Juridique
Contrat de sous-traitance des données
Traduction. Ceci est une traduction fournie à titre d’information. Seule la version néerlandaise fait foi.
Ceci est une première ébauche, rédigée à partir du fonctionnement du logiciel. Le texte n’a pas été vérifié par un juriste, la société n’est pas encore constituée et les informations signalées manquent encore. Aucun droit ne peut être tiré de ce texte et rien ne sera signé sur sa base.
Version : projet du [DATUM]
Le cabinet qui utilise Okloq est responsable du traitement des heures de ses collaborateurs. Okloq est sous-traitant pour ce qui est conservé dans le service en ligne. Ce contrat fixe ce qu’Okloq peut et doit faire de ces données, comme l’exige l’article 28 du RGPD. Vous trouverez ci-dessous un résumé de son contenu. Nous vous envoyons le projet complet, avec ses annexes, sur demande.
1. Parties et rôles
Le contrat est conclu entre le cabinet et Constructim B.V., Antoniusstraat 30, 5038 DK Tilburg, inscrite à la Chambre de commerce néerlandaise (KvK) sous le numéro 91374693.
- Pour les données du service, le cabinet est responsable du traitement et Okloq sous-traitant.
- Okloq ne reçoit pas l’activité brute de l’ordinateur portable (programme, titre de fenêtre, chemin de fichier, horaires). Elle n’entre pas dans le champ de ce contrat.
- Pour ses propres finalités, comme une demande de version d’essai et la facturation du cabinet, Okloq est lui-même responsable du traitement. La politique de confidentialité s’applique alors.
2. Ce qu’Okloq traite
| Données | Durée de conservation dans le service |
|---|---|
| Heures validées : date, numéro et nom du dossier, type de travail, minutes, description | [DÉLAI]. La description est effacée dès que la ligne figure dans le logiciel du cabinet. |
| Comptes : nom, adresse e-mail, rôle, le cas échéant taux horaire ; le mot de passe uniquement sous forme dérivée | Tant que le compte existe, plus [DÉLAI] |
| Appareils : nom, version de l’application, dernier contact | Tant que l’appareil est associé, plus [DÉLAI] |
| Paramètres et connexion au logiciel du cabinet ; la clé de ce logiciel chiffrée | Tant que la connexion existe |
| Journal : connexions, modifications, assistance à distance | [DÉLAI] |
| En cas d’aide d’un spécialiste : version, paramètres et journal d’erreurs, après autorisation du collaborateur | Consultables une demi-heure, effacés un jour plus tard |
| Appels du standard téléphonique, si le cabinet le connecte | Trente jours au plus |
Okloq n’utilise ces données que pour fournir le service, et non pour ses propres finalités.
3. Instructions et confidentialité
Okloq ne traite les données que sur instruction du cabinet. Les contrats et les paramètres choisis par l’administrateur dans le portail valent instruction. Toute personne ayant accès aux données pour le compte d’Okloq est tenue à la confidentialité.
Okloq sait qu’un cabinet peut être tenu au secret professionnel, comme le secret professionnel des avocats. Les noms de dossiers et les descriptions peuvent aussi en relever. Okloq ne les consulte pas, sauf si cela est strictement nécessaire pour résoudre un incident à la demande du cabinet.
4. Sécurité
Okloq prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées. Les mesures intégrées au logiciel, et ce qui n’a pas encore été fait, sont décrites sur la page Confidentialité et sécurité.
5. Sous-traitants ultérieurs
Le cabinet donne une autorisation générale pour le recours à des sous-traitants ultérieurs. Okloq annonce tout nouveau sous-traitant ultérieur [DÉLAI] à l’avance ; le cabinet peut s’y opposer et, si nécessaire, résilier le contrat.
| Sous-traitant ultérieur | Finalité |
|---|---|
| [HOSTINGPARTIJ, EU] | Hébergement du service et de la base de données, dans l’Union européenne |
| Google Ireland Ltd | Sauvegardes chiffrées et envoi d’e-mails depuis le service |
Le logiciel du cabinet, comme Moneybird, Exact Online ou Simplicate, n’est pas un sous-traitant ultérieur d’Okloq. Le cabinet choisit lui-même ce logiciel, a son propre contrat avec l’éditeur et charge Okloq de transmettre les heures. Le cabinet conclut lui-même un contrat de sous-traitance avec cet éditeur.
Okloq conserve les données dans l’Espace économique européen. [À CONFIRMER DÈS QUE TOUS LES FOURNISSEURS SERONT CONNUS]
6. Assistance au cabinet
- Pour les demandes d’accès, de rectification ou d’effacement des collaborateurs. L’administrateur peut en traiter une grande partie lui-même dans le portail.
- Pour l’analyse d’impact (AIPD) : Okloq fournit un exemple complété.
- Pour l’information des représentants du personnel.
7. Violations de données
Si Okloq découvre une violation de données touchant les données du cabinet, Okloq la signale dans les meilleurs délais, et au plus tard [DÉLAI] après sa découverte. Le cabinet peut ainsi la notifier lui-même dans les 72 heures à l’autorité de contrôle compétente. Le signalement décrit ce qui s’est passé, les données concernées, ce que fait Okloq et ce que le cabinet peut faire lui-même.
8. Contrôle
Le cabinet peut demander des informations démontrant qu’Okloq respecte ses engagements, et faire réaliser une fois par an un audit par un expert indépendant. Aucun test de sécurité externe ni aucune certification n’ont encore eu lieu.
9. Fin du contrat
Après la fin du contrat, le cabinet peut encore télécharger les heures pendant [DÉLAI]. Okloq supprime ensuite les données du service ; elles disparaissent des sauvegardes au plus tard [DÉLAI] plus tard.
10. Responsabilité et droit applicable
[CLAUSE DE RESPONSABILITÉ, À RÉDIGER PAR UN JURISTE] Le contrat est régi par le droit néerlandais. Les litiges sont soumis au tribunal compétent de [RECHTBANK].
Questions
Vous souhaitez recevoir le projet complet ou vous avez des questions ? Écrivez à tim@constructim.nl.