Handleiding voor de medewerker › Deel B · De werkdag

5 Hoe Okloq een dossier herkent

1. 5.1 Het nummer in de venstertitel
2. 5.2 Het pad van het open document en de map in de Verkenner
3. 5.3 Het onderwerp van de mail in Outlook
4. 5.4 Plaktijd en korte onderbrekingen
5. 5.5 Een dag van Daan: van meting naar regels
6. 5.6 Afronden

Okloq kijkt elke 2 seconden welk venster vooraan staat. Het legt vast welk programma dat is en wat er in de titelbalk staat, en soms ook welk document of welke mail open is. Zolang hetzelfde venster vooraan staat, groeit één stuk meting: een segment. Wissel je van venster, dan begint een nieuw segment.

Daarna zoekt Okloq in elk segment een dossiernummer. Een dossier is een project, opdracht of zaak; Okloq noemt het een dossier. Okloq kent alleen de nummers uit de dossierlijst van je bedrijf, bijvoorbeeld de mappen op P:\Projecten\2026. Een nummer dat niet in die lijst staat, telt niet. Hoe die lijst wordt gemaakt, lees je in hoofdstuk 11 “Tabblad Dossiers”.

Okloq zoekt op drie plekken, in deze volgorde:

1. de venstertitel;
2. het pad van het open document, of de map in de Verkenner;
3. het onderwerp van de mail in Outlook.

Vindt Okloq in de titel een nummer, dan kijkt het niet verder. Staan er meer nummers in, dan telt het eerste dat in de dossierlijst staat.

5.1 Het nummer in de venstertitel

De meeste programma's zetten de naam van het open bestand in de titelbalk. Staat het dossiernummer in de bestandsnaam, dan herkent Okloq het meteen.

Dit werkt in elk programma, ook in programma's die Okloq verder niet kent. In het dagoverzicht staat onder de regel waar Okloq het nummer vond, bijvoorbeeld "Herkend in Word · 2026-0150 Berekening leuning.docx - Word".

5.2 Het pad van het open document en de map in de Verkenner

Niet elke bestandsnaam heeft een nummer. Vaak staat het nummer wel in de map waarin het bestand staat. Okloq kijkt daarom ook naar het pad van het open document.

Op Windows leest Okloq het pad in:

• Word, Excel en PowerPoint: het pad van het document dat vooraan staat;
• de Verkenner: de map die open staat.

Het pad komt alleen in beeld als de venstertitel geen nummer heeft.

Je zet dit aan of uit met het vinkje voor de map en bestandsnaam van het open document op het tabblad Dossiers. Standaard staat het aan.

5.3 Het onderwerp van de mail in Outlook

In Outlook staat in de titelbalk vaak alleen "Postvak IN - Outlook". Daarom leest Okloq op Windows ook het onderwerp van de mail:

• in het hoofdvenster van Outlook: de mail die je in de lijst hebt aangeklikt;
• in een mail die in een eigen venster open staat: die mail.

Staat er een dossiernummer in het onderwerp, dan herkent Okloq het. In het dagoverzicht staat dan bijvoorbeeld "Herkend in Outlook · E-mail: RE: 2026-0171 planning bouwteam".

Je zet dit aan of uit met het vinkje voor het onderwerp van de e-mail op het tabblad Dossiers. Standaard staat het aan.

5.4 Plaktijd en korte onderbrekingen

Plaktijd binnen hetzelfde programma

Soms heeft een venster even geen nummer, terwijl je gewoon aan hetzelfde dossier werkt. Je opent bijvoorbeeld in Word een nieuw, leeg document om iets uit te proberen. De titel is dan "Document1 - Word".

Okloq onthoudt daarom per programma het laatste dossier. Begint een venster zonder nummer binnen 10 minuten nadat je in hetzelfde programma nog aan een herkend dossier werkte, dan zet Okloq het op dat dossier. Dat heet hier de plaktijd.

De plaktijd geldt alleen binnen één programma. Lees je tussendoor iets in Chrome, dan krijgt die tijd niet het dossier van Word. Het hele segment telt mee, ook als je lang in "Document1" blijft werken.

