Handleiding voor de medewerker › Deel E · Hulp

20 Problemen oplossen

1. 20.1 Okloq meet niet
2. 20.2 Koppelen
3. 20.3 Dossiers herkennen
4. 20.4 Het dagoverzicht en goedkeuren
5. 20.5 De telefoon-app

Hier staan de meldingen en situaties waar medewerkers het vaakst tegenaan lopen. Per probleem lees je eerst wat er aan de hand is en dan wat je doet. Staat de melding er letterlijk bij, dan zoek je het snelst op die tekst. Kom je er niet uit, vraag dan hulp (hoofdstuk 19 “Hulp vragen”).

20.1 Okloq meet niet

Of Okloq meet, zie je aan het pictogram en aan de tekst erbij. Op Windows ga je met de muis op het pictogram in het systeemvak staan, of klik je erop. Op de Mac klik je op het pictogram in de menubalk: de eerste regel van het menu zegt wat Okloq doet. Het pictogram is groen-blauw als Okloq meet en grijs als het niet meet (hoofdstuk 4 “Okloq in het systeemvak of de menubalk”).

"Nog niet gekoppeld, meet niet"

Wat er aan de hand is. Je laptop hoort nog niet bij een bedrijf. Zonder koppeling meet Okloq niets.

Wat je doet. Kies in het menu van het pictogram "Koppelen aan bedrijf…" en vul het adres en de koppelcode in die je van je beheerder kreeg. Hoe dat gaat, staat in hoofdstuk 3 “Koppelen”.

"Proefperiode afgelopen, meet niet"

Wat er aan de hand is. Je bedrijf gebruikte de proefversie van Okloq, en die is voorbij. In het menu staat dan ook "Proefperiode afgelopen op …" met de datum. Tijdens de proef zie je daar hoeveel dagen er nog over zijn, bijvoorbeeld "Proefversie: nog 5 dagen".

Wat je doet. Laat het je beheerder weten. Die kan een licentie afsluiten. Okloq meet weer zodra het bij het volgende contact met de dienst hoort dat de licentie geldt. Dat contact is elke vijf minuten.

"Licentie niet geldig, meet niet"

Wat er aan de hand is. Er zijn vier mogelijke oorzaken:

• je bedrijf heeft geen geldige licentie;
• je beheerder heeft jou als medewerker gedeactiveerd;
• je beheerder heeft deze laptop ingetrokken;
• je laptop heeft 14 dagen geen contact gehad met de dienst, bijvoorbeeld omdat hij al die tijd geen internet had.

In het venster Metingen staat dan bovenaan "Meet niet: licentie niet geldig".

Wat je doet. Zorg eerst dat je laptop internet heeft en laat Okloq een paar minuten draaien. Was het alleen het gemis aan contact, dan meet Okloq daarna vanzelf weer (hoofdstuk 1 “Wat Okloq doet”). Blijft de melding staan, vraag dan je beheerder. Is de laptop ingetrokken, dan heb je een nieuwe koppelcode nodig (hoofdstuk 3 “Koppelen”).

"Meet niet, zie log"

Wat er aan de hand is. Okloq kon het meten bij het opstarten niet starten. De fout staat in het log op je laptop.

Wat je doet. Sluit Okloq af via het menu ("Afsluiten") en start het opnieuw. Helpt dat niet, vraag dan hulp met "Hulp: specialist laten meekijken" (hoofdstuk 19 “Hulp vragen”). De specialist ziet dan het foutlog. Met "Logmap openen" in hetzelfde menu kun je het log ook zelf bekijken.

Okloq is gepauzeerd

Je ziet bijvoorbeeld "Gepauzeerd tot 13:15 (vandaag 4:20)" of in het paneel "Er wordt niets gemeten tot u hervat of Okloq opnieuw start."

Wat er aan de hand is. Je hebt het meten gepauzeerd. Een pauze van 15 minuten of 1 uur stopt vanzelf. Een pauze "Tot morgen" stopt pas als je hervat of Okloq opnieuw start.

Wat je doet. Kies "Nu weer meten" in het paneel (Windows) of in het menu (Mac). Meer over pauzeren staat in hoofdstuk 4 “Okloq in het systeemvak of de menubalk”.

"Telt nu niet mee: Okloq staat vooraan"

Wat er aan de hand is. Deze melding staat bovenaan het venster Metingen. Zolang een venster van Okloq zelf vooraan staat, zoals het dagoverzicht of Metingen, telt die tijd niet mee. Dat is zo bedoeld: uren goedkeuren is geen werk aan een dossier.

Wat je doet. Niets. Zodra je weer in een ander programma werkt, telt Okloq weer.

Mac: "venstertitels uit: geef Okloq toegang bij Toegankelijkheid (menu van Okloq)"

Wat er aan de hand is. macOS geeft Okloq geen toegang tot venstertitels en documenten. Okloq ziet dan alleen welk programma vooraan staat, en kan dus geen dossiernummer vinden. In het menu staat zolang de regel "Venstertitels meten: toegang geven…".

