Urenregistratie voor accountants
Veel klanten op één dag, zonder te reconstrueren
Een aangifte hier, een vraag daar, een jaarrekening die op de stapel blijft liggen. Achteraf terugzoeken kost tijd en klopt zelden. Okloq zet je dag vanzelf op een rij per klant en per soort werk. Jij kijkt het na en keurt goed.
Zo werkt het
Het klantnummer wijst de weg
In de mapnaam van de klant, in de bestandsnaam van de werkmap, in het onderwerp van de mail.
Okloq zoekt het nummer in de venstertitel, in het bestandspad bij Word, Excel en PowerPoint en in het onderwerp van de open mail in Outlook. Je projectlijst leest Okloq uit een map op de laptop of de netwerkschijf, of uit een lijst die je uit Excel opslaat. Aan het eind van de dag ligt er een voorstel klaar.
- Soort werk per regelZoals samenstellen, aangifte of advies, aan te passen voordat je goedkeurt.
- Interne uren apartTijd die bij geen klant hoort, kan op één intern nummer.
- Vaste prijs en meerwerkEen jaarrekening tegen een vaste prijs? Leg het budget vast en zie tijdens het werk of het past. Meerwerk vink je apart aan; dat wordt wel per uur gedeclareerd.
Na het goedkeuren
Uren of factuur, in het pakket dat je al gebruikt
- Als urenNaar Moneybird, Exact Online, Simplicate, Gripp, Productive, Scoro en Teamleader Focus.
- Als conceptfactuurNaar e-Boekhouden, SnelStart, Jortt en Rompslomp: per klant per maand, met het uurtarief dat je in het portaal per medewerker instelt. Er gaat niets vanzelf de deur uit.
- Als overzicht voor de klantHet urenoverzicht als pdf, per maand, met een samenvatting per dossier. En een CSV-bestand voor elk ander pakket.
Waar het nu nog tekortschiet
Werkt je kantoor de hele dag in één online pakket, dan staat er in de venstertitel vaak geen klantnummer. Okloq herkent de klant dan niet vanzelf; die tijd wijs je in het dagoverzicht met de hand toe. Voor Twinfield is er nog geen koppeling. De koppelingen zijn gebouwd en worden nu met de eerste gebruikers op echte administraties getest.
In een team
Inzicht per klant, zonder meekijken
In het portaal zie je de goedgekeurde uren per klant en per medewerker, volg je budgetten en stel je de instellingen voor het hele kantoor in. Wat iemand verder op zijn laptop deed, zie je niet: venstertitels, bestandsnamen en onderwerpen van mails blijven op de laptop en worden na dertig dagen gewist. De goedgekeurde uren staan op servers in de EU.
Vragen van accountants
Wat je wilt weten voordat je begint
Welk pakket past bij een accountants- of administratiekantoor?
Meestal Kantoor. Declareren jullie vooral per uur, zoals bij belastingadvies, dan past Uurdeclaranten. De prijzen staan op de pagina Prijzen.
Werkt het met klantmappen op een netwerkschijf, SharePoint of Dropbox?
Okloq leest de projectlijst uit een map die de laptop als gewone map kan openen, of uit een lijst uit Excel. Met de testknop in de instellingen zie je meteen welke klanten gevonden worden.
Wat als een klant niet herkend wordt?
Dan staat die tijd als niet toegewezen in het dagoverzicht. Met één keuze hang je hem aan een klant, of je laat hem staan: niet-toegewezen tijd wordt niet geboekt.
Op welke computers werkt het?
Op Windows 10 en 11. De versie voor de Mac zit nog in de testfase.
Probeer het op je eigen klanten
Dertig dagen gratis, met je hele team
Okloq is in bèta. De proefversie heeft vijf plaatsen; na dertig dagen stopt de app vanzelf en volgt er geen factuur.