Urenregistratie voor advocaten
Tijdschrijven zonder stopwatch, per dossier
Wie in eenheden van zes minuten declareert, verliest geen tijd op de grote processtukken, maar op alles daartussen: de korte mail, het telefoontje, het stuk dat je even nalas. Okloq legt die tijd vast terwijl je werkt, en jij keurt aan het eind van de dag goed wat er naar kantoor gaat.
Zo werkt het
Het dossiernummer staat er al
In de bestandsnaam van het concept, in het onderwerp van de mail, in de map van het dossier. Meer heeft Okloq niet nodig.
Okloq kijkt welk venster vooraan staat en zoekt daarin het dossiernummer: in de venstertitel, in het bestandspad bij Word, Excel en PowerPoint, en in het onderwerp van de open mail in Outlook. Alleen nummers uit je eigen dossierlijst tellen mee. Om vijf uur ligt er een voorstel klaar, per dossier en per soort werk.
- Afronden op zes minutenOkloq rondt het dagtotaal af op een veelvoud van 6 (of 15) minuten en verdeelt dat over de regels.
- Ook de videocall teltTijdens een gesprek in Teams of Zoom loopt de tijd door, ook als je niets typt. Okloq kijkt alleen of de microfoon in gebruik is.
- TelefoongesprekkenZakelijke gesprekken op je telefoon neem je mee met de app voor Android en iPhone.
- Niet herkend is niet geboektTijd zonder dossiernummer staat apart. Met één keuze hang je hem aan een dossier, of je laat hem staan.
Vertrouwelijkheid
Wat in je dossiers staat, blijft op je laptop
Een urenstaat, geen volgsysteem. Dat is voor een advocatenkantoor geen detail.
- Venstertitels, bestandsnamen en onderwerpen van mailsBlijven versleuteld op de laptop en worden na dertig dagen gewist.
- Geen toetsaanslagen, geen schermafbeeldingenOkloq leest niet wat je typt en niet wat er in je stukken en mails staat.
- Alleen goedgekeurde uren gaan de deur uitDossier, soort werk, aantal uren en de omschrijving die jij hebt nagekeken. Naar servers in de EU.
- Omschrijving in eigen handHet voorstel voor de omschrijving kan de beheerder voor het hele kantoor uitzetten. Zodra een regel in je pakket staat, wist Okloq de omschrijving.
Na het goedkeuren
Naar je praktijk- of boekhoudpakket
Factureert je kantoor uit Moneybird, Exact Online, Simplicate of een ander pakket uit de lijst met koppelingen, dan gaan de goedgekeurde uren daar vanzelf naartoe.
Waar het nu nog tekortschiet
Voor de praktijkpakketten in de advocatuur hebben we geen openbare koppeling gevonden waarmee een ander programma uren kan aanleveren. Tot die er is, gaan de uren als uitvoerbestand (CSV) of als urenoverzicht in pdf naar je administratie. Werk buiten de laptop, zoals een zitting of een bespreking zonder laptop, komt er niet vanzelf in. En draait je kantoor vooral op toevoegingen met een vaste vergoeding, dan levert nauwkeuriger tijdschrijven geen extra omzet op; Okloq is dan vooral handig voor je eigen inzicht.
Vragen van advocaten
Wat je wilt weten voordat je begint
Welk pakket past bij een advocatenkantoor?
Het pakket Uurdeclaranten, voor advocaten, belastingadviseurs en adviseurs die per uur declareren. Werk je alleen, dan kan ook Solo. De prijzen staan op de pagina Prijzen.
Kan een collega of de maatschap zien wat ik op mijn laptop deed?
Nee. Anderen zien alleen de uren die jij hebt goedgekeurd: per dag, per dossier en per soort werk. Welke stukken of mails je open had en hoe laat je waaraan werkte, komt niet eens bij de dienst aan.
Moet ik als werkgever iets regelen voor de AVG?
Ja. Je informeert je medewerkers en maakt de afweging onder de AVG, vaak met een DPIA. De verwerkersovereenkomst en een voorbeeld-DPIA liggen klaar. Dit is geen juridisch advies.
Op welke computers werkt het?
Op Windows 10 en 11. De versie voor de Mac zit nog in de testfase.
Probeer het op je eigen dossiers
Dertig dagen gratis, zonder verplichtingen
Okloq is in bèta. Je werkt er dertig dagen mee op je eigen dossiers; daarna stopt de app vanzelf en volgt er geen factuur.