Wat je doet. Kies "Venstertitels meten: toegang geven…" in het menu van Okloq. macOS opent dan Systeeminstellingen, Privacy en beveiliging, Toegankelijkheid. Zet Okloq daar aan. Zie ook hoofdstuk 2 “Installeren”.

20.2 Koppelen

Lukt het koppelen niet, dan staat er een melding onder de koppelcode, zoals "Deze koppelcode is onbekend, al gebruikt of verlopen. Vraag uw beheerder om een nieuwe code.", "De dienst is niet bereikbaar. Controleer het adres en de internetverbinding." of "Te veel pogingen. Probeer het over een minuut opnieuw." Staat er "Alle plaatsen van uw bedrijf zijn in gebruik. Vraag uw beheerder om een plaats vrij te maken; de code blijft geldig.", dan vraag je je beheerder om een plaats vrij te maken en koppel je daarna met dezelfde code. Alle meldingen, met wat er aan de hand is en wat je doet, staan in de tabel in hoofdstuk 3 “Koppelen”.

20.3 Dossiers herkennen

"Nog geen dossierlijst ingesteld. Kies Instellingen om de map of het bestand met dossiers aan te wijzen."

Wat er aan de hand is. Deze melding staat in het dagoverzicht. Okloq weet niet waar je dossiers staan, dus kan het geen dossiernummer herkennen.

Wat je doet. Open Instellingen, tabblad Dossiers, en wijs de map of het CSV-bestand met dossiers aan (hoofdstuk 11 “Tabblad Dossiers”). Beheert je bedrijf de instellingen, vraag het dan aan je beheerder.

Een dossier wordt niet herkend

Wat er aan de hand is. Je werkte aan een dossier, maar de tijd staat in het gele blok "Waar hoort dit bij?", of op de interne uren als je bedrijf die heeft. Mogelijke oorzaken:

• het nummer stond niet in de venstertitel, het pad of het mailonderwerp, bijvoorbeeld omdat je in een browser las of in Teams vergaderde;
• het dossier is nieuw en staat nog niet in de lijst. Okloq leest de dossierlijst elk uur opnieuw;
• je laptop kan de map of lijst nu niet bereiken, bijvoorbeeld thuis zonder VPN. Okloq gebruikt dan de lijst die het het laatst las, en daarin staan nieuwe dossiers nog niet (hoofdstuk 11 “Tabblad Dossiers”);
• het nummer lijkt niet op je voorbeeldnummers;
• op de Mac: Okloq heeft geen toegang bij Toegankelijkheid (zie hierboven).

Wat je doet. Wijs de tijd in het dagoverzicht toe aan het juiste dossier, of kies een ander dossier in de regel (hoofdstuk 6 “Het dagoverzicht”). Gebeurt het vaak, kijk dan in Instellingen met "Testen" of de dossiers gevonden worden. Hoe Okloq een nummer zoekt, staat in hoofdstuk 5 “Hoe Okloq een dossier herkent”.

"Geen dossiers gevonden. Controleer de locatie en de voorbeeldnummers."

Wat er aan de hand is. Je klikte op "Testen" in Instellingen, maar Okloq vond in de map of de lijst niets dat op je voorbeeldnummers lijkt. Vaak klopt de keuze bij "De dossiermappen staan" niet: de dossiers staan bijvoorbeeld in mappen per jaar, en Okloq zoekt direct in de map.

Wat je doet. Controleer de map, de keuze bij "De dossiermappen staan" en de voorbeeldnummers (hoofdstuk 11 “Tabblad Dossiers”).

"De locatie kan niet worden gelezen: …"

Wat er aan de hand is. De map of het bestand bestaat niet, of je laptop kan er niet bij. Vaak is een netwerkschijf niet verbonden, bijvoorbeeld omdat je thuis werkt zonder VPN.

Wat je doet. Controleer het pad en of de netwerkschijf bereikbaar is. Open de map eens in Verkenner of Finder. Heeft Okloq de map op deze laptop al eens gelezen, dan herkent het je dossiers intussen met die bewaarde lijst (hoofdstuk 11 “Tabblad Dossiers”).

Instellingen zijn grijs

Onderaan het venster staat "Deze instellingen worden beheerd door uw organisatie. U kunt ze hier bekijken en testen, maar niet wijzigen."

Wat er aan de hand is. Je beheerder heeft de instellingen voor iedereen opgeslagen in het portaal. Die gelden dan op elke laptop van je bedrijf. Je kunt ze bekijken en met "Testen" proberen, maar niet aanpassen. Alleen de taal kies je zelf.

Wat je doet. Moet er iets anders, vraag het je beheerder. Zie hoofdstuk 16 “Als je bedrijf de instellingen beheert”.

20.4 Het dagoverzicht en goedkeuren

De tijd die je typt wordt niet overgenomen

Wat er aan de hand is. Je typte een tijd in een regel, maar na Tab staat de oude tijd er weer. Okloq kon je tijd niet lezen, en zegt dat niet met een melding. Een heel getal leest Okloq als uren: 90 is dus 90 uur, en dat is meer dan 24 uur.

Wat je doet. Typ de tijd als uren en minuten (1:30) of als uren met een komma (1,5). Ga daarna met Tab naar het volgende vak. Zie hoofdstuk 6 “Het dagoverzicht”.

