Handleiding voor de beheerder › Deel C · Instellingen voor iedereen

11 Wat de medewerker ziet

1. 11.1 Omschrijving en budgetstand
2. 11.2 Claude-tijd meetellen

In het blok Wat de medewerker ziet bepaal je drie dingen voor iedereen: of Okloq zelf een omschrijving bij elke regel voorstelt, of medewerkers de budgetstand van dossiers zien, en of de tijd telt waarin Claude Code voor een dossier aan het werk is. Je vindt het in het portaal onder Instellingen › Wat de medewerker ziet.

11.1 Omschrijving en budgetstand

Omschrijving voorstellen

Staat dit vinkje aan, dan zet Okloq bij elke regel in het dagoverzicht een omschrijving, gemaakt uit de venstertitel, de bestandsnaam en het onderwerp van de mail, bijvoorbeeld "Word: Berekening leuning". Het dossiernummer laat het weg, want dat staat al op de regel. Het portaal zegt erbij: "De medewerker kan het voorstel aanpassen voordat hij goedkeurt. Na goedkeuren komt de omschrijving bij de uren in dit portaal en in het pakket."

Staat het vinkje uit, dan is het vak bij elke regel leeg en typt de medewerker zelf een omschrijving, of laat het leeg. Een vaste dagpost houdt wel zijn eigen omschrijving, zoals "Opstarten en mail lezen" (hoofdstuk 9 “Boekregels”).

Waarom wel: de medewerker hoeft niet elke regel zelf te beschrijven, en in het pakket en op de factuur staat waar de uren aan zijn besteed.

Waarom niet: bestandsnamen en mailonderwerpen zeggen bij jullie dingen die niet naar het pakket of de klant horen, zoals namen van personen of interne grapjes. Of je wilt dat medewerkers hun omschrijving zelf formuleren.

Budgetstand tonen

Staat dit vinkje aan, dan ziet de medewerker bij een regel op een dossier met een lopend budget een balk, bijvoorbeeld "Budget 95:00 van 120:00 uur (79%)". Komt het budget in de buurt van het einde, of gaat het erover, dan krijgt hij één keer een melding naast het systeemvak. Hij ziet geen namen van collega's en geen bedragen. Hoe de balk telt en wanneer de melding komt, staat in hoofdstuk 14 “Budgetten”.

Zet je het vinkje uit, dan stuurt het portaal de budgetstand niet meer naar de laptops. Balk en meldingen verdwijnen dan bij de volgende synchronisatie, binnen een paar minuten. Het vinkje "Meerwerk, buiten budget" in het dagoverzicht blijft wel staan.

Waarom wel: medewerkers zien zelf dat een dossier krap wordt, en kunnen op tijd aan de bel trekken of meerwerk apart markeren.

Waarom niet: je wilt de begroting van een dossier niet met iedereen delen. Je ziet de stand dan alleen zelf, in het portaal.

11.2 Claude-tijd meetellen

Dit is voor medewerkers die met Claude Code werken, zoals Sem, de ontwikkelaar van Brugwerk. Staat het vinkje aan, dan telt Okloq de tijd vanaf de opdracht van de medewerker tot Claude klaar is. Die tijd komt per dossier op een eigen regel in het dagoverzicht, met de soort werk uit het veld eronder, standaard "Claude". Laat je dat veld leeg, dan wordt het weer "Claude".

Wat je moet weten voordat je dit aanzet:

• De tijd van Claude loopt naast het eigen werk. Werkt de medewerker zelf aan iets anders terwijl Claude bezig is, dan tellen beide. Lopen er twee sessies voor verschillende dossiers tegelijk, dan tellen ze elk mee. Een dag kan dus meer uren te boeken hebben dan iemand achter zijn laptop zat.
• De toeslag en het plafond uit de boekregels gelden er niet voor (hoofdstuk 9 “Boekregels”). De kleinste regel wel: een korte Claude-regel schuift bij de grootste regel van hetzelfde dossier.
• Okloq leest alleen de tijden, de titel van de sessie en de dossiernummers. Het portaal zegt: "De gesprekken zelf blijven op de laptop."
• Werkt Claude in een map van een ontwikkelregel, dan komt die tijd op het ontwikkeldossier (hoofdstuk 10 “Eigen ontwikkeling”).

Hoe Okloq de tijd en het dossier van een sessie bepaalt, staat met een voorbeeld van Sem in hoofdstuk 11 “Tabblad Dossiers” in de handleiding voor de medewerker.

Waarom wel: het werk dat Claude voor een dossier doet, hoort bij jullie uren op dat dossier, en je wilt het apart kunnen terugzien in het portaal en in het pakket.

Waarom niet: je wilt alleen de tijd van mensen boeken, of je wilt eerst afspreken hoe jullie Claude-tijd aan klanten doorberekenen.