Handleiding voor de beheerder › Deel E · Koppelingen

18 Per pakket

1. 18.1 Wat voor alle pakketten geldt
2. 18.2 Uren per regel
3. 18.3 Factuur per klant, per maand
4. 18.4 Een pakket dat er niet tussen staat

In dit hoofdstuk staat per pakket wat je invult, waar je de sleutel vindt, hoe Okloq het dossier en de medewerker in het pakket vindt, en wat niet kan. Hoe een koppeling in het algemeen werkt (instellen, testen, de wachtrij, uitzetten), lees je in hoofdstuk 17 “Hoe een koppeling werkt”.

18.1 Wat voor alle pakketten geldt

De velden

In het formulier van elk pakket staan twee velden:

• "Gegevens van uw administratie": waar in het pakket de uren heen moeten. Onder het veld staat een korte uitleg; die staat ook letterlijk op de kaarten hieronder. Gaat het om meer dan één gegeven, dan zet je ze achter elkaar als naam=waarde, met een puntkomma ertussen: omgeving=bureau; dienst=Advies. Wat tussen < en > staat, vervang je door je eigen gegeven, zonder de haakjes.
• "Sleutel": de API-sleutel of het token uit het pakket. Bij Exact Online en Teamleader Focus is er geen sleutelveld; daar verbind je met een knop.

Waar je de sleutel vindt, verschilt per pakket en soms per versie. Meestal staat hij in de instellingen van het pakket, onder API, koppelingen of integraties. Maak de sleutel aan met een account dat de uren van al je medewerkers mag boeken.

Hoe Okloq het dossier vindt

Bij de meeste pakketten zoekt Okloq een project waarin het dossiernummer staat: als projectnummer of code, of als los woord in de naam. "Los woord" betekent dat het hele nummer er moet staan. Een project 2026-0150 Brug Zuidkade hoort bij dossier 2026-0150. Een dossier 0150 hoort er níet bij, want daar staat 2026- voor.

Vindt Okloq geen project, of meer dan één, dan boekt het niet. De regel blijft wachten en komt na een paar pogingen bij "niet aangekomen", met de melding wat er mis is (hoofdstuk 17 “Hoe een koppeling werkt”). Okloq gokt niet: uren op het verkeerde project zijn erger dan uren die wachten.

Okloq onthoudt de projecten van het pakket een paar minuten. Een project dat je net hebt aangemaakt, kan dus even duren.

Hoe Okloq de medewerker vindt

Bij elke medewerker staat in het portaal onder Medewerkers het veld "Code in het pakket" (hoofdstuk 4 “Medewerkers”). Per pakket gebruikt Okloq die code op een eigen manier: als gebruikersnummer, als e-mailadres of als id uit het pakket. Is de code leeg of past hij niet, dan zoekt Okloq bij de meeste pakketten op het e-mailadres waarmee de medewerker in Okloq staat.

Wat er in het pakket komt

• Dag en duur van de regel.
• Omschrijving: de omschrijving van de regel. Is die leeg, dan de soort werk, en anders de naam van het dossier.
• Begintijd: Okloq stuurt niet mee wanneer iemand echt aan een regel begon. Elke regel krijgt een vaste plek op de dag: vanaf "De dag begint om" bij de boekregels, met de pauze ertussen (hoofdstuk 9 “Boekregels”). Is dat veld leeg, dan begint de eerste regel van een medewerker om 9:00 en sluiten de volgende erop aan. Alleen een telefoongesprek heeft zijn echte begintijd. Kijk dus niet naar de begintijden in het pakket. Pakketten die alleen een duur per dag kennen, krijgen geen begintijd.
• Declarabel of niet: een regel is niet declarabel als hij onder een vaste prijs valt (hoofdstuk 14 “Budgetten”) of als de medewerker een telefoongesprek als niet declarabel heeft gemarkeerd. Niet elk pakket neemt dat over; dat staat op de kaart.
• Soort werk: gaat bij een paar pakketten mee als label, taak of dienst. Ook dat staat op de kaart.

Staat er geen code, of past de code niet, dan zoekt Okloq bij alle pakketten behalve Exact Online op het e-mailadres van de medewerker in Okloq. Bij Toggl Track moet dat het e-mailadres van de eigenaar van het token zijn. Alle pakketten naast elkaar in één tabel staan in hoofdstuk 23 “De koppelingen op een rij”.

18.2 Uren per regel

Clockify

Dossier: het niet-gearchiveerde project met het dossiernummer in de naam. Met klant= kijkt Okloq alleen naar de projecten van die klant; handig als een nummer bij meer klanten voorkomt.

