Handleiding voor de beheerder › Deel G · Bijlagen
25 Woordenlijst
De woorden die Okloq en deze handleiding gebruiken, op alfabet. Waar een knop, pagina of veld letterlijk zo heet, staat het vet. De woordenlijst voor je medewerkers staat in hoofdstuk 23 “Woordenlijst” in de handleiding voor de medewerker.
| Woord | Betekenis | Waar je het ziet |
|---|---|---|
| Afronden | Okloq rondt het totaal van de dag af op een veelvoud van 6 of 15 minuten en verdeelt dat over de regels. Een regel kan dus ook iets omlaag gaan. In de telefoon-app gaat elk gesprek apart naar boven, op 1, 6 of 15 minuten. | Portaal › Instellingen › Boeken; laptop › Instellingen › Soort werk |
| Beheerder | Wie bij het bedrijf het portaal gebruikt: medewerkers toevoegen, koppelcodes maken, de instellingen voor iedereen kiezen, koppelingen, uren, budgetten en facturen. Een zzp'er is zelf beheerder en medewerker. | Portaal, linksonder bij je naam |
| Boekregels | De regels die van de gemeten tijd de voorgestelde te boeken tijd maken: toeslag buiten het scherm, hoogstens per dag, kleinste regel, vaste dagpost, begin van de dag en pauze. De metingen zelf veranderen niet. | Portaal › Instellingen › Boekregels: van gemeten naar te boeken; laptop › Instellingen › Boekregels |
| Budget | De begrote uren van een dossier, eventueel met een vaste prijs, en een waarschuwing vanaf een percentage. Medewerkers zien hoeveel er op is, maar geen bedragen. | Portaal › Budgetten; dagoverzicht van de medewerker (budgetbalk) |
| Claude-tijd | De tijd waarin Claude Code voor een dossier aan het werk is. Die staat op een eigen regel, naast het eigen werk van de medewerker. Alleen op Windows. | Portaal › Instellingen › Wat de medewerker ziet |
| Code in het pakket | Het nummer, de naam of het e-mailadres waaronder je pakket een medewerker kent. Okloq zoekt de medewerker daarop in het pakket, en zet het in het uitvoerbestand. Leeg: dan gaat de naam mee, en zoekt een koppeling op het e-mailadres. | Portaal › Medewerkers › "Bewerken" |
| Dagoverzicht | Het venster op de laptop met de regels van één dag, zoals Okloq ze voorstelt. Daar past de medewerker regels aan en keurt hij de dag goed. | Laptop van de medewerker |
| Deactiveren | Een medewerker telt niet meer mee voor de licentie, en Okloq op zijn laptop meet niet meer. Zijn goedgekeurde uren blijven staan. Met "Activeren" zet je het terug. | Portaal › Medewerkers › ··· |
| Doorzetten | Goedgekeurde uren gaan van het portaal naar het pakket van je bedrijf. Lukt dat niet, dan blijven ze in de wachtrij en probeert Okloq het opnieuw, tot acht keer. | Portaal › Uren, Koppelingen |
| Dossier | Een project, opdracht of zaak met een nummer en een naam. Okloq herkent het nummer in venstertitels, bestandspaden en mailonderwerpen. In de telefoon-app heet het projectnummer. | Overal |
| Dossierbron | Waar Okloq de lijst met dossiers vandaan haalt: mappen op schijf of netwerk, of een lijst uit Excel (CSV-bestand). | Portaal › Instellingen › Waar staan jullie dossiers? |
| Goedkeuren | De medewerker zegt: deze regels kloppen. Pas daarna gaan ze naar het portaal. Wat niet is goedgekeurd, blijft op de laptop en zie jij niet. | Dagoverzicht; Week of maand goedkeuren |
| Herstelcode | Een code waarmee je aanmeldt als je je telefoon niet bij de hand hebt. Je krijgt er acht, en elke code werkt één keer. | Portaal › Beveiliging |
| Hoogstens per dag | Meer uren dan dit stelt het dagoverzicht op één dag niet voor. Alle regels krimpen dan in verhouding. Wordt ook dagplafond genoemd. | Portaal › Instellingen › Boekregels |
| Instellingen voor iedereen | De instellingen die je in het portaal kiest en met "Opslaan voor alle medewerkers" naar alle laptops stuurt. Het venster Instellingen op de laptops wordt dan alleen-lezen. In deze handleiding heet dat ook het beleid. | Portaal › Instellingen |
| Interne uren | Een eigen dossier, bijvoorbeeld 0000 "Intern", voor tijd die bij geen klantdossier hoort. Is er geen dossier voor interne uren, dan blijft die tijd niet toegewezen en wordt hij niet geboekt, tenzij de medewerker hem zelf toewijst. | Portaal › Instellingen › Boeken › Interne uren |
| Kleinste regel | Een regel korter dan dit aantal minuten schuift bij de grootste regel van hetzelfde dossier. | Portaal › Instellingen › Boekregels |
| Koppelcode | Een eenmalige code waarmee een laptop of telefoon bij je bedrijf gaat horen. Hij is 7 dagen geldig, werkt één keer, en bepaalt op wiens naam de uren komen. | Portaal › Medewerkers › "Koppelcode" |
