Handleiding voor de beheerder › Deel G · Bijlagen
23 De koppelingen op een rij
Deze bijlage zet alle koppelingen onder elkaar: wat er in het pakket komt, wat je invult bij Koppelingen, waarop Okloq het dossier en de medewerker in het pakket zoekt, en wat de koppeling niet kan. Hoe een koppeling werkt, staat in hoofdstuk 17 “Hoe een koppeling werkt”. Per pakket, met waar je de sleutel vindt, staat het in hoofdstuk 18 “Per pakket”.
Er staat één koppeling tegelijk aan. Je kiest tussen twee soorten:
- "Uren per regel": elke goedgekeurde urenregel gaat vanzelf naar het pakket;
- "Factuur per klant, per maand": de uren blijven in Okloq tot je op de pagina Factureren de facturen van een maand aanmaakt (hoofdstuk 15 “Tarieven en factureren”).
Bij elk pakket vul je "Gegevens van uw administratie" in, en meestal een "Sleutel". Onder het veld in het portaal staat wat het pakket verwacht. Bij Exact Online en Teamleader Focus vul je geen sleutel in: daar meld je je na het opslaan aan bij het pakket, met de knop "Verbinden met …".
23.1 Uren per regel
"Code" betekent hieronder de "Code in het pakket" bij de medewerker op de pagina Medewerkers (hoofdstuk 4 “Medewerkers”). Is die leeg, dan zoekt Okloq op het e-mailadres van de medewerker in Okloq. "Niet declarabel" zegt of Okloq een uur als niet declarabel kan doorgeven, bijvoorbeeld de uren van een dossier met een vaste prijs (hoofdstuk 14 “Budgetten”).
| Pakket | Gegevens van uw administratie | Sleutel | Dossier gevonden op | Medewerker gevonden op | Niet declarabel | Let op |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Clockify | kenmerk van de werkruimte; eventueel ; klant=naam | API-sleutel uit het Clockify-profiel | niet-gearchiveerd project met het nummer in de naam | code (e-mailadres of gebruikerskenmerk in Clockify), anders e-mailadres | ja | Voor andere medewerkers dan de eigenaar van de sleutel moet de sleutel van een beheerder zijn. Soort werk gaat mee als label, alleen als dat label al bestaat. |
| Everhour | naam van de taak, bijvoorbeeld Okloq | API-sleutel van een beheerder | project met het nummer in de naam | code (gebruikersnummer in Everhour), anders e-mailadres | nee | Okloq maakt de taak in elk project aan als hij er nog niet is. Een vergrendelde dag in Everhour neemt geen uren aan. |
| Exact Online | uursoort=<id>; eventueel administratie=<nummer> | geen: "Verbinden met Exact Online" | project met het nummer als code | code = het medewerker-id uit Exact; geen e-mailadres | nee | Elke regel heeft een dossier nodig. Vraagt een Exact-pakket met projecten of urenregistratie. |
| Gripp | mag leeg; eventueel regel=naam en status=definitief | API-token uit Gripp | lopend project met het nummer als nummer of als los woord in de naam | code (medewerkernummer in Gripp), anders e-mailadres | via de projectregel | Uren komen op de regel van het project die heet als de soort werk, anders de regel uit het adres, anders de enige regel. |
| Harvest | accountnummer; eventueel ; taak=naam | persoonlijk toegangstoken van een beheerder of manager | actief project met het nummer als code of in de naam | code (gebruikersnummer in Harvest), anders e-mailadres | nee | Harvest wil een taak: de soort werk als die aan het project hangt, anders de taak uit het adres. |
| Moneybird | nummer van de administratie | API-token | actief project met het nummer in de naam | code (gebruikersnummer in Moneybird), anders e-mailadres | ja | – |
| Productive | organisatienummer; eventueel ; dienst=naam | API-token | actief project met het nummer als projectnummer of in de naam | code (nummer van de persoon), anders e-mailadres | ja | Uren komen op de dienst met de soort werk als naam, anders de dienst uit het adres, anders de enige dienst. Elke regel heeft een dossier nodig. |
| Scoro | accountnaam (vóór .scoro.com); eventueel ; bedrijf=id en ; taak=naam | API-key uit Scoro | lopend project met het nummer als nummer of in de naam | code (e-mailadres of gebruikersnummer in Scoro), anders e-mailadres | ja | Elke regel heeft een dossier en een taak nodig: de taak uit het adres, de taak met de soort werk als naam, of de enige open taak. |
| Simplicate | omgeving=<naam voor .simplicate.nl>; eventueel dienst=naam en uursoort=id | API-key:API-secret van iemand met rechten op de uren van alle collega's | project met het nummer als projectnummer | code (medewerker-id, begint met employee:), anders werk-e-mailadres | ja | Zonder dienst en uursoort gaat de regel naar de eerste dienst en de eerste uursoort van het project. Elke regel heeft een dossier nodig. |
| Teamleader Focus | eventueel taak=naam en werksoort=naam | geen: "Verbinden met Teamleader Focus" | open project met het nummer in de titel (nieuwe projectmodule) | code (gebruikers-id of e-mailadres in Teamleader), anders e-mailadres | ja | Uren komen op een taak: die met de soort werk als titel, anders de taak uit het adres, anders de enige open taak. Elke regel heeft een dossier nodig. |
| Toggl Track | nummer van de werkruimte; eventueel ; klant=naam | API-token uit het Toggl-profiel | actief project met het nummer in de naam | alleen de eigenaar van het token | nee | Toggl boekt alleen op naam van de persoon van het token. Past bij een bedrijf waar één persoon naar Toggl boekt. Soort werk gaat mee als label, alleen als dat label al bestaat. |
Zoekt Okloq op het nummer "in de naam", zet het dossiernummer dan letterlijk in de projectnaam, bijvoorbeeld 2026-0150 Brug Zuidkade. Passen er meer projecten bij het nummer, dan weigert Okloq de regel ("Meerdere actieve projecten …"). Bij Clockify en Toggl beperk je dat met ; klant=naam.
