Handleiding voor de beheerder › Deel F · Beheer en veiligheid

21 Problemen oplossen

1. 21.1 Medewerkers en koppelen
2. 21.2 Aanmelden in het portaal
3. 21.3 Uren en de koppeling
4. 21.4 Budgetten en factureren
5. 21.5 Licentie

Hier staan de meldingen en situaties waar je als beheerder het vaakst tegenaan loopt. Per probleem lees je eerst wat er aan de hand is en dan wat je doet. Staat de melding er letterlijk bij, dan zoek je het snelst op die tekst. Veel meldingen zie je eerst in het Overzicht, in het blok "Vraagt aandacht" (hoofdstuk 3 “Rondleiding door het portaal”). Loopt een medewerker vast op zijn laptop, kijk dan ook in hoofdstuk 20 “Problemen oplossen” in de handleiding voor de medewerker.

21.1 Medewerkers en koppelen

"… heeft sinds … niets goedgekeurd"

Je ziet dit in "Vraagt aandacht", bijvoorbeeld "Daan Mulder heeft sinds vrijdag 23 oktober niets goedgekeurd", met eronder "3 werkdagen staan nog op de laptop. Het portaal ziet uren pas na goedkeuren." Heeft iemand nog nooit iets goedgekeurd, dan staat er "… heeft nog nooit uren goedgekeurd".

Wat er aan de hand is. De medewerker heeft drie werkdagen of meer niet goedgekeurd. Okloq meet wel, maar zolang de medewerker niet goedkeurt, blijven de uren op zijn laptop. Jij ziet ze niet, ze tellen niet mee in budgetten en ze gaan niet naar je pakket.

Wat je doet. Vraag de medewerker zijn dagen goed te keuren. Met een week of maand tegelijk gaat dat snel (hoofdstuk 7 “Een week of maand goedkeuren” in de handleiding voor de medewerker). Was hij met vakantie of ziek, dan hoeft er niets: de melding verdwijnt zodra hij weer een dag goedkeurt.

"… is nog niet gekoppeld"

In "Vraagt aandacht" staat bijvoorbeeld "Mila Hendriks is nog niet gekoppeld", met "Maak een koppelcode en laat de medewerker die invullen in Okloq op zijn laptop." Bij Medewerkers staat bij haar "Nog niet gekoppeld".

Wat er aan de hand is. De medewerker staat in het portaal, maar heeft geen gekoppelde laptop of telefoon, en ook geen koppelcode die nog geldig is.

Wat je doet. Klik op "Koppelcode maken", of bij Medewerkers op "Koppelcode" bij de medewerker. Geef de code door met "Code kopiëren" of "Per e-mail sturen". De medewerker vult hem in op zijn laptop (hoofdstuk 3 “Koppelen” in de handleiding voor de medewerker). Hoe je koppelcodes maakt, staat in hoofdstuk 4 “Medewerkers”.

"Deze koppelcode is niet meer geldig. Maak een nieuwe code en stuur die."

Je ziet dit bij "Per e-mail sturen". Je medewerker ziet op zijn laptop iets vergelijkbaars: "Deze koppelcode is onbekend, al gebruikt of verlopen. Vraag uw beheerder om een nieuwe code."

Wat er aan de hand is. Een koppelcode werkt 7 dagen en één keer. Deze code is verlopen of al gebruikt. Een code voor de laptop werkt ook niet nog eens voor de telefoon. Na het sluiten van het venster met de code kun je hem niet meer opvragen.

Wat je doet. Maak een nieuwe koppelcode en stuur die. De oude code hoef je niet in te trekken.

"Alle … plaatsen zijn in gebruik. Trek een apparaat in of vraag meer plaatsen aan."

Wat er aan de hand is. Elke plaats van je licentie is bezet door een medewerker met een gekoppeld apparaat of een open koppelcode. Je kunt dan geen koppelcode maken voor iemand die nog geen plaats heeft, en geen medewerker activeren.

Wat je doet. Deactiveer iemand die niet meer met Okloq werkt, of trek een apparaat in dat niet meer gebruikt wordt. Of vraag Okloq om meer plaatsen. Zie hoofdstuk 20 “Licentie en abonnement”.

Een medewerker ziet "Alle plaatsen van uw bedrijf zijn in gebruik."

De hele melding op zijn laptop is "Alle plaatsen van uw bedrijf zijn in gebruik. Vraag uw beheerder om een plaats vrij te maken; de code blijft geldig." In je logboek staat "Koppelen geweigerd: alle plaatsen in gebruik", met de naam van de medewerker. In de telefoon-app ziet hij "Koppelen mislukt (HTTP 409)".

