Handleiding voor de beheerder › Deel A · Starten
3 Rondleiding door het portaal
Na het aanmelden kom je op het Overzicht. Links staat de zijbalk waarmee je alle pagina's van het portaal opent. Dit hoofdstuk loopt ze kort langs, zodat je weet waar je wat vindt.
3.1 De zijbalk: Werk en Beheer
Bovenaan de zijbalk staat voor welk bedrijf je werkt, bijvoorbeeld "Portaal van Brugwerk Ingenieurs". Daaronder staan de pagina's in twee groepen.
Werk gaat over de uren zelf:
| Pagina | Wat je er doet | Hoofdstuk |
|---|---|---|
| Overzicht | In één oogopslag zien wat aandacht vraagt, hoeveel er deze maand is goedgekeurd en hoe de budgetten ervoor staan. | 3.2 |
| Uren | Alle goedgekeurde uren bekijken, per medewerker of per dossier, en een bestand of PDF downloaden. | hoofdstuk 13 “Uren” |
| Budgetten | Begrote uren en vaste prijzen per dossier vastleggen en volgen. | hoofdstuk 14 “Budgetten” |
| Ontwikkeling | Zien hoeveel tijd er in eigen software en sjablonen gaat. | hoofdstuk 16 “Ontwikkeling” |
| Factureren | Uurtarieven vastleggen en facturen voorbereiden. De pagina Tarieven hoort hierbij. | hoofdstuk 15 “Tarieven en factureren” |
Beheer gaat over hoe Okloq bij je bedrijf werkt:
| Pagina | Wat je er doet | Hoofdstuk |
|---|---|---|
| Medewerkers | Medewerkers toevoegen, koppelcodes maken, laptops intrekken. | hoofdstuk 4 “Medewerkers” |
| Koppelingen | De koppeling met je pakket instellen. | hoofdstuk 17 “Hoe een koppeling werkt” |
| Instellingen | De instellingen voor iedereen: dossiers, afronden, boekregels, uitvoer. | hoofdstuk 6 “Hoe de instellingen voor iedereen werken” |
| Logboek en meekijken | Zien wie wat heeft gedaan in het portaal, en wanneer een specialist meekeek. | hoofdstuk 19 “Logboek en meekijken” |
Onder de pagina's staat Handleiding. Die opent in een nieuw venster het hoofdstuk van deze handleiding dat bij de pagina hoort waar je bent. Op Budgetten is dat bijvoorbeeld hoofdstuk 14 “Budgetten”.
Bij twee pagina's kan een rood getal staan:
- bij Uren: het aantal regels dat niet in je pakket is aangekomen. Dat zie je alleen als je een koppeling hebt;
- bij Budgetten: het aantal lopende budgetten dat over is. Een budget dat bijna op is, telt hier niet mee.
Onderaan de zijbalk
- De taalknoppen "Nederlands", "English", "Deutsch" en "Français". Het portaal onthoudt je keuze bij je account, dus ook in een andere browser. Een mail met een koppelcode gaat in de taal die je op dat moment gebruikt. Op de laptop kiest elke medewerker zijn taal zelf (hoofdstuk 16 “Als je bedrijf de instellingen beheert” in de handleiding voor de medewerker).
- Je naam. Klik erop om je wachtwoord te wijzigen (hoofdstuk 2 “Proefversie en eerste aanmelding”).
- "Beheerder · Beveiliging". Via Beveiliging kom je bij je tweestapsverificatie en je herstelcodes.
- "Afmelden". Doe je een tijd niets in het portaal, dan word je na acht uur vanzelf afgemeld.
3.2 Het Overzicht en "Vraagt aandacht"
Bovenaan het Overzicht staat de datum van vandaag en de maand waar de cijfers over gaan, bijvoorbeeld "donderdag 29 oktober 2026 · goedgekeurde uren van oktober".
Vraagt aandacht
Het eerste blok is "Vraagt aandacht", met erachter het aantal punten. Elk punt heeft een knop die je naar de goede pagina brengt. Is er niets, dan staat er "Niets dat aandacht vraagt."
| Punt | Wanneer | Knop |
|---|---|---|
| bijvoorbeeld "3 regels zijn niet aangekomen in Moneybird", met de melding van het pakket | Regels konden niet naar je pakket. Alleen met een koppeling. | "Bekijken", naar Uren |
| "Budget overschreden: 2026-0171 Parkeergarage Noord", met "216:15 van 200:00 uur besteed (108%)." | Een lopend budget is over de 100 %. | "Budget bekijken" |
| "Budget bijna op: 2026-0142 Fietsbrug Spoorzone" | Een lopend budget is over de drempel. | "Budget bekijken" |
| "Daan Mulder heeft sinds vrijdag 23 oktober niets goedgekeurd", met "3 werkdagen staan nog op de laptop. Het portaal ziet uren pas na goedkeuren." | Iemand met een gekoppelde laptop heeft 3 werkdagen of langer niets goedgekeurd. Heeft hij nog nooit iets goedgekeurd, dan staat er "… heeft nog nooit uren goedgekeurd". | "Medewerker bekijken" |
| "Mila Hendriks is nog niet gekoppeld", of "2 medewerkers zijn nog niet gekoppeld" | Een medewerker heeft geen laptop en geen koppelcode die nog openstaat. | "Koppelcode maken", naar Medewerkers |
Werkdagen zijn maandag tot en met vrijdag. Vandaag telt niet mee: wie op maandag voor het laatst goedkeurde, staat er op vrijdag bij.
De drie tegels
Onder "Vraagt aandacht" staan drie tegels.
- "Goedgekeurd in oktober": het totaal van de maand, bijvoorbeeld 1073:30, met hoeveel medewerkers en dossiers dat waren. Het telt alle goedgekeurde uren van de 1e tot en met vandaag.
- "Doorgezet naar Moneybird" (of de naam van je eigen pakket): hoeveel regels van deze maand in je pakket staan en hoeveel er nog wachten. Komen er regels niet aan, dan staat het aantal er in rood bij. Heb je geen koppeling, dan heet de tegel "Koppeling met uw pakket" en staat er "Uit", met links naar Koppelingen en Uren. Zo staat het in het beeld: het demoportaal heeft geen koppeling.
- "Licentie": hoeveel plaatsen in gebruik zijn, bijvoorbeeld "7 van 10 plaatsen", met tot wanneer de licentie geldt. Is er iemand nog niet gekoppeld, dan staat dat er in plaats van de datum. Wat een plaats is, lees je in hoofdstuk 4 “Medewerkers”.
Medewerkers en lopende budgetten
Onderaan staan twee lijsten.
- "Medewerkers": per medewerker de goedgekeurde uren van deze maand, met een balk, en wanneer hij voor het laatst goedkeurde, bijvoorbeeld "laatst wo 28 okt". Staan er 3 werkdagen of meer open, dan staat dat eronder, bijvoorbeeld "3 werkdagen open". Een beheerder zonder laptop staat hier niet tussen. Met "Alle uren" ga je naar Uren.
- "Lopende budgetten": elk lopend budget met de stand, bijvoorbeeld "95:00 van 120:00", en een balk. De budgetten die het verst zijn staan bovenaan. Klik op een dossiernummer om het budget te openen.