Er is nog een soort, "Doorsturen naar een webadres", die de uren naar een eigen adres stuurt. Die kun je niet zelf kiezen; een specialist van Okloq stelt hem in als je dat afspreekt.
23.2 Factuur per klant, per maand
Bij deze pakketten gaan geen urenregels naar het pakket, maar factuurregels: uren × uurtarief, per dossier, medewerker en soort werk. Meerwerk staat er met "meerwerk" op. Je kiest op Tarieven per dossier de klant uit het pakket, en vult per medewerker het uurtarief in (hoofdstuk 15 “Tarieven en factureren”). Op de factuur staat het kenmerk "Uren" met de maand, bijvoorbeeld "Uren 2026-10".
| Pakket | Wat er in het pakket komt | Gegevens van uw administratie | Sleutel | De klant is | Let op |
|---|---|---|---|---|---|
| e-Boekhouden (facturen) | een factuur | sjabloon=<nummer>; termijn=<dagen>; grootboek=<nummer>; btw=HOOG_VERK_21 | API-token | een relatie uit e-Boekhouden | Alle vier de gegevens zijn verplicht. |
| Exact Online (verkoopfacturen) | een verkoopfactuur, als openstaande invoer | artikel=<id>; dagboek=<code>; eventueel administratie=<nummer> | geen: "Verbinden met Exact Online" | een relatie met haar code | Alleen relaties met een code van cijfers. |
| Jortt (conceptfacturen) | een conceptfactuur | client=<client-id>; eventueel btw=21, 9 of 0, grootboek=<id>, termijn=<dagen> | client-secret van je eigen app in Jortt, met de rechten customers:read, invoices:read en invoices:write | een klant uit Jortt | Je maakt eerst zelf een app aan in Jortt. |
| Moneybird (conceptfacturen) | een conceptfactuur | nummer van de administratie; eventueel ; btw=<id>; grootboek=<id> | API-token met het recht 'sales_invoices' | een contact | – |
| Rompslomp (conceptfacturen) | een conceptfactuur | id van het bedrijf in Rompslomp; eventueel ; btw=<id>; grootboek=<id> | API-token uit Rompslomp | een contact | Je Rompslomp-abonnement moet API-toegang hebben. |
| SnelStart (verkooporders) | een verkooporder, die je in SnelStart factureert | artikel=<id> | koppelsleutel uit SnelStart Web | een relatie met haar relatiecode | Alleen relaties met een relatiecode van cijfers. |
Een factuur die Okloq heeft aangemaakt, kun je in het portaal niet meer wijzigen of intrekken. Een concept pas je aan in het pakket zelf.
23.3 Wat elke koppeling gemeen heeft
- De sleutel wordt versleuteld bewaard. Wissel je van pakket of van adres, dan vul je de sleutel opnieuw in.
- Lukt het doorzetten van een regel niet, dan probeert Okloq het later opnieuw. Gaat het acht keer mis, dan zie je de regel op Uren bij de regels die niet zijn aangekomen (hoofdstuk 21 “Problemen oplossen”).
- Staat een dag in het pakket, dan ligt hij vast op de laptop van de medewerker. Een correctie maak je in het pakket (hoofdstuk 9 “Dagen die vastliggen” in de handleiding voor de medewerker).
- Wat je pakket met de regels doet, zoals goedkeuren, factureren of een eigen afronding, bepaalt het pakket zelf.