Medewerker: de eigenaar van de sleutel herkent Okloq aan zijn e-mailadres. Voor de anderen geldt: een code mét @ is een e-mailadres in Clockify, een code zónder @ is het gebruikerskenmerk uit Clockify. Is de code leeg, dan zoekt Okloq op het e-mailadres in Okloq.

Soort werk: gaat mee als label, maar alleen als er in Clockify al een label met die naam is. Okloq maakt zelf geen labels.

Wat niet kan:

• Een eigen personeelscode zonder @, zoals BW017: Clockify leest die als gebruikerskenmerk en vindt niemand. Laat de code dan leeg of vul het e-mailadres in.
• Een niet-declarabele regel blijft niet-declarabel. Een regel op een niet-declarabel project wordt niet declarabel.

Everhour

Dossier: het niet-gearchiveerde project met het dossiernummer in de naam. Daarin zoekt Okloq een open taak met de naam uit het veld. Is die er niet, dan maakt Okloq hem aan.

Medewerker: een code van alleen cijfers is het gebruikersnummer in Everhour, een code met @ het e-mailadres. Anders het e-mailadres in Okloq.

Hoe de uren erin komen: Everhour houdt per taak, dag en medewerker één tijdregel bij. Okloq telt elke nieuwe regel daarbij op. In het commentaar van de tijdregel zet Okloq per regel een stukje als [okloq … 90m]; zo weet het welke regels er al in staan. Haal die stukjes niet weg.

Wat niet kan:

• Soort werk en niet-declarabel gaan niet mee. Er is geen begintijd.
• Staat de tijd van die dag in Everhour vast (gefactureerd of afgesloten), dan boekt Okloq niet en krijg je een melding.
• Bij projecten die uit een ander pakket komen (zoals een takenlijst) laat Everhour soms geen taak aanmaken. Maak de taak dan zelf aan.

Exact Online

Het id van het uursoort-artikel is een lange code met streepjes, geen artikelcode. Weet je niet waar je die vindt, vraag het dan je Exact-adviseur of de specialist.

Dossier: het project waarvan de projectcode precies het dossiernummer is. De klant neemt Exact over van het project. Elke regel moet een dossiernummer hebben.

Medewerker: de "Code in het pakket" moet het medewerker-id uit Exact zijn (ook een lange code met streepjes). Okloq zoekt hier niet op e-mailadres. Zonder dat id komt de regel niet aan, met de melding "Vul bij medewerker '…' als code in het pakket het medewerker-id uit Exact in."

Wat niet kan:

• Alle uren komen op het ene uursoort-artikel uit het veld; de soort werk gaat niet mee.
• Niet-declarabel gaat niet mee. Regel dat in Exact zelf.
• Een eigen personeelscode, zoals BW017, kan niet tegelijk met deze koppeling.
• Eerder goedgekeurde uren meesturen kan pas na het verbinden (hoofdstuk 17 “Hoe een koppeling werkt”).

Gripp

Dossier: het niet-gearchiveerde project met het dossiernummer als projectnummer, anders als los woord in de naam.

Projectregel: Gripp schrijft uren op een regel van het project. Okloq kiest de regel die heet als de soort werk, anders de regel uit regel=, anders de enige regel. Heeft het project meer regels, dan kiest Okloq de enige declarabele of de enige niet-declarabele regel, al naar gelang de urenregel. Lukt dat niet, dan krijg je een melding.

Medewerker: een code van alleen cijfers is het medewerkernummer in Gripp, een code met @ het e-mailadres. Anders het e-mailadres in Okloq. Hebben twee medewerkers in Gripp hetzelfde e-mailadres, vul dan het nummer in.

Wat niet kan:

• Of uren declarabel zijn, bepaalt in Gripp de projectregel, niet Okloq.
• Er is geen begintijd: Gripp krijgt een dag en een aantal uren.
• Zonder status= kiest Gripp zelf de status van de uren.

Harvest

Dossier: het actieve project met het dossiernummer als projectcode, anders als los woord in de naam.

Taak: Harvest wil bij elke regel een taak. Okloq kiest de taak die heet als de soort werk, als die aan het project hangt. Anders de taak uit taak=. Is er geen van beide, dan komt de regel niet aan.

Medewerker: een code van alleen cijfers is het gebruikersnummer in Harvest, een code met @ het e-mailadres. Anders het e-mailadres in Okloq.

