Handleiding voor de medewerker › Deel C · Instellingen, met voorbeelden

13 Tabblad Boekregels

1. 13.1 Toeslag buiten het scherm
2. 13.2 Hoogstens per dag
3. 13.3 Kleinste regel
4. 13.4 Vaste dagpost
5. 13.5 Tijden in het pakket
6. 13.6 De volgorde waarin de regels werken

Okloq meet alleen wat er op je scherm gebeurt. Nadenken, bellen en overleg aan tafel zie je daarom niet terug in de metingen. Met de boekregels maak je van de gemeten tijd de tijd die het dagoverzicht voorstelt: een toeslag erbovenop, een maximum per dag, geen piepkleine regels en een vaste post voor het opstarten. Daarnaast stel je hier in hoe de regels over de dag verdeeld worden, voor pakketten die een begin- en eindtijd willen.

De metingen zelf veranderen niet. Je ziet het resultaat als voorstel in het dagoverzicht (hoofdstuk 6 “Het dagoverzicht”) en past elke regel nog aan voordat je goedkeurt. Een dag die je al hebt goedgekeurd, blijft zoals je hem hebt goedgekeurd.

Je vindt de boekregels in de instellingen, op het tabblad Boekregels. Op de Mac zit hetzelfde tabblad in het venster Instellingen.

In dit hoofdstuk rekenen we met de instellingen uit het beeld hierboven, en met afronden per kwartier (hoofdstuk 12 “Tabblad Soort werk”). Bij Brugwerk heeft Lotte ze op 29 oktober in het portaal voor iedereen ingesteld. Brugwerk heeft dan ook 0000 Intern als dossier voor interne uren (hoofdstuk 11 “Tabblad Dossiers”).

13.1 Toeslag buiten het scherm

De toeslag is een percentage dat Okloq bij de gemeten tijd optelt. Daarmee komt het werk dat je niet achter het scherm doet toch in je uren. Met 35 % wordt een uur gemeten 1:21 voorgesteld (60 × 1,35 = 81 minuten), vóór het afronden.

De toeslag geldt voor alle tijd op een dossier, ook voor tijd op de interne uren. Hij geldt niet voor:

• tijd die niet toegewezen is: die blijft zoals gemeten;
• de tijd waarin Claude voor je aan het werk is (hoofdstuk 11 “Tabblad Dossiers”);
• de vaste dagpost.

Okloq telt eerst de toeslag op en rondt pas daarna af. Het afronden gebeurt over de hele dag: het totaal gaat naar het dichtstbijzijnde kwartier, en dat totaal wordt over de regels verdeeld. Een regel kan dus ook een kwartier lager uitkomen dan je met de hand zou verwachten.

Rechts boven de tijdlijn in het dagoverzicht zie je welke regels meetellen, bijvoorbeeld "regels: 35% toeslag, plafond 14 uur, vaste post 0:30". Daaraan zie je waarom Te boeken meer is dan Gemeten.

13.2 Hoogstens per dag

Dit is het plafond (dagplafond): meer uren dan dit stelt het dagoverzicht op één dag niet voor. Komt de tijd na de toeslag erboven, dan krimpen alle regels in dezelfde verhouding, tot de dag precies op het plafond uitkomt. Daarna rondt Okloq af. Je mag een komma of een punt typen, dus 8,5 en 8.5 zijn allebei 8 uur en 30 minuten. Met 0 is er geen plafond.

Het plafond geldt voor de tijd op dossiers en op de interne uren. De tijd van Claude en de vaste dagpost komen er nog bovenop. Tijd die niet toegewezen is, telt niet mee.

13.3 Kleinste regel

Een regel die korter is dan dit aantal minuten, schuift bij de grootste regel van hetzelfde dossier. Zo krijg je geen losse regel van een paar minuten mail tussen je uren. Je verliest geen tijd: de minuten tellen mee in die grotere regel, en de omschrijving van de kleine regel komt erbij.

