Handleiding voor de medewerker › Deel B · De werkdag

9 Dagen die vastliggen

1. 9.1 "Staat al in het pakket": wat dat betekent
2. 9.2 Wanneer een dag vastligt
3. 9.3 Wat je nog wel en niet kunt
4. 9.4 Een correctie na het vastleggen

Een goedgekeurde dag kun je in Okloq nog aanpassen en opnieuw goedkeuren (hoofdstuk 6 “Het dagoverzicht”). Dat kan tot je bedrijf de uren van die dag heeft verwerkt in het pakket: de boekhoud-, uren- of projectsoftware van je bedrijf, zoals Moneybird, Exact of Simplicate. Vanaf dat moment ligt de dag vast. In dit hoofdstuk lees je wat dat betekent en hoe je dan toch iets verbetert.

9.1 "Staat al in het pakket": wat dat betekent

Op een dag die vastligt, staat bovenaan onder de datum en onderaan bij het slotje:

"De uren van deze dag staan in het pakket van uw bedrijf en liggen vast. Een correctie kan alleen daar."

Je bedrijf heeft de uren van die dag dan al in het pakket gezet, of er een factuur van gemaakt. Zouden je nieuwe uren nu nog binnenkomen, dan stonden ze er twee keer in, of klopte de factuur niet meer. Daarom laat Okloq de dag niet meer veranderen.

Je herkent zo'n dag ook op andere plekken:

• in de kopbalk van het dagoverzicht heeft de dag een groene stip, net als een goedgekeurde dag;
• in het venster voor een week of maand staat bij die dag "Ligt vast" (hoofdstuk 7 “Een week of maand goedkeuren”).

9.2 Wanneer een dag vastligt

Een dag gaat vast zodra je bedrijf (een deel van) jouw goedgekeurde uren van die dag naar het pakket heeft gestuurd, of er in het portaal een factuur van heeft gemaakt. Dat doet de beheerder, of het portaal doet het vanzelf. Jij hoeft er niets voor te doen.

Okloq hoort het bij de volgende keer dat het contact maakt met je bedrijf. Dat gebeurt bij het starten, na elke goedkeuring en verder elke 5 minuten zolang je internet hebt. Staat het dagoverzicht van die dag open, dan zie je de melding meteen verschijnen.

Een dag kan ook vastgaan op het moment dat jij hem opnieuw goedkeurt. Had je bedrijf de dag intussen al verwerkt, dan neemt het je nieuwe uren niet meer aan. Okloq zet de dag dan op slot. In het pakket staan dan nog de uren van je eerdere goedkeuring.

9.3 Wat je nog wel en niet kunt

Op een dag die vastligt:

In het venster voor een week of maand slaat Okloq de dag over als je meer dagen tegelijk goedkeurt.

9.4 Een correctie na het vastleggen

Ontdek je een fout op een dag die vastligt, dan verbeter je die niet in Okloq maar in het pakket. Hoe dat gaat, hangt af van je bedrijf:

• Werk je in een team, vraag dan de beheerder of wie het pakket bijhoudt om de correctie te maken. Zeg om welke dag het gaat, welk dossier, en wat de goede tijd of omschrijving is.
• Ben je zzp'er en beheer je zelf het portaal en het pakket, dan pas je de uren of de factuur zelf aan in het pakket.

Okloq neemt die correctie niet over: in het dagoverzicht blijft de dag staan zoals je hem goedkeurde. Dat is niet erg. Voor je bedrijf telt wat er in het pakket staat.