Wat niet kan:

• Niet-declarabel gaat niet mee: in Harvest bepalen project en taak of uren declarabel zijn.
• Houdt jullie Harvest tijd bij met begin- en eindtijden, dan krijgen de regels de vaste begintijden van Okloq. Anders alleen een aantal uren.

Moneybird

Dossier: het actieve project met het dossiernummer als los woord in de naam. Zorg dat elk nummer in maar één projectnaam staat. Staat het in meer namen, dan boekt Okloq niet, en wacht de regel met de melding "Meerdere actieve projecten in Moneybird met '…' in de naam (…). Zorg dat het dossiernummer in precies één projectnaam staat." Een specialist van Okloq kan een dossier ook vast aan een project in Moneybird koppelen. Voor dat dossier zoekt Okloq dan niet meer op de naam.

Medewerker: een code van alleen cijfers is het gebruikersnummer in Moneybird. Anders zoekt Okloq de gebruiker in Moneybird met hetzelfde e-mailadres als de medewerker in Okloq. Een e-mailadres als code gebruikt Okloq hier niet.

Niet declarabel: gaat mee.

Wat niet kan:

• De soort werk gaat niet mee; alleen de omschrijving.

Productive

Dossier: het actieve project met het dossiernummer als projectnummer, anders als los woord in de naam.

Dienst: Productive boekt tijd op een dienst binnen een budget van het project. Okloq kiest de dienst die heet als de soort werk, anders de dienst uit dienst=, anders de enige dienst van het project. Staat dezelfde dienst in twee open budgetten, dan krijg je een melding.

Medewerker: een code van alleen cijfers is het nummer van de persoon in Productive, een code met @ het e-mailadres. Anders het e-mailadres in Okloq.

Wat niet kan:

• Of een regel declarabel is, volgt in Productive de dienst. Alleen een niet-declarabele regel op een declarabele dienst zet Okloq op nul declarabele tijd.
• Elke regel moet een dossiernummer hebben.

Scoro

Dossier: het lopende project (niet afgerond of geannuleerd) met het dossiernummer als projectnummer, anders als los woord in de naam.

Taak: Scoro hangt elke tijdregistratie aan een taak. Staat er taak= in het veld, dan gaat alles naar die taak; ontbreekt hij in een project, dan komt de regel niet aan. Zonder taak= kiest Okloq de open taak die heet als de soort werk, anders de enige open taak.

Medewerker: een code van alleen cijfers is het gebruikersnummer in Scoro, een code met @ het e-mailadres. Anders het e-mailadres in Okloq.

Niet declarabel: gaat mee.

Wat niet kan:

• Elke regel moet een dossiernummer hebben.
• Let op het verschil met de andere pakketten: met taak= in het veld telt de soort werk niet meer mee bij het kiezen van de taak.

Simplicate

De test kijkt alleen of de sleutel werkt, niet of projecten en diensten kloppen.

Dossier: het project met het dossiernummer als projectnummer. Daarin de dienst uit dienst=, anders de eerste dienst van het project. De uursoort is die uit uursoort=, anders de eerste uursoort van die dienst.

Medewerker: een code die begint met employee: is het medewerker-id in Simplicate. Anders zoekt Okloq op het werk-e-mailadres in Simplicate, met het e-mailadres van de medewerker in Okloq. Een e-mailadres als code gebruikt Okloq hier niet.

Niet declarabel: gaat mee.

Wat niet kan:

• De soort werk gaat niet mee. Zonder dienst= en uursoort= komen alle uren op de eerste dienst en uursoort.
• Elke regel moet een dossiernummer hebben.

Teamleader Focus

Dossier: het open project met het dossiernummer als los woord in de titel. Okloq zoekt in de projecten van de nieuwe projectmodule van Teamleader Focus.

Taak en werksoort: Teamleader boekt tijd op een taak in het project. Okloq kiest de open taak met de soort werk als titel, anders de taak uit taak=, anders de enige open taak. De werksoort komt van de taak, anders van een werksoort met de naam van de soort werk, anders uit werksoort=.

Medewerker: de gebruikers-id uit Teamleader (een lange code met streepjes) of een e-mailadres als code. Anders het e-mailadres in Okloq.

Niet declarabel: gaat mee.

Wat niet kan:

• Elke regel moet een dossiernummer hebben.
• Eerder goedgekeurde uren meesturen kan pas na het verbinden (hoofdstuk 17 “Hoe een koppeling werkt”).

Toggl Track

Dossier: het actieve project met het dossiernummer als los woord in de naam. Met klant= kijkt Okloq alleen naar de projecten van die klant.

