Handleiding voor de beheerder › Deel F · Beheer en veiligheid

20 Licentie en abonnement

1. 20.1 Waar je je licentie ziet
2. 20.2 Plaatsen
3. 20.3 De abonnementen
4. 20.4 Van proefversie naar licentie
5. 20.5 Als de licentie afloopt
6. 20.6 Opzeggen en gegevens wissen

Je licentie bepaalt twee dingen: hoeveel plaatsen je bedrijf heeft, en tot welke datum Okloq meet. Beide zie je in het portaal. Wijzigen doe je niet zelf: dat regelt Okloq voor je. In dit hoofdstuk lees je waar je de stand ziet, wat een plaats is, hoe je van de proefversie naar een licentie gaat, wat er gebeurt als de licentie afloopt, en hoe je stopt.

20.1 Waar je je licentie ziet

Op de pagina Medewerkers staat onder de titel een balk met blokjes, één per plaats. Ernaast staat bijvoorbeeld "7 van 10 plaatsen in gebruik · licentie geldig tot en met 29-10-2027". Tijdens de proefversie staat er "proefversie tot en met …".

Op het Overzicht staat dezelfde stand in de tegel Licentie: het aantal plaatsen in gebruik, "van 10 plaatsen", en daaronder "geldig tot en met …". Is er een medewerker nog niet gekoppeld, dan staat daar in plaats van de datum "1 medewerker nog niet gekoppeld".

Gebruik je de proefversie, dan staat bovenaan elke pagina een label, bijvoorbeeld "Proefversie · nog 12 dagen, tot en met 28-11-2026". Op de laatste dag staat er "nog vandaag".

20.2 Plaatsen

Een plaats is één medewerker in je licentie. Een medewerker bezet een plaats zodra hij actief is en:

• een gekoppelde laptop of telefoon heeft, of
• een koppelcode heeft die nog niet is gebruikt en nog geldig is.

Jij als beheerder telt ook mee als je Okloq op je eigen laptop gebruikt. Hoeveel laptops of telefoons iemand heeft, maakt niet uit: het blijft één plaats.

Wat níet meetelt:

• een medewerker die je hebt toegevoegd, maar voor wie je nog geen koppelcode hebt gemaakt;
• een medewerker van wie de koppelcode verlopen is (na 7 dagen);
• een gedeactiveerde medewerker. Zijn goedgekeurde uren blijven gewoon staan.

Zijn alle plaatsen bezet en maak je een koppelcode voor iemand die nog geen plaats heeft, dan zie je "Alle 10 plaatsen zijn in gebruik. Trek een apparaat in of vraag meer plaatsen aan." Hetzelfde gebeurt als je een gedeactiveerde medewerker weer activeert: "… is niet geactiveerd."

Ook bij het koppelen telt Okloq de plaatsen. Zijn ze op dat moment allemaal bezet door anderen, bijvoorbeeld omdat het aantal plaatsen is verlaagd nadat je de code maakte, dan koppelt het apparaat niet. De medewerker ziet "Alle plaatsen van uw bedrijf zijn in gebruik. Vraag uw beheerder om een plaats vrij te maken; de code blijft geldig." In je logboek staat "Koppelen geweigerd: alle plaatsen in gebruik". Maak een plaats vrij zoals hieronder; daarna koppelt de medewerker met dezelfde code.

Je maakt dan zo een plaats vrij, onder ··· bij een medewerker (hoofdstuk 4 “Medewerkers”):

• "Deactiveren": de medewerker telt niet meer mee, en Okloq op zijn laptop meet niet meer;
• "Apparaat intrekken": alleen dat apparaat is niet meer gekoppeld. Heeft de medewerker geen ander apparaat en geen open koppelcode meer, dan is zijn plaats vrij.

Wil je er plaatsen bij, neem dan contact op met Okloq. Een specialist past het aantal aan. In je logboek komt dan "Licentie gewijzigd", met het nieuwe aantal en de datum (hoofdstuk 19 “Logboek en meekijken”).

20.3 De abonnementen

Op de website van Okloq (okloq.com, pagina Prijzen) staan drie abonnementen. Je betaalt per gebruiker per maand, en minder als je per jaar betaalt. Alle prijzen zijn exclusief btw.

Volgens die pagina krijg je in elk abonnement hetzelfde: de app voor elke gebruiker, het portaal met de instellingen voor iedereen, budgetten, het urenoverzicht als PDF en het uitvoerbestand, het doorzetten naar je urenpakket na een geteste koppeling, en nieuwe versies van de app. Wat een koppeling met je pakket kost, spreek je af met Okloq.

Je betaalt per plaats die in gebruik is, zoals in 20.2 beschreven.