Waar je op moet letten:

• Okloq vergelijkt de lengte na de toeslag en vóór het afronden. Een mailtje van 8 minuten is met 35 % toeslag 10,8 minuten en schuift dus bij. Een mailtje van 12 minuten wordt 16,2 minuten en blijft een eigen regel.
• Het schuift alleen binnen hetzelfde dossier. Heeft een dossier maar één regel, dan blijft die staan, hoe kort hij ook is.
• Tijd die niet toegewezen is, schuift nergens bij.
• Met 0 blijft elke regel staan.

13.4 Vaste dagpost

De vaste dagpost is een vaste regel op de interne uren, bijvoorbeeld 30 minuten "Opstarten en mail lezen". Hij is voor werk dat elke dag terugkomt maar bij geen dossier hoort. Okloq zet hem bovenaan het urenvoorstel, met als uitleg "Vaste dagpost uit de instellingen".

De vaste dagpost komt er alleen bij als:

• Minuten meer dan 0 is;
• er op het tabblad Dossiers een dossier voor interne uren is ingevuld (hoofdstuk 11 “Tabblad Dossiers”);
• er die dag iets te boeken valt. Op een dag zonder uren komt er geen vaste dagpost;
• het een werkdag is, zolang "Alleen op maandag tot en met vrijdag" aan staat. Zet je dit vinkje uit, dan komt de post er ook op zaterdag en zondag bij, als je die dag hebt gewerkt.

De vaste dagpost krijgt geen toeslag, valt buiten het plafond en wordt niet afgerond: hij staat er precies met het aantal minuten dat je invult. Laat je Soort werk leeg, dan krijgt hij de standaardsoort van het tabblad Soort werk (hoofdstuk 12 “Tabblad Soort werk”), meestal "Dossierwerk".

De vaste dagpost is een gewone regel in het voorstel: je kunt hem in het dagoverzicht aanpassen zoals elke andere regel.

13.5 Tijden in het pakket

Sommige pakketten, zoals Toggl, leggen per regel een begin- en eindtijd vast in plaats van alleen een aantal uren. Met deze instellingen bepaal je hoe Okloq je goedgekeurde regels over de dag verdeelt als het ze naar je bedrijf stuurt:

• De eerste regel begint om de tijd bij "De dag begint om".
• Elke volgende regel sluit aan op de vorige, in de volgorde van het dagoverzicht. De vaste dagpost staat bovenaan en opent dus de dag.
• Loopt een regel over de pauze heen, dan wordt hij in tweeën gesplitst: het eerste deel stopt bij het begin van de pauze, het tweede deel begint na de pauze. Samen blijven ze even lang.
• Eindigt een regel precies op het begin van de pauze, dan wordt hij niet gesplitst en begint de volgende regel na de pauze.
• Begint de dag midden in de pauze, dan begint de eerste regel na de pauze.

Je typt een tijd als 7:30, 07:30, 7.30 of 07.30. Een pauze telt alleen als je ook een aantal minuten invult; met 0 minuten is er geen pauze. Laat je "De dag begint om" leeg, dan krijgen de regels geen begintijd van Okloq. Het venster zegt daarover: "Zonder begintijd begint het pakket om 9:00 en is er geen pauze."

13.6 De volgorde waarin de regels werken

Okloq past de boekregels altijd in dezelfde volgorde toe. Dat verklaart waarom de uitkomst soms anders is dan je zou verwachten.

1. Dossiers toewijzen. Okloq bepaalt per meting het dossier. Tijd zonder dossier gaat naar de interne uren, als die zijn ingesteld; anders blijft hij niet toegewezen.
2. Toeslag en plafond. De toeslag gaat over alle tijd op dossiers en interne uren. Komt het totaal boven het plafond, dan krimpen al die regels in verhouding. Niet toegewezen tijd blijft zoals gemeten.
3. Tijd van Claude erbij. Als je die meetelt, komt hij nu op een eigen regel, zonder toeslag en buiten het plafond.
4. Kleinste regel. Te korte regels schuiven bij de grootste regel van hetzelfde dossier.
5. Afronden. Het totaal van de dag gaat naar het dichtstbijzijnde kwartier (of 6 minuten), verdeeld over de regels.
6. Vaste dagpost. Die komt bovenaan, met precies het aantal minuten dat je hebt ingevuld.
7. Tijden in het pakket. Pas als je goedkeurt en Okloq de dag verstuurt, krijgen de regels hun begintijd.