Saisie automatique des temps pour les cabinets
Okloq note, sur l’ordinateur portable, le dossier sur lequel chacun travaille et en tire, en fin de journée, une proposition d’heures. Ce n’est qu’après validation que les heures partent vers le cabinet. Les fenêtres, les fichiers et les horaires ne quittent pas l’ordinateur.
Sur l’ordinateur du collaborateur
Ce qui a été mesuré reste ici
Stocké chiffré sur cet ordinateur. Les titres de fenêtre et les sources sont effacés après 30 jours.
Au cabinet
Uniquement ce qui a été validé
Par ligne : dossier, type de travail, heures et la description vérifiée par le collaborateur. Pas de fenêtres, pas l’heure à laquelle le travail a été fait. Le temps sans dossier reste sur l’ordinateur.
Exemple avec des données fictives.
Une journée de travail
Okloq tourne dans la zone de notification et mesure tout seul. Le collaborateur ne voit le résultat qu’une fois la journée terminée.
08:30Mesurer
Toutes les deux secondes : quel programme, quel titre et, pour Word, Excel, PowerPoint, l’Explorateur de fichiers et Outlook, également le chemin du fichier ou l’objet de l’e-mail ouvert. S’il contient un numéro de dossier que votre cabinet connaît, le temps est attribué à ce dossier.
17:10Vue de la journée
Avec une frise de la journée au-dessus et, pour chaque ligne, la raison : le document ou l’e-mail où figurait le numéro. Le dossier, le type de travail, la durée et la description sont modifiables.
17:12Valider
Un bouton. Jusqu’à ce moment, le cabinet ne sait rien de cette journée. Ensuite, seules les lignes de la vue partent vers le service : dossier, type de travail, heures et description.
17:13Transférer
Sous forme de ligne d’heures, de facture mensuelle ou de fichier, selon votre logiciel. Si une ligne échoue, le service réessaie et l’administrateur voit dans le portail ce qui est resté bloqué.
La vue de la journée
Une proposition qu’il faut tout revérifier ne fait gagner aucun temps. C’est pourquoi chaque ligne indique d’où vient le numéro de dossier.
Confidentialité
La différence tient à ce que le service peut recevoir. Dans les messages de l’ordinateur vers le service, il n’existe aucun champ pour les titres de fenêtre, les chemins de fichier ou les programmes. Ce qui n’y entre pas ne peut pas quitter l’ordinateur.
Seul le collaborateur le voit.
Seulement après validation, par jour.
Ni sur l’ordinateur, ni chez nous.
Confidentialité et sécurité, pour l’employeur et le collaborateur
Connexions
Okloq n’est pas un logiciel comptable et n’a pas vocation à le devenir. Les heures validées sont transférées vers le logiciel que vous utilisez déjà.
Des connexions ont été développées pour Moneybird, Exact Online, Simplicate, e-Boekhouden et SnelStart, pour les outils de suivi du temps Toggl Track, Harvest et Clockify ; s’y ajoutent une adresse web pour vos propres systèmes et un fichier d’export dont vous définissez vous-même les colonnes.
Soyons honnêtes : les connexions ont été développées d’après la documentation publique des logiciels et n’ont pas encore été éprouvées sur une vraie comptabilité. Nous configurons donc la connexion avec vous et la testons sur votre comptabilité.
| Logiciel | Ce qui arrive |
|---|---|
| Moneybird | Saisie de temps par ligne |
| Exact Online | Imputation d’heures par ligne |
| Simplicate | Ligne d’heures par ligne |
| Toggl Track | Saisie de temps par ligne |
| Harvest | Saisie de temps par ligne |
| Clockify | Saisie de temps par ligne |
| e-Boekhouden | Facture par client, par mois |
| SnelStart | Commande client par client, par mois |
| Votre propre système | Chaque ligne comme message vers une adresse web |
| Fichier | CSV avec vos propres colonnes, ou un relevé d’heures en PDF |
Pour qui
Facturer par tranches de six minutes exige de la précision, et ce sont justement le court e-mail et l’appel rapide qui se perdent. Okloq capte le travail effectué hors du logiciel de gestion du cabinet : Word, Outlook, PDF, Teams.
Le numéro de projet figure déjà dans le nom du répertoire et du fichier. C’est précisément ce que lit Okloq : la reconnaissance fonctionne donc sans rien configurer par projet.
De nombreux clients et tâches ponctuelles entremêlés sur une même journée. À la fin, chaque dossier client indique ce qui a été fait, prêt à être transféré vers votre logiciel.
Où nous en sommes
Okloq est développé mais pas encore commercialisé. Nous préférons que vous le lisiez ici plutôt que de le découvrir après une démo.
Application Windows. Mesure, reconnaissance des dossiers, vue de la journée, validation, état du budget par dossier, fichier d’export, mise en pause, assistance à distance par un spécialiste.
Service et portail. Collaborateurs et appareils, paramètres pour tout le cabinet, heures validées, budgets par dossier, facturation, journal, relevé d’heures en PDF.
Connexions. Développées pour huit logiciels, pas encore testées sur une vraie comptabilité.
Programme d’installation signé. Le programme d’installation n’est pas encore signé numériquement ; c’est prévu avant la première version.
Hébergement. Le service sera hébergé dans l’UE ; le prestataire n’est pas encore choisi.
Application mobile pour les appels professionnels. Elle est développée et éprouvée sur un téléphone Android, mais pas encore sur un iPhone, et pas encore téléchargeable.
Mac. Une version pour Mac est en cours de développement. Elle n’a pas encore été éprouvée sur un Mac et n’est pas encore disponible ; Okloq fonctionne actuellement sous Windows.
Faire connaissance
Okloq n’est pas encore commercialisé. Lors d’une démo, nous montrons la vue de la journée, le portail et le chemin vers votre logiciel, et nous discutons de ce qu’il faut encore ajouter pour votre cabinet.