inhalt von Dokumenten, E-Mails oder Webseiten.

Nach fünf Minuten ohne Tastatur oder Maus stoppt die Messung, und zwar zum Zeitpunkt Ihrer letzten Eingabe. Ein gesperrter Bildschirm und der Energiesparmodus zählen nicht.

Während eines Gesprächs in Teams oder Zoom zählt die Zeit weiter. Dafür liest Okloq in Windows, ob das Mikrofon von diesem Programm verwendet wird. Das Gespräch selbst wird weder aufgenommen noch abgehört.

Indem es die Projektnummer im Fenstertitel, im Dateipfad oder im Betreff der E-Mail sucht. Das Büro gibt zwei oder drei Beispielnummern an; daraus leitet Okloq ab, wie eine Nummer aussieht. Nur Nummern aus der Projektliste des Büros zählen.

Dann steht diese Zeit in der Tagesübersicht als „nicht zugeordnet“. Sie ordnen sie mit einer Auswahl einem Projekt zu oder lassen sie stehen; nicht zugeordnete Zeit wird nicht gebucht. Hat das Büro ein Projekt für interne Stunden eingerichtet, kommt die Zeit darauf.

Nein. Eine Verhandlung, eine Besprechung ohne Laptop oder ein Termin vor Ort werden nicht erfasst. Sie können die Dauer einer Zeile in der Tagesübersicht erhöhen; ein Projekt, für das an diesem Tag nichts gemessen wurde, tragen Sie derzeit noch in Ihrer Software ein. Für geschäftliche Telefonate ist eine Telefon-App in Entwicklung.

Ja, mit Pausieren im Menü des Symbols. Dann wird nichts erfasst, bis Sie fortsetzen oder die App neu startet.

Nein. Ihr Arbeitgeber sieht die Stunden, die Sie freigegeben haben: pro Tag, pro Projekt und pro Tätigkeitsart, mit der Beschreibung. Nicht, welche Programme oder Dokumente Sie geöffnet hatten, und nicht, wann Sie woran gearbeitet haben. Diese Daten kommen beim Dienst nicht an. Mehr dazu.

Okloq kann einen Vorschlag auf Basis des Fenstertitels, des Dateinamens oder des Betreffs einer E-Mail machen, zum Beispiel „Word: Conceptdagvaarding“. Sie sehen und bearbeiten diesen Text, bevor Sie freigeben. Nach der Freigabe geht er mit an das Büro und die Software. Das Büro kann den Vorschlag abschalten.

Fenstertitel, Dateipfade und E-Mail-Betreffzeilen werden nach dreißig Tagen gelöscht. Anfangs- und Endzeiten der Messungen bleiben erhalten, ebenso die Stunden, die Sie freigegeben haben.

Nur wenn Sie das selbst starten. Über Hilfe geben Sie einmalig die Version, die Einstellungen und das Fehlerprotokoll frei; der Code dafür gilt eine halbe Stunde. Für einen Blick auf den Bildschirm öffnen Sie die Windows-Schnellhilfe und bestimmen dort selbst, was geteilt wird. Beides steht im Protokoll Ihres Büros.

Im Dienst von Okloq, der in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union betrieben wird. Welcher Anbieter das wird, ist noch nicht entschieden. Außerdem in Ihrer eigenen Software, sobald sie übertragen sind.

Ja. Sie bleiben verantwortlich für die Information Ihrer Mitarbeiter und für die Abwägung nach der DSGVO; oft gehört eine DSFA dazu und, wenn Sie einen Betriebsrat haben, dessen Zustimmung. Lesen Sie die Erläuterung für Arbeitgeber. Das ist keine Rechtsberatung.

Unter Windows. An einer Mac-Version wird gearbeitet; sie ist noch nicht auf einem Mac erprobt und noch nicht verfügbar.

Weil das Installationsprogramm noch nicht digital signiert ist. Windows kennt den Herausgeber dann nicht und kann eine Warnung anzeigen. Die Signierung ist vor der ersten Veröffentlichung geplant.

Die App lädt neue Versionen selbst herunter und verwendet sie beim nächsten Start. Die Arbeit wird dafür nicht unterbrochen.

Messen und Freigeben geschehen auf dem Laptop und brauchen keine Verbindung. Freigegebene Tage werden übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Nach vierzehn Tagen ohne Kontakt zum Dienst hört ein verbundener Laptop auf zu messen, bis er wieder Kontakt hat.

Okloq liest die Projektliste aus einem Ordner, den der Laptop als normalen Ordner öffnen kann, lokal oder im Netzwerk, oder aus einer Liste, die Sie aus Excel speichern. Für die Erkennung während der Arbeit zählt, was im Fenstertitel und im Dateipfad steht. Ob das bei Ihrer Einrichtung gut funktioniert, testen wir lieber mit Ihnen, als es hier zu versprechen: In den Einstellungen gibt es eine Testschaltfläche, die zeigt, welche Projekte gefunden werden.

Es gibt eine Möglichkeit, Messungen aus einem anderen Zeiterfassungsprogramm einzulesen, gedacht für den Spezialisten beim Umstieg. Das ist Maßarbeit pro Programm; fragen Sie danach.

Okloq ist gebaut, aber noch nicht veröffentlicht. Sie können eine Demo anfragen; darin besprechen wir auch, wann und wie Ihr Büro beginnen kann.

Es gibt Anbindungen für Moneybird, Exact Online, Simplicate, e-Boekhouden und SnelStart, für die Zeiterfassungsprogramme Toggl Track, Harvest und Clockify und für ein eigenes System über eine Webadresse. Sie sind noch nicht an einer echten Buchhaltung erprobt. Die Exportdatei und die Stundenübersicht als PDF funktionieren immer. Der Stand pro Anbindung.

Ja. Der Administrator legt im Portal die geplanten Stunden eines Projekts fest. Das Portal zeigt, was verbraucht ist und was übrig bleibt, und der Mitarbeiter sieht in seiner Tagesübersicht die Summe des ganzen Büros auf diesem Projekt, ohne Namen und ohne Beträge. Nur freigegebene Stunden zählen, und Stunden, die ein Mitarbeiter als Mehrarbeit markiert, liegen außerhalb des Budgets. Ein Monatsbudget gibt es nicht. Mehr über Budgets.

Sie werden ganz normal erfasst und freigegeben, erscheinen aber nicht auf einer Stundenrechnung: Auf der Seite Rechnungsstellung stehen sie in einem eigenen Block, und den Festpreis rechnen Sie selbst in Ihrer Software ab. An Software, die Stunden annimmt, gehen sie als nicht abrechenbar, sofern die Software das unterstützt. Markiert ein Mitarbeiter eine Zeile als Mehrarbeit, liegt sie außerhalb des Festpreises: Diese Stunden erscheinen auf der Stundenrechnung und gehen als abrechenbar an die Software. Der Stand pro Anbindung.

Für Büros kostet Okloq 35 € pro Benutzer und Monat, zzgl. MwSt. Selbstständige zahlen 15 €, Büros, die nach Stunden abrechnen, 49 €. Bei jährlicher Zahlung sind es 15 bis 20 % weniger. Für Büros gilt ein Mindestbetrag von 69 € pro Monat. Die 30-tägige Testversion ist kostenlos. Mehr zum Preis.

Nein. Es gibt keine Zertifizierungen, und es wurde noch kein Sicherheitstest durch eine externe Stelle durchgeführt. Auf der Seite Datenschutz und Sicherheit steht, welche Maßnahmen in der Software stecken.

Okloq wird herausgegeben von Constructim B.V..