Handleiding voor de medewerker › Deel A · Beginnen

1 Wat Okloq doet

1. 1.1 Okloq meet, jij keurt goed, je bedrijf boekt
2. 1.2 Wat er op je laptop blijft en wat naar je bedrijf gaat
3. 1.3 Wat je beheerder níet ziet

Okloq schrijft je uren voor je. Je hoeft geen klokje te starten en geen lijstje bij te houden. Okloq kijkt op de achtergrond welk venster vooraan staat en maakt daar aan het eind van de dag een voorstel van. Jij kijkt het voorstel na en keurt het goed. Pas dan gaan de uren naar je bedrijf.

1.1 Okloq meet, jij keurt goed, je bedrijf boekt

Okloq werkt in drie stappen.

1. Okloq meet. Op je laptop houdt Okloq bij welk programma en welk venster vooraan staat, en hoe lang. Staat er een dossiernummer in de venstertitel, in het pad van het open bestand of in het onderwerp van een mail, dan weet Okloq bij welk dossier die tijd hoort. Een dossier is een project, opdracht of zaak; Okloq noemt het een dossier. Hoe het herkennen werkt, lees je in hoofdstuk 5 “Hoe Okloq een dossier herkent”.
2. Jij keurt goed. In het dagoverzicht zie je per dag welke uren Okloq voorstelt. Je past aan wat niet klopt, kiest waar losse tijd bij hoort en klikt op "Goedkeuren". Zie hoofdstuk 6 “Het dagoverzicht”.
3. Je bedrijf boekt. De goedgekeurde uren gaan naar het portaal van je bedrijf. Daar zet je bedrijf ze door naar zijn pakket, zoals Moneybird of Exact, of maakt er een bestand van.

Werk je als zzp'er, dan ben je medewerker en beheerder tegelijk. De uren gaan dan naar je eigen portaal.

Okloq meet pas als het gekoppeld is aan een bedrijf (hoofdstuk 3 “Koppelen”). Wil je even niet gemeten worden, dan pauzeer je Okloq (hoofdstuk 4 “Okloq in het systeemvak of de menubalk”). In een pauze legt Okloq niets vast.

1.2 Wat er op je laptop blijft en wat naar je bedrijf gaat

Alles wat Okloq meet, blijft op je laptop. Okloq bewaart het versleuteld, in je eigen gebruikersmap:

• op Windows in %LOCALAPPDATA%\Okloq;
• op de Mac in ~/Library/Application Support/Okloq.

Dat staat ook onderaan het dagoverzicht, naast de knop om goed te keuren, bijvoorbeeld: "Naar het kantoor gaan alleen dossier, soort werk, tijd en omschrijving van deze 5 regels. Vensters, bestanden en tijdstippen blijven op deze computer."

Werkt je bedrijf met een pakket dat begin- en eindtijden vraagt, dan krijgt elke regel ook een begintijd. Die rekent Okloq uit met het vaste begin van de dag uit de boekregels, bijvoorbeeld 7:30, en de regels sluiten op elkaar aan. Het zijn dus niet de tijden waarop je echt werkte. Zie hoofdstuk 13 “Tabblad Boekregels”.

Na 30 dagen: titels en bronnen gewist

Venstertitels en bronnen, zoals het pad van een document, wist Okloq na 30 dagen vanzelf. Daarna weet Okloq van die dagen alleen nog welk programma wanneer vooraan stond. Je goedgekeurde uren blijven gewoon staan. In het venster Metingen staat het ook: "Deze metingen blijven op deze computer. Venstertitels en bronnen worden na 30 dagen gewist." Zie hoofdstuk 8 “Het venster Metingen”.

Keur je dagen dus op tijd goed. Na 30 dagen kan Okloq bij een dag niet meer laten zien in welk document je werkte.

Na 14 dagen zonder contact: Okloq stopt met meten

Okloq heeft af en toe contact met het portaal van je bedrijf: bij het starten en daarna elke vijf minuten. Dan stuurt het je goedgekeurde uren mee en haalt het de instellingen van je bedrijf op. Zonder internet meet Okloq gewoon door, en wacht het met versturen tot er weer verbinding is.

Heeft je laptop 14 dagen geen contact gehad, dan stopt Okloq met meten. Je ziet dan in het systeemvak of de menubalk "Licentie niet geldig, meet niet". Zodra de laptop weer verbinding heeft, meet Okloq vanzelf weer verder. Wat je in die tijd wel had gemeten en goedgekeurd, gaat dan alsnog mee.

1.3 Wat je beheerder níet ziet

Je beheerder ziet in het portaal alleen wat jij hebt goedgekeurd: per dag het dossier, de soort werk, de tijd en de omschrijving. Je beheerder ziet niet:

• welke programma's, vensters, bestanden of mails je open had;
• hoe laat je begon of stopte, of wanneer je pauze nam;
• tijd die je op "Niet boeken" hebt gezet, en tijd waarvan je niet hebt gekozen waar hij bij hoort;
• dagen die je nog niet hebt goedgekeurd;
• je metingen, ook niet als hij erom vraagt. Ze staan alleen op je laptop.

Wat je beheerder wel over je laptop ziet:

• de naam van je computer en de versie van Okloq;
• wanneer je laptop voor het laatst contact had met het portaal;
• op welke dag je voor het laatst uren goedkeurde, en hoeveel werkdagen nog openstaan;
• in het logboek: wanneer je laptop is gekoppeld, en wanneer je een specialist liet meekijken.

Ook Okloq zelf kijkt niet mee. Heb je hulp nodig, dan kan een specialist alleen meekijken met een code die jij zelf geeft. Wat hij dan wel en niet ziet, lees je in hoofdstuk 19 “Hulp vragen”.