Wat er aan de hand is. Bij het koppelen telt Okloq de plaatsen opnieuw. Alle plaatsen zijn bezet door andere medewerkers, bijvoorbeeld omdat het aantal plaatsen van je licentie is verlaagd nadat je de code maakte. De code is niet gebruikt en blijft geldig tot hij verloopt.

Wat je doet. Maak een plaats vrij: deactiveer iemand die niet meer met Okloq werkt, of trek een apparaat in dat niet meer gebruikt wordt. Of vraag Okloq om meer plaatsen. Laat de medewerker daarna opnieuw koppelen met dezelfde code. Zie hoofdstuk 20 “Licentie en abonnement”.

"Dit e-mailadres kan niet worden gebruikt. Kies een ander adres, of neem contact op met Okloq."

Wat er aan de hand is. Je voegde een medewerker toe met een e-mailadres dat Okloq al kent. Dat kan bij je eigen bedrijf zijn, maar ook bij een ander bedrijf. Okloq zegt bewust niet welke van de twee.

Wat je doet. Kijk eerst of de medewerker al in je lijst staat, misschien als "niet actief". Activeer hem dan. Staat hij er niet, gebruik dan een ander adres, of neem contact op met Okloq.

Een medewerker ziet "Licentie niet geldig, meet niet"

Wat er aan de hand is. Okloq op zijn laptop meet niet. Er zijn vier mogelijke oorzaken:

• je licentie is verlopen;
• je hebt de medewerker gedeactiveerd;
• je hebt deze laptop ingetrokken;
• de laptop had 14 dagen geen contact met de dienst, bijvoorbeeld omdat hij al die tijd geen internet had.

Wat je doet. Kijk bij Medewerkers:

• staat de einddatum van je licentie in het verleden, neem dan contact op met Okloq (hoofdstuk 20 “Licentie en abonnement”);
• staat bij de medewerker "niet actief", kies dan onder ··· "Activeren";
• staat zijn laptop er niet meer bij, maak dan een nieuwe koppelcode. Laat hem die invullen zoals in hoofdstuk 3 “Koppelen” in de handleiding voor de medewerker;
• staat alles goed, laat de medewerker dan zorgen dat zijn laptop internet heeft. Na het volgende contact meet hij weer vanzelf.

De laptops nemen de instellingen niet over

Wat er aan de hand is. Je hebt iets gewijzigd bij Instellingen, maar een medewerker ziet het niet. Mogelijke oorzaken:

• je hebt niet opgeslagen. Onderaan staat dan bijvoorbeeld "2 wijzigingen, nog niet opgeslagen";
• de laptop stond uit of had geen internet. Hij haalt de instellingen op bij het volgende contact met de dienst;
• de medewerker had het venster Instellingen open toen de nieuwe instellingen binnenkwamen. Dat venster werkt zich niet vanzelf bij;
• het pad naar de dossiers bestaat niet op die laptop, bijvoorbeeld op een Mac, of thuis zonder verbinding met de netwerkschijf.

Wat je doet. Klik op "Opslaan voor alle medewerkers". Je ziet dan "Opgeslagen. De computers van de medewerkers nemen de instellingen binnen enkele minuten over." Bovenaan staat het nieuwe versienummer. Vraag de medewerker daarna het venster Instellingen te sluiten en opnieuw te openen. Met "Testen" op het tabblad Dossiers ziet hij of zijn laptop de dossiers vindt. Kies een pad dat op elke laptop hetzelfde is (hoofdstuk 7 “Dossiers en herkenning”). De taal kiest elke medewerker zelf; die neemt een laptop nooit over (hoofdstuk 6 “Hoe de instellingen voor iedereen werken”).

21.2 Aanmelden in het portaal

"Deze code klopt niet. Controleer of de tijd op uw telefoon goed staat."

Wat er aan de hand is. De code van zes cijfers uit je authenticator-app is fout of al verlopen. Een code werkt maar kort. Staat de klok op je telefoon niet goed, dan kloppen de codes nooit. Na vijf foute codes moet je opnieuw beginnen met je wachtwoord.

Wat je doet. Typ de nieuwste code uit de app. Zet de tijd op je telefoon op automatisch.

Je telefoon is kwijt of je hebt een nieuwe

Wat er aan de hand is. Zonder je telefoon heb je geen code voor de tweede stap. Voor een beheerder is tweestapsverificatie verplicht, dus je kunt het niet zelf uitzetten.