Medewerker: een token van Toggl hoort bij één persoon, en Toggl boekt alleen op diens naam. Okloq zet daarom alleen uren door van de medewerker die de eigenaar van het token is: zijn e-mailadres in Okloq of zijn code moet het e-mailadres van dat Toggl-account zijn. Uren van anderen komen niet aan. Deze koppeling past dus bij een zzp'er, of een bedrijf waar één persoon naar Toggl boekt.

Soort werk: gaat mee als label, maar alleen als er in Toggl al een label met die naam is.

Wat niet kan:

• Uren van meer medewerkers met één token.
• Niet-declarabel gaat niet mee. Regel dat in Toggl zelf.
• Een gratis abonnement van Toggl staat maar een beperkt aantal verzoeken per uur toe. Bij veel regels tegelijk wachten ze dan langer; het portaal probeert het later opnieuw.

18.3 Factuur per klant, per maand

Bij deze pakketten gaan geen losse urenregels naar het pakket. Jij maakt op de pagina Factureren per maand een factuur per klant (hoofdstuk 15 “Tarieven en factureren”). Daarvoor kies je op de pagina Tarieven per dossier de klant uit het pakket, en heeft elke medewerker een uurtarief.

Voor al deze pakketten geldt:

• Dossier: via de klant die je bij Tarieven aan het dossier hebt gekoppeld. Een dossier zonder klant komt niet op een factuur.
• Medewerker: er is geen code nodig. Op elke factuurregel staan het dossier, de soort werk, de naam van de medewerker en de maand, met de uren en het uurtarief.
• Wat niet kan: uren zonder uurtarief, niet-declarabele uren en uren onder een vaste prijs komen niet op een factuur. Uren per medewerker staan niet als urenregistratie in het pakket.

e-Boekhouden

• grootboek: de code van de omzetrekening, bijvoorbeeld 8000.
• btw: een van HOOG_VERK_21, LAAG_VERK_9, VERL_VERK, VERL_VERK_L9, BU_EU_VERK, BI_EU_VERK, BI_EU_VERK_D, AFST_VERK, AFW_VERK of GEEN. Alle regels van de factuur krijgen dit tarief.
• Klant: een relatie uit e-Boekhouden.

Exact Online (verkoopfacturen)

• artikel: het id van het artikel (een lange code met streepjes), geen artikelcode.
• Klant: een relatie uit Exact met een code van alleen cijfers. Relaties met letters in de code staan niet in de keuzelijst bij Tarieven.

Jortt (conceptfacturen)

Onder het veld staat: "client=<client-id van de app in Jortt>; optioneel: btw=21|9|0; grootboek=<id van de omzetrekening>; termijn=<betaaltermijn in dagen>. Sleutel: het client-secret van die app, met de rechten customers:read, invoices:read en invoices:write."

• Klant: een klant uit Jortt. Is die klant in Jortt verwijderd, kies hem dan opnieuw bij het dossier.
• De factuur komt in Jortt als concept. De uren staan erop als factuurregels, niet als urenregistratie in een project.

Moneybird (conceptfacturen)

• Klant: een contact uit Moneybird.
• De factuur komt in Moneybird als concept en krijgt pas een nummer als je hem daar verstuurt.

Rompslomp (conceptfacturen)

Weet je het id van het bedrijf niet? Sla de koppeling dan op met je sleutel en een willekeurig getal als id, en klik op "Koppeling testen". Klopt het id niet, dan noemt de melding de ids die bij het token horen.

• Klant: een contact uit Rompslomp.
• Je abonnement bij Rompslomp moet toegang tot de API geven; anders zegt de test dat.

SnelStart (verkooporders)

• SnelStart kent geen urenregistratie. Okloq maakt per klant een verkooporder, die je in SnelStart nakijkt en factureert.
• Klant: een relatie uit SnelStart met een relatiecode van alleen cijfers.
• Naast jouw koppelsleutel heeft de dienst van Okloq zelf een sleutel van SnelStart nodig. Ontbreekt die, dan zegt de test dat; vraag dan de specialist.

18.4 Een pakket dat er niet tussen staat

Staat je pakket niet in de lijst, dan kun je de uren als bestand downloaden en inlezen (hoofdstuk 12 “Uitvoerbestand”). Kan je pakket, of je leverancier, urenregels ontvangen op een eigen webadres, vraag dan de specialist. Die kan de uren daar naartoe laten sturen. Dat stel je niet zelf in het portaal in.