Korte uitstapjes naar een ander programma

Een kort uitstapje naar een ander programma is een eigen segment. Staat daar geen nummer in, dan is het tijd zonder dossier. Wat Okloq daarmee doet, hangt af van je bedrijf:

• Heeft je bedrijf een dossier voor interne uren ingesteld, dan zet Okloq die tijd daar meteen op. Onder de regel staat dan bijvoorbeeld "Interne uren: Teams · Overleg | Microsoft Teams".
• Anders komt de tijd in het gele blok "Waar hoort dit bij?" in het dagoverzicht. Okloq stelt daar het dossier voor waar je vlak voor of na aan werkte. Zie hoofdstuk 6 “Het dagoverzicht”.

Stukjes zonder dossier die minder dan 1 minuut uit elkaar liggen, staan in het gele blok als één stuk.

Wanneer Okloq niet telt

• Doe je 5 minuten niets met toetsenbord of muis, dan stopt het meten bij je laatste toetsaanslag of muisbeweging. Begin je weer, dan telt Okloq weer.
• Tijdens een gesprek in Teams of Zoom waarbij de microfoon aan staat, telt Okloq door, ook zonder toetsenbord of muis.
• Staat een venster van Okloq zelf vooraan, bijvoorbeeld het dagoverzicht, dan telt die tijd niet mee.
• Tijdens een pauze legt Okloq niets vast (hoofdstuk 4 “Okloq in het systeemvak of de menubalk”).

5.5 Een dag van Daan: van meting naar regels

Daan is constructeur bij Brugwerk Ingenieurs en werkt op Windows. Zo verliep zijn woensdag 28 oktober, en zo herkende Okloq de dossiers:

Samen is dat 6:05 gemeten, van 08:30 tot 14:35.

Daarna maakt Okloq er regels van. Een regel is één dossier met één soort werk. De soort werk volgt uit het programma. Standaard is Outlook "Correspondentie", Teams "Overleg" en de rest "Dossierwerk" (hoofdstuk 12 “Tabblad Soort werk”). Daarom staat de Brug Zuidkade in Word en in Outlook op twee regels. Brugwerk heeft op dat moment nog geen dossier voor interne uren; dat stelt Lotte pas later in (hoofdstuk 11 “Tabblad Dossiers”). De tijd in Chrome en Teams gaat dus naar het gele blok.

In het dagoverzicht ziet Daan dus: Te boeken 5:00, Zonder dossier 1:00, Gemeten 6:05. Hoe de tijden in de kolom Voorstel ontstaan, staat in de volgende paragraaf.

5.6 Afronden

Okloq rondt de regels af op hele kwartieren, of op 6 minuten als je bedrijf dat kiest. Dat stel je in met Afronden op het tabblad Soort werk (hoofdstuk 12 “Tabblad Soort werk”). Standaard is het per kwartier.

Okloq rondt niet elke regel los naar boven. Het werkt zo:

1. Okloq telt alle tijd van de dag op en rondt die af op het dichtstbijzijnde kwartier. Bij Daan wordt 6:05 dan 6:00: 24 kwartieren.
2. Elke regel gaat eerst naar beneden, naar een heel kwartier. Bij Daan is dat samen 22 kwartieren.
3. De kwartieren die over zijn, hier 2, gaan naar de regels met de grootste rest.

Bij Daan hebben drie regels een rest van 10 minuten: 2:25, 1:10 en 0:40. Er zijn maar twee kwartieren over. Die gaan hier naar de Fietsbrug Spoorzone (1:10 wordt 1:15) en het Kantoorpand Havenstraat (0:40 wordt 0:45). De 2:25 op de Brug Zuidkade wordt 2:15.

Zo blijft het totaal van de dag gelijk aan de gemeten tijd, afgerond op een kwartier. Een regel kan wel iets omlaag gaan. Klopt een regel niet met wat je weet, pas de tijd dan aan in het dagoverzicht (hoofdstuk 6 “Het dagoverzicht”).