Je hebt het portaal ingericht en je medewerkers toegevoegd. Nu gaat je team Okloq gebruiken. Dit hoofdstuk zet de stappen op een rij, geeft een voorbeeldmail die je aan je team kunt sturen, en laat zien wat je de eerste dagen in het portaal ziet.
5.1 De stappen
Zet eerst de instellingen voor iedereen klaar (hoofdstuk 6 “Hoe de instellingen voor iedereen werken”). Een laptop haalt de instellingen op zodra hij gekoppeld is. Staat de map met dossiers dan al goed, dan herkent Okloq vanaf de eerste minuut de juiste dossiers, en hoeft niemand zelf iets in te stellen.
Koppel je eigen laptop als eerste, als je zelf ook uren schrijft. Zo zie je zelf hoe het werkt voordat je collega's vragen stellen.
Stuur je team een mail waarin je uitlegt wat er gaat gebeuren, en wat jij wel en niet ziet. Een voorbeeld staat hieronder.
Maak voor iedereen een koppelcode en stuur hem met "Per e-mail sturen" (hoofdstuk 4 “Medewerkers”). Een code is 7 dagen geldig. Stuur hem dus pas als de medewerker in die week kan installeren.
Kijk de eerste dagen in het portaal of iedereen gekoppeld is en goedkeurt (5.3).
5.2 De mail met de koppelcode
Klik je bij een medewerker op "Per e-mail sturen", dan krijgt hij een mail van het portaal met als onderwerp "Uw koppelcode voor Okloq". Daarin staan:
dat jullie bedrijf Okloq gebruikt voor de urenregistratie;
de Koppelcode en het Adres van de dienst, bijvoorbeeld https://app.okloq.com;
drie stappen om te koppelen;
als je dienst dat kent, een link naar het installatiebestand "Okloq voor Windows";
"De code is zeven dagen geldig en werkt één keer. Na het koppelen ziet u in Okloq zelf uw uren; het portaal ziet alleen wat u goedkeurt."
De mail spreekt de medewerker met "u" aan, en is in de taal waarin jij het portaal op dat moment gebruikt.
5.3 Een voorbeeldmail aan je team
Stuur je team een paar dagen van tevoren een eigen mail. Dan weten ze wat er komt en waarom, en is de mail met de koppelcode geen verrassing. Pas het voorbeeld aan op je eigen bedrijf.
Zodra iemand de koppelcode heeft ingevuld, zie je dat op Medewerkers: bij Apparaten staat de naam van zijn computer met de versie van Okloq, in plaats van "uitnodiging staat open". In het logboek staat "Apparaat gekoppeld" (hoofdstuk 19 “Logboek en meekijken”).
Uren zie je pas als iemand een dag heeft goedgekeurd. Okloq stuurt ze bij het volgende contact, dus meestal binnen vijf minuten. Ze staan dan onder Uren, en in het Overzicht in de tegel "Goedgekeurd in …" met de maand van nu.