| Koppeling | De verbinding tussen het portaal en het pakket van je bedrijf: uren per regel, of een factuur per klant per maand. Er staat er één tegelijk aan. | Portaal › Koppelingen |
| Licentie | Het aantal plaatsen van je bedrijf en de datum tot en met wanneer Okloq meet. Okloq stelt hem voor je in. | Portaal › Medewerkers (balk bovenaan); Overzicht › Licentie |
| Logboek | De lijst van wie wat deed in het portaal en op de laptops, ook wanneer een specialist meekeek. | Portaal › Logboek en meekijken |
| Meekijken | Een specialist van Okloq bekijkt de versie, de instellingen en het foutlog van één laptop, nadat de medewerker dat heeft vrijgegeven. Dat komt in het logboek. | Portaal › Logboek en meekijken |
| Meerwerk | Uren buiten de afspraak van een dossier met een budget. De medewerker markeert ze zelf. Ze tellen niet mee in het budget en worden per uur gefactureerd. | Dagoverzicht ("Meerwerk, buiten budget"); Budgetten |
| Meting | Wat Okloq op de laptop op de achtergrond vastlegt: welk venster wanneer vooraan stond. Een meting bestaat uit segmenten. De metingen blijven op de laptop; jij ziet ze niet. | Laptop › venster Metingen |
| Niet toegewezen | Gemeten tijd zonder dossier. De medewerker wijst hem zelf toe, of hij gaat naar de interne uren. | Dagoverzicht ("Waar hoort dit bij?") |
| Onzekere factuur | Okloq vroeg je pakket een factuur aan te maken, maar kreeg geen antwoord. Je kijkt zelf in het pakket of hij er staat. | Portaal › Factureren |
| Ontwikkelregel | Een regel die werk aan eigen software, sjablonen of rekenbladen op één ontwikkeldossier zet, ook als er een klantnummer in beeld is. Dat klantdossier was dan een testdossier. | Portaal › Instellingen › Eigen ontwikkeling; portaal › Ontwikkeling |
| Pakket | De boekhoud-, uren- of projectsoftware van je bedrijf, zoals Moneybird, Exact, Simplicate of Toggl. Daar komen de uren uiteindelijk terecht. | Overal |
| Plaats | Eén medewerker in de licentie. Een medewerker bezet een plaats zodra hij een gekoppeld apparaat of een open koppelcode heeft. | Portaal › Medewerkers |
| Portaal | De website voor de beheerder: app.okloq.com, of het adres van de eigen dienst van je bedrijf. | – |
| Proefversie | 30 dagen gratis proberen, met 5 plaatsen. Je vraagt hem aan met een e-mailadres op okloq.com. | Portaal, label "Proefversie" bovenaan |
| Soort werk | Wat voor werk een regel is, bijvoorbeeld Dossierwerk, Correspondentie of Overleg. Okloq stelt het voor per programma; de medewerker kan het per regel aanpassen. | Portaal › Instellingen › Boeken; dagoverzicht |
| Specialist | Iemand van Okloq die meekijkt of helpt, na toestemming van de medewerker ("Vrijgeven en code tonen"), of die op jouw verzoek iets instelt. Wat de specialist doet, staat in het logboek. | Portaal › Logboek en meekijken |
| Systeemvak, menubalk | Waar het Okloq-pictogram staat: rechtsonder op Windows, bovenaan op de Mac. | Laptop van de medewerker |
| Toeslag buiten het scherm | Een percentage dat bovenop de gemeten tijd komt, voor nadenken, bellen en overleg. 35 % maakt van 1:00 gemeten 1:21. | Portaal › Instellingen › Boekregels |
| Tweestapsverificatie | Na je wachtwoord vraagt het portaal ook een code van zes cijfers uit een app op je telefoon. Voor een beheerder is dat verplicht. | Portaal › Beveiliging |
| Uitvoerbestand | Het CSV-bestand met goedgekeurde uren, voor een pakket zonder koppeling of voor de boekhouder. | Portaal › Instellingen › Uitvoerbestand; portaal › Uren › "Bestand voor uw pakket" |
| Vaste dagpost | Een vaste regel op de interne uren, op elke dag waarop iets te boeken valt, bijvoorbeeld 30 minuten "Opstarten en mail lezen". | Portaal › Instellingen › Boekregels › Vaste dagpost |
| Vaste prijs | Het bedrag dat je met de klant afsprak voor een dossier met een budget. De uren van dat dossier gaan dan niet per uur op de factuur. | Portaal › Budgetten |
| Vastliggen | Een dag staat al in het pakket, of op een factuur, en is daarom op de laptop niet meer aan te passen. Een correctie maak je in het pakket. | Dagoverzicht ("staat al in het pakket") |
| Vraagt aandacht | Het blok bovenaan het Overzicht met wat je nu moet nakijken: regels die niet zijn aangekomen, budgetten die bijna op of over zijn, medewerkers die niet goedkeuren of nog niet gekoppeld zijn. | Portaal › Overzicht |