Saisie des temps pour avocats
Saisie des temps sans chronomètre, par dossier
Quand on facture par tranches de six minutes, on ne perd pas de temps sur les gros actes de procédure, mais sur tout ce qu’il y a entre les deux : l’e-mail rapide, l’appel téléphonique, la pièce relue en vitesse. Okloq enregistre ce temps pendant que vous travaillez, et en fin de journée vous validez ce qui part au cabinet.
Fonctionnement
Le numéro de dossier est déjà là
Dans le nom du fichier du projet d’acte, dans l’objet de l’e-mail, dans le répertoire du dossier. Okloq n’a besoin de rien de plus.
Okloq regarde quelle fenêtre est au premier plan et y cherche le numéro de dossier : dans le titre de la fenêtre, dans le chemin du fichier pour Word, Excel et PowerPoint, et dans l’objet de l’e-mail ouvert dans Outlook. Seuls les numéros de votre propre liste de dossiers comptent. À 17 h, une proposition vous attend, par dossier et par type de travail.
- Arrondi à six minutesOkloq arrondit le total du jour à un multiple de 6 (ou 15) minutes et le répartit entre les lignes.
- Les appels vidéo comptent aussiPendant un appel dans Teams ou Zoom, le temps continue de compter, même si vous ne tapez rien. Okloq vérifie seulement si le micro est utilisé.
- Appels téléphoniquesVos appels professionnels sur téléphone sont pris en compte grâce à l’application pour Android et iPhone.
- Non reconnu, non imputéLe temps sans numéro de dossier apparaît à part. Vous le rattachez à un dossier en un seul choix, ou vous le laissez.
Confidentialité
Le contenu de vos dossiers reste sur votre ordinateur
Un relevé d’heures, pas un outil de surveillance. Pour un cabinet d’avocats, ce n’est pas un détail.
- Titres de fenêtre, noms de fichiers et objets d’e-mailsRestent chiffrés sur l’ordinateur et sont effacés après trente jours.
- Ni frappes au clavier, ni captures d’écranOkloq ne lit pas ce que vous tapez, ni le contenu de vos pièces et e-mails.
- Seules les heures validées sortentLe dossier, le type de travail, le nombre d’heures et la description que vous avez vérifiée. Vers des serveurs dans l’UE.
- La description sous votre contrôleL’administrateur peut désactiver la proposition de description pour tout le cabinet. Dès qu’une ligne figure dans votre logiciel, Okloq efface la description.
Après la validation
Vers votre logiciel de gestion de cabinet ou de comptabilité
Si votre cabinet facture depuis Moneybird, Exact Online, Simplicate ou un autre logiciel de la liste des connexions, les heures validées y arrivent automatiquement.
Les limites actuelles
Pour les logiciels de gestion utilisés par les cabinets d’avocats néerlandais, nous n’avons trouvé aucune interface publique permettant à un autre programme de fournir des heures. En attendant, les heures arrivent dans votre comptabilité sous forme de fichier d’export (CSV) ou de relevé d’heures en PDF. Le travail effectué hors de l’ordinateur, comme une audience ou un rendez-vous sans ordinateur, n’y figure pas automatiquement. Et si votre cabinet travaille surtout sur des dossiers d’aide juridictionnelle à rémunération forfaitaire, une saisie plus précise ne rapporte pas de chiffre d’affaires supplémentaire ; Okloq sert alors surtout à votre propre suivi.
Les questions des avocats
Ce que vous voulez savoir avant de commencer
Quelle formule convient à un cabinet d’avocats ?
La formule Facturation horaire, pour les avocats, conseillers fiscaux et consultants qui facturent à l’heure. Si vous travaillez seul, la formule Solo convient aussi. Les prix figurent sur la page Tarifs.
Un collègue ou les associés peuvent-ils voir ce que j’ai fait sur mon ordinateur ?
Non. Les autres ne voient que les heures que vous avez validées : par jour, par dossier et par type de travail. Les pièces ou e-mails que vous aviez ouverts et l’heure à laquelle vous avez travaillé sur quoi n’arrivent même pas au service.
Dois-je prendre des dispositions au titre du RGPD en tant qu’employeur ?
Oui. Vous informez vos collaborateurs et procédez à la mise en balance prévue par le RGPD, souvent avec une AIPD. Le contrat de sous-traitance et un modèle d’AIPD sont prêts. Ce n’est pas un conseil juridique.
Sur quels ordinateurs Okloq fonctionne-t-il ?
Sous Windows 10 et 11. La version pour Mac est encore en phase de test.
Essayez-le sur vos propres dossiers
Trente jours gratuits, sans engagement
Okloq est en bêta. Vous l’utilisez pendant trente jours sur vos propres dossiers ; ensuite, l’application s’arrête d’elle-même et aucune facture ne suit.