Zeiterfassung für Anwälte
Zeiterfassung ohne Stoppuhr, pro Akte
Wer im Sechs-Minuten-Takt abrechnet, verliert die Zeit nicht bei den großen Schriftsätzen, sondern bei allem dazwischen: der kurzen Mail, dem Telefonat, dem Schriftstück, das Sie kurz gegengelesen haben. Okloq erfasst diese Zeit, während Sie arbeiten, und Sie geben am Ende des Tages frei, was an die Kanzlei geht.
So funktioniert es
Die Aktennummer steht schon da
Im Dateinamen des Entwurfs, im Betreff der Mail, im Ordner der Akte. Mehr braucht Okloq nicht.
Okloq sieht, welches Fenster im Vordergrund ist, und sucht darin die Aktennummer: im Fenstertitel, im Dateipfad bei Word, Excel und PowerPoint und im Betreff der geöffneten Mail in Outlook. Nur Nummern aus Ihrer eigenen Aktenliste zählen. Um fünf Uhr liegt ein Vorschlag bereit, pro Akte und pro Tätigkeitsart.
- Runden auf sechs MinutenOkloq rundet die Tagessumme auf ein Vielfaches von 6 (oder 15) Minuten und verteilt sie auf die Zeilen.
- Auch der Videocall zähltWährend eines Gesprächs in Teams oder Zoom läuft die Zeit weiter, auch wenn Sie nichts tippen. Okloq prüft nur, ob das Mikrofon verwendet wird.
- TelefonateGeschäftliche Telefonate auf Ihrem Telefon erfassen Sie mit der App für Android und iPhone.
- Nicht erkannt heißt nicht gebuchtZeit ohne Aktennummer steht gesondert. Mit einem Klick ordnen Sie sie einer Akte zu, oder Sie lassen sie stehen.
Verschwiegenheit
Was in Ihren Akten steht, bleibt auf Ihrem Laptop
Ein Stundenzettel, kein Überwachungssystem. Für eine Anwaltskanzlei ist das kein Detail.
- Fenstertitel, Dateinamen und BetreffzeilenBleiben verschlüsselt auf dem Laptop und werden nach dreißig Tagen gelöscht.
- Keine Tastatureingaben, keine BildschirmfotosOkloq liest nicht, was Sie tippen, und nicht, was in Ihren Schriftstücken und Mails steht.
- Nur freigegebene Stunden verlassen den LaptopAkte, Tätigkeitsart, Stundenzahl und die Beschreibung, die Sie geprüft haben. An Server in der EU.
- Die Beschreibung in Ihrer HandDen Vorschlag für die Beschreibung kann der Administrator für die ganze Kanzlei abschalten. Sobald eine Zeile in Ihrer Software steht, löscht Okloq die Beschreibung.
Nach der Freigabe
In Ihre Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware
Rechnet Ihre Kanzlei mit Moneybird, Exact Online, Simplicate oder einer anderen Software aus der Liste der Anbindungen ab, gehen die freigegebenen Stunden automatisch dorthin.
Wo es derzeit hakt
Für die in niederländischen Kanzleien üblichen Kanzleiprogramme haben wir keine öffentliche Schnittstelle gefunden, über die ein anderes Programm Stunden liefern kann. Bis es eine gibt, gehen die Stunden als Exportdatei (CSV) oder als Stundenübersicht im PDF-Format an Ihre Buchhaltung. Arbeit ohne Laptop, etwa ein Gerichtstermin oder eine Besprechung ohne Laptop, kommt nicht von selbst hinein. Und arbeitet Ihre Kanzlei überwiegend in Pflichtmandaten und Prozesskostenhilfesachen mit fester Vergütung, bringt genaueres Erfassen keinen zusätzlichen Umsatz; dann ist Okloq vor allem für Ihren eigenen Überblick nützlich.
Fragen von Anwälten
Was Sie vor dem Start wissen sollten
Welches Paket passt zu einer Anwaltskanzlei?
Das Paket Stundenabrechner, für Anwälte, Steuerberater und Berater, die nach Stunden abrechnen. Arbeiten Sie allein, passt auch Solo. Die Preise stehen auf der Seite Preise.
Können Kollegen oder die Partner sehen, was ich auf meinem Laptop gemacht habe?
Nein. Andere sehen nur die Stunden, die Sie freigegeben haben: pro Tag, pro Akte und pro Tätigkeitsart. Welche Schriftstücke oder Mails Sie geöffnet hatten und wann Sie woran gearbeitet haben, kommt gar nicht erst beim Dienst an.
Muss ich als Arbeitgeber etwas für die DSGVO regeln?
Ja. Sie informieren Ihre Mitarbeiter und nehmen die Abwägung nach der DSGVO vor, oft mit einer DSFA. Der Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Muster-DSFA liegen bereit. Dies ist keine Rechtsberatung.
Auf welchen Computern funktioniert es?
Auf Windows 10 und 11. Die Version für den Mac ist noch in der Testphase.
Testen Sie es mit Ihren eigenen Akten
Dreißig Tage kostenlos, ohne Verpflichtungen
Okloq ist in der Beta. Sie arbeiten dreißig Tage damit an Ihren eigenen Akten; danach hört die App von selbst auf, und es folgt keine Rechnung.