Saisie des temps pour experts-comptables
De nombreux clients sur une même journée, sans rien reconstituer
Une déclaration ici, une question là, des comptes annuels qui attendent sur la pile. Reconstituer après coup prend du temps et est rarement exact. Okloq organise automatiquement votre journée par client et par type de travail. Vous vérifiez et validez.
Fonctionnement
Le numéro de client montre le chemin
Dans le nom du répertoire du client, dans le nom du fichier du classeur, dans l’objet de l’e-mail.
Okloq cherche le numéro dans le titre de la fenêtre, dans le chemin du fichier pour Word, Excel et PowerPoint, et dans l’objet de l’e-mail ouvert dans Outlook. Okloq lit votre liste de projets dans un répertoire de l’ordinateur ou du lecteur réseau, ou dans une liste que vous enregistrez depuis Excel. En fin de journée, une proposition vous attend.
- Type de travail par lignePar exemple l’établissement des comptes, la déclaration ou le conseil, modifiable avant la validation.
- Heures internes à partLe temps qui n’appartient à aucun client peut être imputé sur un numéro interne.
- Prix forfaitaire et travaux supplémentairesDes comptes annuels à prix forfaitaire ? Fixez le budget et voyez pendant le travail s’il tient. Les travaux supplémentaires se cochent à part ; ils sont, eux, facturés à l’heure.
Après la validation
Heures ou facture, dans le logiciel que vous utilisez déjà
- En heuresVers Moneybird, Exact Online, Simplicate, Gripp, Productive, Scoro et Teamleader Focus.
- En brouillon de factureVers e-Boekhouden, SnelStart, Jortt et Rompslomp : par client et par mois, avec le taux horaire que vous définissez par collaborateur dans le portail. Rien ne part automatiquement.
- En relevé pour le clientLe relevé d’heures en PDF, par mois, avec un récapitulatif par dossier. Et un fichier CSV pour tout autre logiciel.
Les limites actuelles
Si votre cabinet travaille toute la journée dans un seul logiciel en ligne, le titre de la fenêtre ne contient souvent aucun numéro de client. Okloq ne reconnaît alors pas le client automatiquement ; vous attribuez ce temps à la main dans la vue de la journée. Il n’existe pas encore de connexion pour Twinfield. Les connexions sont développées et sont actuellement testées avec les premiers utilisateurs sur de vraies comptabilités.
En équipe
Une vue par client, sans surveillance
Dans le portail, vous voyez les heures validées par client et par collaborateur, suivez les budgets et définissez les paramètres pour tout le cabinet. Ce que quelqu’un a fait d’autre sur son ordinateur, vous ne le voyez pas : les titres de fenêtre, noms de fichiers et objets d’e-mails restent sur l’ordinateur et sont effacés après trente jours. Les heures validées sont stockées sur des serveurs dans l’UE.
Les questions des experts-comptables
Ce que vous voulez savoir avant de commencer
Quelle formule convient à un cabinet d’expertise comptable ou de tenue de comptabilité ?
En général, la formule Cabinet. Si vous facturez surtout à l’heure, par exemple pour le conseil fiscal, la formule Facturation horaire convient. Les prix figurent sur la page Tarifs.
Cela fonctionne-t-il avec des répertoires clients sur un lecteur réseau, SharePoint ou Dropbox ?
Okloq lit la liste des projets dans un répertoire que l’ordinateur peut ouvrir comme un répertoire ordinaire, ou dans une liste issue d’Excel. Le bouton de test des paramètres vous montre immédiatement quels clients sont trouvés.
Et si un client n’est pas reconnu ?
Ce temps apparaît alors comme non attribué dans la vue de la journée. Vous le rattachez à un client en un seul choix, ou vous le laissez : le temps non attribué n’est pas imputé.
Sur quels ordinateurs Okloq fonctionne-t-il ?
Sous Windows 10 et 11. La version pour Mac est encore en phase de test.
Essayez-le sur vos propres clients
Trente jours gratuits, avec toute votre équipe
Okloq est en bêta. La version d’essai comprend cinq places ; après trente jours, l’application s’arrête d’elle-même et aucune facture ne suit.