Wat je doet. Meld je aan met een van je herstelcodes en vraag Okloq om je tweestapsverificatie te wissen. Bij je volgende aanmelding stel je hem opnieuw in, met je nieuwe telefoon (hoofdstuk 2 “Proefversie en eerste aanmelding”). Heb je ook geen herstelcodes meer, vraag Okloq dan hetzelfde; de specialist kan je tweestapsverificatie ook zonder herstelcode wissen.

Je wachtwoord is kwijt

Wat er aan de hand is. Het portaal heeft geen knop "wachtwoord vergeten". Je ziet alleen "E-mailadres of wachtwoord klopt niet."

Wat je doet. Vraag Okloq om een nieuw wachtwoord. Alle beheerders krijgen daarvan een e-mail, en het staat in het logboek als "Wachtwoord beheerder opnieuw ingesteld". Meld je aan en wijzig het wachtwoord meteen (hoofdstuk 2 “Proefversie en eerste aanmelding”).

"Te veel pogingen voor dit e-mailadres. Probeer het over … minuten opnieuw."

Wat er aan de hand is. Er is te vaak een verkeerd wachtwoord of een verkeerde code ingevuld voor dit e-mailadres. De wachttijd loopt op tot 30 minuten.

Wat je doet. Wacht de genoemde tijd en probeer het dan met het juiste wachtwoord. Was jij het niet, kijk dan in het logboek wie zich wanneer heeft aangemeld (hoofdstuk 19 “Logboek en meekijken”).

21.3 Uren en de koppeling

"… regels zijn niet aangekomen in …"

In "Vraagt aandacht" staat bijvoorbeeld "3 regels zijn niet aangekomen in Moneybird", met eronder de melding van het pakket. In het menu staat een rood tellertje bij Uren.

Wat er aan de hand is. Okloq heeft deze regels acht keer geprobeerd door te zetten naar je pakket, en het pakket nam ze niet aan. De andere regels gaan gewoon door.

Wat je doet. Klik op "Bekijken". Op de pagina Uren staat per regel de Melding van het pakket, met "Los het op in … en kies daarna Opnieuw proberen." Los het op zoals hieronder staat, en klik op "Opnieuw proberen". Je ziet "3 regels staan weer in de wachtrij. U ziet hier binnen een paar minuten of ze zijn aangekomen." Zie ook hoofdstuk 13 “Uren”.

"Medewerker '…' is in … niet te vinden op e-mailadres. …"

Bijvoorbeeld "Medewerker 'Daan Mulder' is in Moneybird niet te vinden op e-mailadres. Vul als code in het pakket het Moneybird-gebruikersnummer in."

Wat er aan de hand is. Okloq zoekt de medewerker in je pakket op zijn "Code in het pakket", en anders op zijn e-mailadres. Allebei leverden niets op. Vaak heeft de medewerker in het pakket een ander e-mailadres dan in Okloq.

Wat je doet. Zoek in je pakket het nummer of e-mailadres van de medewerker op. Ga naar Medewerkers, klik bij hem op "Bewerken" en vul het in bij "Code in het pakket". Je ziet "De gegevens van … zijn opgeslagen. Uren die nog niet zijn doorgezet gaan met de nieuwe code naar het pakket." Klik daarna op Uren op "Opnieuw proberen". Wat elk pakket als code verwacht, staat in hoofdstuk 18 “Per pakket”.

"Geen actief project in … met '…' in de naam."

Per pakket iets anders, bijvoorbeeld "Geen project in Exact Online met code '2026-0150'."

Wat er aan de hand is. Okloq zoekt in je pakket een project met het dossiernummer. Dat project bestaat niet, is afgesloten, of het nummer staat er anders in.

Wat je doet. Maak het project aan in je pakket, of zet het dossiernummer in de naam of code van het project, zoals je pakket dat verwacht (hoofdstuk 18 “Per pakket”). Klik daarna op Uren op "Opnieuw proberen". Staat er "Meerdere actieve projecten …", dan staat het nummer in meer dan één project. Zorg dat het in één project staat.

"De proef is mislukt: …"

Je ziet dit na "Koppeling testen", bijvoorbeeld "De proef is mislukt: Het API-token wordt niet geaccepteerd."

Wat er aan de hand is. Okloq kon je pakket niet bereiken met de gegevens die je invulde. Achter de dubbele punt staat wat het pakket zei. Meestal is de sleutel fout, verlopen of ingetrokken, of klopt het nummer van de administratie of werkruimte niet.

