Handleiding voor de beheerder › Deel A · Starten
1 Hoe Okloq werkt voor je bedrijf
Okloq schrijft de uren van je medewerkers voor hen. Niemand hoeft een klokje te starten. Okloq meet op de laptop, de medewerker keurt goed, en jij ziet in het portaal de uren die zijn goedgekeurd. Van daaruit gaan ze naar je pakket: de boekhoud-, uren- of projectsoftware van je bedrijf, zoals Moneybird, Exact of Simplicate.
Dit hoofdstuk legt uit hoe die stappen op elkaar aansluiten, en wat jij als beheerder wel en niet te zien krijgt.
1.1 Laptop, medewerker, portaal, pakket
De uren gaan in vier stappen van de laptop naar je pakket.
| Stap | Waar | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| 1. Meten | Laptop van de medewerker | Okloq houdt bij welk venster vooraan staat en hoe lang. Staat er een dossiernummer in de venstertitel, het pad van het bestand of het onderwerp van een mail, dan weet Okloq bij welk dossier die tijd hoort. Een dossier is een project, opdracht of zaak; Okloq noemt het een dossier. |
| 2. Goedkeuren | Laptop van de medewerker | Aan het eind van de dag maakt Okloq een voorstel in het dagoverzicht. De medewerker past aan wat niet klopt en klikt op "Goedkeuren". |
| 3. Portaal | app.okloq.com, of het adres van je eigen dienst | De goedgekeurde regels komen bij het volgende contact binnen, meestal binnen vijf minuten. Je ziet ze onder Uren, met de stand van je budgetten. |
| 4. Pakket | Je eigen pakket | Met een koppeling zet Okloq de uren door naar je pakket. Zonder koppeling download je een bestand voor je pakket of je boekhouder. |
Wat een medewerker niet goedkeurt, blijft op zijn laptop. Okloq stuurt nooit uit zichzelf een dag door.
Jij bepaalt in het portaal hoe Okloq op alle laptops werkt: waar de dossiers staan, hoe er wordt afgerond, welke boekregels gelden. Die instellingen voor iedereen haalt elke laptop zelf op (hoofdstuk 6 “Hoe de instellingen voor iedereen werken”). Hoe het doorzetten naar je pakket werkt, lees je in hoofdstuk 17 “Hoe een koppeling werkt”.
Hoe dit voor de medewerker zelf werkt, staat in hoofdstuk 1 “Wat Okloq doet” in de handleiding voor de medewerker.
1.2 Wat jij als beheerder ziet, en wat niet
Okloq is gemaakt om uren te schrijven, niet om mensen te volgen. Het portaal krijgt daarom alleen wat de medewerker zelf heeft goedgekeurd. Onderaan het Overzicht staat het ook: "Hier staan alleen uren die medewerkers zelf hebben goedgekeurd. Wat een laptop meet, blijft op die laptop."
| Dit zie je in het portaal | Dit zie je níet |
|---|---|
| per goedgekeurde regel: medewerker, dag, dossier, soort werk, tijd en omschrijving | welke programma's, vensters, bestanden of mails iemand open had |
| of een regel meerwerk is, of ontwikkelwerk | hoe laat iemand begon, pauze nam of stopte |
| per laptop: de naam van de computer, de versie van Okloq en wanneer hij voor het laatst contact had | tijd die de medewerker op "Niet boeken" zette, of waarvan hij niet koos waar hij bij hoort |
| de laatste dag waarop iemand uren goedkeurde, en hoeveel werkdagen nog openstaan | dagen die nog niet zijn goedgekeurd |
| in het logboek: wanneer een laptop is gekoppeld en wanneer een specialist meekeek | de metingen zelf: die staan alleen op de laptop, ook als jij erom vraagt |
De omschrijving van een regel gaat wel mee. Okloq stelt hem voor uit de venstertitel of de bestandsnaam, bijvoorbeeld "Word: Berekening leuning". De medewerker leest hem na en past hem aan voordat hij goedkeurt.
Gebruikt je bedrijf boekregels met een vast begin van de dag (hoofdstuk 9 “Boekregels”), dan krijgt elke regel ook een begintijd. Die rekent Okloq uit: de regels sluiten op elkaar aan vanaf bijvoorbeeld 7:30. Het zijn dus niet de tijden waarop iemand echt werkte.
Een tekst voor je team
Mensen vragen bij urenregistratie vaak eerst: "Wat ziet mijn werkgever?" Je kunt de tekst hieronder overnemen in een mail of op het intranet.