"Niet beslist = niet geboekt."

Wat er aan de hand is. In het gele blok staat tijd zonder dossier. Kies je daar niets, dan gaat die tijd niet mee als je goedkeurt. Bij een week of maand goedkeuren zie je hetzelfde als "… zonder dossier wordt niet geboekt — open een dag met Bekijken om die tijd eerst toe te wijzen."

Wat je doet. Kies per stuk het voorstel, "Ander dossier…" of "Niet boeken" (hoofdstuk 6 “Het dagoverzicht”). Bij een week of maand klik je op "Bekijken" bij de dag (hoofdstuk 7 “Een week of maand goedkeuren”).

Je aanpassingen zijn weg

Wat er aan de hand is. Je paste regels aan, sloot het dagoverzicht en opende het later opnieuw. Je aanpassingen aan de regels worden pas bewaard als je goedkeurt. Alleen een keuze in het gele blok bewaart Okloq meteen.

Wat je doet. Pas de regels opnieuw aan en keur de dag goed voordat je het venster sluit.

"De uren van deze dag staan in het pakket van uw bedrijf en liggen vast. Een correctie kan alleen daar."

Wat er aan de hand is. De uren van deze dag staan al in het pakket van je bedrijf. Okloq kan de dag niet meer wijzigen. In het venster Week of maand heet de stand "Ligt vast".

Wat je doet. Moet er toch iets veranderen, vraag dan wie het pakket beheert om de correctie daar te maken. Zie hoofdstuk 9 “Dagen die vastliggen”.

"Exporteren niet gelukt"

De melding gaat verder met "Het bestand … kon niet worden geschreven. Staat het nog open in Excel? Sluit het daar, of kies een andere naam of map."

Wat er aan de hand is. Okloq kon het bestand niet opslaan. Meestal staat het nog open in Excel.

Wat je doet. Sluit het bestand in Excel en exporteer opnieuw, of kies een andere naam of map (hoofdstuk 10 “Exporteren naar een bestand”).

"Dossier … is over het budget (…)."

Je krijgt een melding met de titel "Budget", bijvoorbeeld "Dossier 2026-0150: 80% van het budget is op (96:00 van 120:00 uur)."

Wat er aan de hand is. Je bedrijf heeft voor dit dossier een budget ingesteld. De goedgekeurde uren van alle medewerkers samen zijn over de drempel, of over het budget heen. Je krijgt elke melding één keer.

Wat je doet. Werk gewoon verder en boek eerlijk wat je doet. Overleg met wie het dossier leidt als het budget niet genoeg is. Hoort je werk niet bij de afspraak met de klant, vink dan bij de regel "Meerwerk, buiten budget" aan (hoofdstuk 6 “Het dagoverzicht”).

20.5 De telefoon-app

"Geen toestemming om de belgeschiedenis te lezen"

Wat er aan de hand is. Je hebt de app op Android geen toegang gegeven tot je belgeschiedenis. Zonder die toestemming ziet de app je gesprekken niet. Op een iPhone kan een app de belgeschiedenis nooit lezen; daar staat "Op deze telefoon kan een app de belgeschiedenis niet lezen."

Wat je doet. Open in de app Instellingen en kies "Toestemming geven". Heb je eerder geweigerd, zet het dan aan bij de app-instellingen van je telefoon. Op een iPhone voeg je gesprekken zelf toe met de +. Zie hoofdstuk 17 “Gesprekken als uren”.

"De koppelcode klopt niet of is verlopen. Vraag de beheerder om een nieuwe."

Wat er aan de hand is. Net als op de laptop werkt een koppelcode 7 dagen en maar één keer. Een code voor je laptop werkt niet nog eens voor je telefoon.

Wat je doet. Vraag je beheerder om een nieuwe koppelcode voor je telefoon (hoofdstuk 17 “Gesprekken als uren”).

"Deze telefoon is niet meer gekoppeld. Koppel hem opnieuw in Instellingen."

Wat er aan de hand is. De dienst kent je telefoon niet meer, bijvoorbeeld omdat je beheerder het apparaat heeft ingetrokken.

Wat je doet. Vraag een nieuwe koppelcode en koppel opnieuw in Instellingen (hoofdstuk 17 “Gesprekken als uren”). Je gesprekken blijven op je telefoon staan.

"Versturen mislukt" of "Deels verstuurd"

Wat er aan de hand is. Bij "Versturen mislukt" is er niets verstuurd, meestal omdat er geen verbinding was. De reden staat in de melding, bijvoorbeeld "Server niet bereikbaar. Controleer de verbinding en het adres." Bij "Deels verstuurd" heeft de dienst een paar gesprekken geweigerd. Die krijgen de stand "Mislukt".

Wat je doet. Zonder verbinding: probeer het opnieuw als je weer internet hebt. Bij "Deels verstuurd": open de gesprekken met "Mislukt" en lees de reden. Vaak ontbreekt het projectnummer ("Kies een project: zonder projectnummer zijn de uren niet te boeken."). Vul het in en verstuur opnieuw. Zie hoofdstuk 17 “Gesprekken als uren”.