Handleiding voor de beheerder › Deel C · Instellingen voor iedereen

9 Boekregels

1. 9.1 Wat elke regel doet
2. 9.2 Wat er gebeurt als je opslaat
3. 9.3 Voorbeeld: de keuze van Brugwerk

Okloq meet alleen wat er op het scherm gebeurt. Nadenken, bellen en overleg aan tafel zie je niet terug in de metingen. Met de boekregels bepaal je hoe Okloq van de gemeten tijd de tijd maakt die het dagoverzicht voorstelt: een toeslag erbovenop, een maximum per dag, geen piepkleine regels, een vaste post voor het opstarten, en tijden voor pakketten die een begin- en eindtijd willen.

In het portaal kies je dat voor het hele bedrijf tegelijk, onder Instellingen › Boekregels. Elke medewerker krijgt dan hetzelfde voorstel. Wat elke regel precies uitrekent, met rekenvoorbeelden van Daan, staat in de medewerkershandleiding (hoofdstuk 13 “Tabblad Boekregels” in de handleiding voor de medewerker). Dit hoofdstuk gaat over de keuze: wat zet je aan, en waarom.

Twee dingen vooraf, die ook bovenaan het blok staan: "Deze regels bepalen wat het dagoverzicht van de medewerker voorstelt. De metingen zelf veranderen niet, en de medewerker past elke regel nog aan voordat hij goedkeurt. Laat een veld op 0 of leeg om de regel uit te zetten."

• De metingen veranderen niet. De boekregels maken alleen een voorstel. Verander je later een regel, dan rekent Okloq de dagen die nog concept zijn opnieuw uit de metingen.
• De medewerker heeft het laatste woord. Hij ziet het voorstel in zijn dagoverzicht en past elke regel aan voordat hij goedkeurt (hoofdstuk 6 “Het dagoverzicht” in de handleiding voor de medewerker). Pas wat hij goedkeurt, komt in het portaal.

9.1 Wat elke regel doet

Toeslag buiten het scherm

Een percentage dat bovenop de gemeten tijd komt, voor werk dat niet achter het scherm gebeurt. Met 35 % wordt een uur gemeten als 1:21 voorgesteld. De toeslag geldt niet voor tijd die niet toegewezen is, niet voor de tijd van Claude en niet voor de vaste dagpost.

Waarom wel: in je bedrijf wordt veel gebeld, overlegd of op papier gerekend, en dat wil je terugzien in de uren. Met een vast percentage voor iedereen hoeft niemand elke dag zelf bij te schatten.

Waarom niet: het werk gebeurt vrijwel helemaal achter het scherm, of het verschilt zo per persoon dat één percentage niet past. Laat het veld dan op 0. De medewerker kan zelf altijd een regel ophogen in zijn dagoverzicht.

Hoogstens per dag

Dit is het dagplafond: meer uren dan dit stelt het dagoverzicht op één dag niet voor. Komt een dag hoger uit, dan krimpen alle regels in dezelfde verhouding. Je mag een komma of een punt typen: 8,5 en 8.5 zijn allebei 8 uur en 30 minuten. De tijd van Claude en de vaste dagpost komen er nog bovenop.

Waarom wel: met een toeslag kan een lange dag snel boven wat redelijk is uitkomen. Het plafond houdt het voorstel binnen de perken.

Waarom niet: bij je bedrijf zijn lange dagen normaal en wil je ze ook zo zien. Laat het veld dan op 0. Het plafond is geen regel over hoe lang iemand mag werken: wie echt langer werkte, past het zelf aan voordat hij goedkeurt.

Kleinste regel

Een regel korter dan dit aantal minuten schuift bij de grootste regel van hetzelfde dossier. De tijd gaat niet verloren, en de omschrijving van de kleine regel komt erbij.

Waarom wel: je pakket of je klant wil geen losse regels van een paar minuten mail.

Waarom niet: je wilt elke soort werk apart terugzien, ook als het kort was. Let op dat de regel ook voor de tijd van Claude geldt: een korte Claude-regel schuift dan bij het eigen werk (hoofdstuk 13 “Tabblad Boekregels” in de handleiding voor de medewerker).

Vaste dagpost

Een vaste regel op de interne uren, op elke dag waarop iets te boeken valt. Hij krijgt geen toeslag, valt buiten het plafond en wordt niet afgerond. Laat je Soort werk leeg, dan krijgt hij de standaardsoort uit het blok Boeken.

De vaste dagpost werkt alleen als in het blok Boeken een dossier voor interne uren is ingevuld (hoofdstuk 8 “Boeken”). Het portaal zegt dat ook: "Werkt alleen als bij Boeken een dossier voor interne uren is ingevuld."

Waarom wel: iedereen begint de dag met mail, agenda en opstarten, en dat hoort bij geen dossier. Met een vaste post staat dat er elke dag hetzelfde in.

Waarom niet: je bedrijf schrijft dit soort tijd liever niet, of iedereen doet het anders. Laat Minuten dan op 0.

Tijden in het pakket

Sommige pakketten, zoals Toggl, leggen per regel een begin- en eindtijd vast. Met deze velden bepaal je hoe Okloq de goedgekeurde regels over de dag verdeelt: vanaf "De dag begint om", regel na regel, en met een regel die over de pauze loopt in tweeën gesplitst. Laat je de begintijd leeg, dan geldt wat het portaal erbij zegt: "Zonder begintijd begint het pakket om 9:00 en is er geen pauze."

Waarom wel: je pakket wil begin- en eindtijden, en je wilt dat de dagen er in het pakket netjes uitzien.

Waarom niet: je pakket legt alleen een aantal uren per dag vast. Dan doen deze velden niets en mag je ze leeg laten.

Je typt een tijd als 7:30, 07:30, 7.30 of 07.30. Het portaal bewaart hem als 07:30. Begrijpt het een tijd niet, dan zie je bovenaan een rode balk, bijvoorbeeld "Deze tijd is niet te begrijpen: "half acht". Schrijf hem als 7:30. Er is niets opgeslagen." Dan is er van het hele formulier niets bewaard: verbeter de tijd en sla opnieuw op.

9.2 Wat er gebeurt als je opslaat

Klik onderaan op "Opslaan voor alle medewerkers" (hoofdstuk 6 “Hoe de instellingen voor iedereen werken”). De laptops nemen de boekregels binnen een paar minuten over. Daarna:

• rekent Okloq elke dag die nog concept is opnieuw uit met de nieuwe regels, zodra de medewerker hem opent;
• blijven dagen die al zijn goedgekeurd zoals ze zijn goedgekeurd;
• ziet de medewerker rechts boven de tijdlijn in zijn dagoverzicht welke regels meetellen, bijvoorbeeld "regels: 35% toeslag, plafond 14 uur, vaste post 0:30";
• kan de medewerker de boekregels op zijn laptop bekijken, maar niet veranderen (hoofdstuk 16 “Als je bedrijf de instellingen beheert” in de handleiding voor de medewerker).

De volgorde waarin Okloq de regels toepast, staat in hoofdstuk 13 “Tabblad Boekregels” in de handleiding voor de medewerker. Die verklaart waarom een regel soms een kwartier anders uitkomt dan je met de hand zou rekenen.

9.3 Voorbeeld: de keuze van Brugwerk