20.4 Van proefversie naar licentie

De proefversie duurt 30 dagen en heeft 5 plaatsen (hoofdstuk 2 “Proefversie en eerste aanmelding”). Er wordt niets vanzelf verlengd en je krijgt geen factuur.

Wil je verder met Okloq, neem dan voor het einde van de proef contact op met Okloq. Een specialist zet je proefversie om in een licentie, met het aantal plaatsen en de einddatum die je afspreekt. Je hoeft daarvoor niets opnieuw te doen:

• je portaal, je medewerkers, je instellingen, budgetten en koppeling blijven zoals ze zijn;
• de laptops en telefoons blijven gekoppeld. Ze horen de nieuwe stand bij het volgende contact met de dienst, binnen enkele minuten;
• het label "Proefversie" verdwijnt uit het portaal, en bij Medewerkers staat "licentie geldig tot en met …".

In je logboek staat dan "Licentie gewijzigd", met de naam van de specialist.

20.5 Als de licentie afloopt

De licentie geldt tot en met de einddatum. Daarna gebeurt het volgende.

Op de laptops stopt Okloq met meten, bij het eerstvolgende contact met de dienst. De medewerker ziet bij het pictogram:

• "Proefperiode afgelopen, meet niet" als het een proefversie was, met in het menu "Proefperiode afgelopen op …";
• "Licentie niet geldig, meet niet" als het een licentie was.

Goedgekeurde dagen gaan dan niet meer naar het portaal. Ze blijven op de laptop staan en gaan alsnog mee zodra de licentie weer geldt. De budgetbalk in het dagoverzicht verdwijnt, en meekijken door een specialist kan niet meer. Wat de medewerker zelf kan doen, staat in hoofdstuk 20 “Problemen oplossen” in de handleiding voor de medewerker.

In de telefoon-app neemt de dienst geen gesprekken meer aan. De medewerker ziet "De licentie van het kantoor is niet geldig."

In het portaal kun je gewoon aanmelden. De uren die er al staan, blijven staan; je kunt ze bekijken en downloaden (hoofdstuk 13 “Uren”). Bij een afgelopen proefversie staat bovenaan elke pagina: "De proefperiode is op … afgelopen; de programma's meten niet meer. Neem contact met ons op om met een licentie verder te gaan."

Herinnering per e-mail

Okloq mailt alle beheerders van je bedrijf 30 dagen en 7 dagen voor de einddatum, 's ochtends. Het onderwerp is "Uw licentie van Okloq loopt af op …" of "Uw proefversie van Okloq loopt af op …", met de datum. In de mail staat dat de programma's daarna stoppen met meten en dat de goedgekeurde uren in het portaal blijven staan. Wil je verder, dan beantwoord je die mail. Bij een proefversie van 30 dagen krijg je in elk geval de herinnering van 7 dagen. In je logboek staat dan "Herinnering einddatum verstuurd", met bij Wie "dienst" (hoofdstuk 19 “Logboek en meekijken”).

Kan je dienst geen e-mail versturen, dan komt er geen herinnering.

Verlengt Okloq je licentie, dan meten de laptops vanzelf weer, binnen enkele minuten na het volgende contact met de dienst. Opnieuw koppelen hoeft niet.

20.6 Opzeggen en gegevens wissen

Opzeggen doe je niet in het portaal. Neem daarvoor contact op met Okloq. De opzegtermijn en wat er daarna met je gegevens gebeurt, staan in je afspraak met Okloq.

Haal vóór het einde binnen wat je wilt bewaren. Op de pagina Uren download je per maand:

• het bestand voor je pakket, met "Bestand voor uw pakket";
• het urenoverzicht als PDF.

Hoe dat gaat, staat in hoofdstuk 13 “Uren”. Staan je uren al in je pakket via een koppeling, dan blijven ze daar gewoon staan. De metingen staan op de laptops van je medewerkers en blijven daar.

Aan het einde van je contract wist Okloq je bedrijf uit de dienst. Dat doet een specialist; je kunt het niet zelf. Dan verdwijnt alles van je bedrijf:

• alle goedgekeurde uren en gesprekken;
• budgetten en de klant per dossier;
• de koppeling, met de bewaarde sleutel;
• medewerkers, apparaten en koppelcodes;
• de momentopnamen van meekijken;
• het logboek;
• je bedrijf zelf, met de instellingen voor iedereen.

Daarna kan niemand meer aanmelden in je portaal, en kan geen laptop of telefoon van je bedrijf nog contact maken met de dienst. Okloq houdt alleen bij dát je bedrijf is gewist en hoeveel er van elke soort is verwijderd, zonder namen of uren.