Wat je doet. Maak in je pakket een nieuwe sleutel en vul hem opnieuw in bij Koppelingen. Controleer ook het veld "Gegevens van uw administratie". Test daarna opnieuw. Wat je per pakket invult, staat in hoofdstuk 18 “Per pakket”.

"De aanmelding bij Exact Online hoort niet bij deze browser. Probeer opnieuw te verbinden."

Bij Teamleader Focus staat hetzelfde met "Teamleader Focus".

Wat er aan de hand is. Na "Verbinden met Exact Online" kwam je terug in een andere browser, of je deed er langer dan 10 minuten over.

Wat je doet. Klik opnieuw op "Verbinden met Exact Online" en meld je aan in dezelfde browser, zonder lang te wachten.

Een medewerker wil een dag aanpassen die vastligt

De medewerker ziet in zijn dagoverzicht "De uren van deze dag staan in het pakket van uw bedrijf en liggen vast. Een correctie kan alleen daar."

Wat er aan de hand is. De uren van die dag staan al in je pakket, of ze staan op een factuur. Okloq laat de dag dan niet meer wijzigen, zodat er niets dubbel geboekt wordt.

Wat je doet. Maak de correctie in je pakket zelf. Zie hoofdstuk 9 “Dagen die vastliggen” in de handleiding voor de medewerker.

21.4 Budgetten en factureren

Het budget klopt niet

Wat er aan de hand is. Bij Budgetten staat minder besteed dan je verwacht. Mogelijke oorzaken:

• medewerkers hebben hun uren nog niet goedgekeurd. Die staan nog op hun laptop;
• een deel is gemarkeerd als meerwerk. Dat staat apart, bijvoorbeeld "+ 6:00 meerwerk buiten het budget";
• je vulde Uren tellen vanaf in. Eerdere uren tellen dan niet mee;
• het dossiernummer van het budget is anders geschreven dan in de uren, bijvoorbeeld 2026-150 in plaats van 2026-0150. Klap je het budget open, dan zie je "Op dit nummer zijn nog geen uren goedgekeurd. …".

Wat je doet. Kijk op Uren, gegroepeerd per dossier, welke uren er op het nummer staan (hoofdstuk 13 “Uren”). Een verkeerd nummer verwijder je en leg je opnieuw vast. Hoe Okloq de stand telt, staat in hoofdstuk 14 “Budgetten”.

De vaste prijs is € 9,50 in plaats van € 9.500

Wat er aan de hand is. Je typte 9.500. Okloq leest een punt als decimaalteken.

Wat je doet. Klap het budget open, typ 9500 en klik op "Opslaan". Kijk eerst de andere velden na (hoofdstuk 14 “Budgetten”).

"Onzekere facturen"

Op Factureren staat "Van … regels is onbekend of de factuur is aangemaakt: het pakket gaf geen antwoord. Kijk in het pakket of de factuur met kenmerk "Uren 2026-10" er staat." Nieuwe facturen voor die maand lukken niet: "Los eerst de onzekere facturen van deze maand op."

Wat er aan de hand is. Okloq vroeg je pakket een factuur aan te maken, maar kreeg geen antwoord. De factuur kan er dus staan, of niet.

Wat je doet. Zoek in je pakket de factuur met dat kenmerk en kies "De factuur staat er" of "De factuur staat er niet". Gok niet: kies je verkeerd, dan factureer je dubbel of helemaal niet. Zie hoofdstuk 15 “Tarieven en factureren”.

"Dossier … heeft nog geen klant in …" of "… heeft geen uurtarief"

Je ziet dit op Factureren, onder "Niet meegenomen in deze facturen".

Wat er aan de hand is. Okloq maakt alleen een factuur van uren waarvan het dossier een klant heeft en de medewerker een uurtarief. Deze uren gaan dus niet mee.

Wat je doet. Klik op "Klant kiezen" of "Tarief invullen". Je komt op Tarieven, waar je de klant bij het dossier of het uurtarief van de medewerker invult (hoofdstuk 15 “Tarieven en factureren”).

21.5 Licentie

"De proefperiode is op … afgelopen; de programma's meten niet meer. …"

Wat er aan de hand is. Je proefversie is voorbij. De laptops van je medewerkers meten niet meer, en goedgekeurde dagen komen niet meer in het portaal.

Wat je doet. Neem contact op met Okloq om met een licentie verder te gaan. Zodra die er is, meten de laptops vanzelf weer. Zie hoofdstuk 20 “Licentie en abonnement”.