Zeiterfassung für Steuerberater und Buchhaltungsbüros
Viele Mandanten an einem Tag, ohne Rekonstruieren
Eine Steuererklärung hier, eine Frage dort, ein Jahresabschluss, der liegen bleibt. Im Nachhinein rekonstruieren kostet Zeit und stimmt selten. Okloq ordnet Ihren Tag von selbst nach Mandant und Tätigkeitsart. Sie prüfen und geben frei.
So funktioniert es
Die Mandantennummer zeigt den Weg
Im Ordnernamen des Mandanten, im Dateinamen der Arbeitsmappe, im Betreff der Mail.
Okloq sucht die Nummer im Fenstertitel, im Dateipfad bei Word, Excel und PowerPoint und im Betreff der geöffneten Mail in Outlook. Ihre Projektliste liest Okloq aus einem Ordner auf dem Laptop oder dem Netzlaufwerk oder aus einer Liste, die Sie aus Excel speichern. Am Ende des Tages liegt ein Vorschlag bereit.
- Tätigkeitsart pro ZeileEtwa Abschlusserstellung, Steuererklärung oder Beratung, anpassbar, bevor Sie freigeben.
- Interne Stunden gesondertZeit, die zu keinem Mandanten gehört, kann auf eine interne Nummer gehen.
- Festpreis und MehrarbeitEin Jahresabschluss zum Festpreis? Legen Sie das Budget fest und sehen Sie während der Arbeit, ob es reicht. Mehrarbeit kreuzen Sie gesondert an; sie wird nach Stunden abgerechnet.
Nach der Freigabe
Stunden oder Rechnung, in der Software, die Sie schon nutzen
- Als StundenAn Moneybird, Exact Online, Simplicate, Gripp, Productive, Scoro und Teamleader Focus.
- Als RechnungsentwurfAn e-Boekhouden, SnelStart, Jortt und Rompslomp: pro Mandant und Monat, mit dem Stundensatz, den Sie im Portal pro Mitarbeiter festlegen. Nichts wird automatisch verschickt.
- Als Übersicht für den MandantenDie Stundenübersicht als PDF, pro Monat, mit einer Zusammenfassung pro Projekt. Und eine CSV-Datei für jede andere Software.
Wo es derzeit hakt
Arbeitet Ihr Büro den ganzen Tag in einer einzigen Online-Software, steht im Fenstertitel oft keine Mandantennummer. Okloq erkennt den Mandanten dann nicht von selbst; diese Zeit ordnen Sie in der Tagesübersicht von Hand zu. Für Twinfield gibt es noch keine Anbindung. Die Anbindungen sind gebaut und werden jetzt mit den ersten Nutzern an echten Buchhaltungen getestet.
Im Team
Überblick pro Mandant, ohne Überwachung
Im Portal sehen Sie die freigegebenen Stunden pro Mandant und pro Mitarbeiter, verfolgen Budgets und legen die Einstellungen für das ganze Büro fest. Was jemand sonst auf seinem Laptop getan hat, sehen Sie nicht: Fenstertitel, Dateinamen und Betreffzeilen bleiben auf dem Laptop und werden nach dreißig Tagen gelöscht. Die freigegebenen Stunden liegen auf Servern in der EU.
Fragen von Steuerberatern
Was Sie vor dem Start wissen sollten
Welches Paket passt zu einem Steuerberatungs- oder Buchhaltungsbüro?
Meistens Büro. Rechnen Sie überwiegend nach Stunden ab, etwa bei der Steuerberatung, passt Stundenabrechner. Die Preise stehen auf der Seite Preise.
Funktioniert es mit Mandantenordnern auf einem Netzlaufwerk, in SharePoint oder Dropbox?
Okloq liest die Projektliste aus einem Ordner, den der Laptop als normalen Ordner öffnen kann, oder aus einer Liste aus Excel. Mit der Testschaltfläche in den Einstellungen sehen Sie sofort, welche Mandanten gefunden werden.
Was passiert, wenn ein Mandant nicht erkannt wird?
Dann steht diese Zeit als nicht zugeordnet in der Tagesübersicht. Mit einem Klick ordnen Sie sie einem Mandanten zu, oder Sie lassen sie stehen: Nicht zugeordnete Zeit wird nicht gebucht.
Auf welchen Computern funktioniert es?
Auf Windows 10 und 11. Die Version für den Mac ist noch in der Testphase.
Testen Sie es mit Ihren eigenen Mandanten
Dreißig Tage kostenlos, mit Ihrem ganzen Team
Okloq ist in der Beta. Die Testversion hat fünf Plätze; nach dreißig Tagen hört die App von selbst auf, und es folgt keine Rechnung.