Advocaten en juristen
Declareren per zes minuten vraagt om precisie, en juist de korte mail en het snelle telefoontje raken zoek. Okloq vangt het werk buiten het praktijkpakket: Word, Outlook, pdf’s, Teams.
Automatische urenregistratie voor kantoren
De laptop meet. De medewerker keurt goed. Het kantoor ziet alleen uren.
Okloq houdt op de laptop bij aan welk dossier iemand werkt en maakt daar aan het eind van de dag een urenvoorstel van. Pas na goedkeuren gaan de uren naar het kantoor. Vensters, bestanden en tijdstippen verlaten de laptop niet.
- Nog niet uitgebracht
- Voor Windows en Mac
- Dienst in de EU
Op de laptop van de medewerker
Wat er gemeten is, blijft hier
- 08:30–10:15Word2026-0142 Conceptdagvaarding.docx
- 10:15–10:35OutlookRE: 2026-0142 stukken wederpartij
- 10:35–11:00ChromeNieuws – Google Chrome
- 11:00–12:10WordP:\Dossiers\2026\2026-0150 De Vries BV\Overeenkomst v3.docx
- 12:10–12:50Acrobat2026-0163 Besluit op bezwaar.pdf
- 12:50–13:20OutlookE-mail: RE: 2026-0171 planning oplevering
- 13:20–13:55TeamsOverleg | Microsoft Teams
- 13:55–14:45Word2026-0142 Conceptdagvaarding.docx
Versleuteld opgeslagen op deze laptop. Venstertitels en bronnen worden na 30 dagen gewist.
Bij het kantoor
Alleen wat is goedgekeurd
- 2026-0142 Jansen – arbeidszaak2:30Opstellen stukken
- 2026-0142 Jansen – arbeidszaak0:15Correspondentie
- 2026-0150 De Vries BV1:15Opstellen stukken
- 2026-0163 Stichting Voorbeeld0:45Bestuderen stukken
- 2026-0171 Bakker BV0:30Correspondentie
- Totaal maandag5:15
Per regel: dossier, soort werk, uren en de omschrijving die de medewerker heeft nagekeken. Geen vensters, niet hoe laat er gewerkt is. Het uur zonder dossier blijft achter.
Voorbeeld met verzonnen gegevens.
Een werkdag
Niemand hoeft een klok te starten
Okloq draait in het systeemvak en meet zelf. De medewerker ziet het pas terug als de dag erop zit.
-
08:30Meten
Het programma kijkt welk venster vooraan staat
Elke twee seconden: welk programma, welke titel, en bij Word, Excel, PowerPoint, de Verkenner en Outlook ook het bestandspad of het onderwerp van de open e-mail. Staat daar een dossiernummer in dat uw kantoor kent, dan hoort de tijd bij dat dossier.
-
17:10Dagoverzicht
Eén regel per dossier en soort werk
Met een tijdlijn van de dag erboven en bij elke regel de reden: het document of de e-mail waarin het nummer stond. Dossier, soort werk, tijd en omschrijving zijn aan te passen.
-
17:12Goedkeuren
De medewerker beslist
Eén knop. Tot dat moment weet het kantoor niets over deze dag. Daarna gaan alleen de regels uit het overzicht naar de dienst: dossier, soort werk, uren en omschrijving.
-
17:13Doorzetten
De uren gaan door naar het pakket
Als urenregel, als factuur per maand of als bestand, afhankelijk van uw pakket. Lukt een regel niet, dan probeert de dienst het opnieuw en ziet de beheerder in het portaal wat er is blijven hangen.
Het dagoverzicht
Goedkeuren gaat sneller als u ziet waarom
Een voorstel dat u moet narekenen, scheelt geen tijd. Daarom staat onder elke regel waar het dossiernummer vandaan komt.
- Alleen bestaande dossiers tellenEen nummer geldt pas als het in de dossierlijst van uw kantoor staat: uw mappenstructuur of een lijst uit Excel.
- Nummers herkennen zonder programmeerwerkDe beheerder typt twee of drie echte dossiernummers; daaruit leidt Okloq af hoe een nummer eruitziet.
- Afronden zonder dat het dagtotaal verschuiftPer zes minuten of per kwartier.
- Tijd zonder dossierBlijft staan als ‘niet toegewezen’ en wordt niet geboekt, of komt op een dossier voor interne uren als uw kantoor dat instelt.
- Budget in beeld bij een vaste prijsLegt het kantoor begrote uren vast voor een dossier, dan staat in het dagoverzicht hoeveel er al op is, en volgt er een melding als het budget bijna op is.
Privacy
Een urenstaat, geen volgsysteem
Het verschil zit in wat de dienst kan ontvangen. In de berichten van laptop naar dienst bestaat geen veld voor venstertitels, bestandspaden of programma’s. Wat er niet in past, kan de laptop niet verlaten.
Blijft op de laptop
Alleen de medewerker ziet dit.
- Venstertitels en programma’s
- Bestandspaden en onderwerpen van e-mails
- Begin- en eindtijden, pauzes
- Alles wat niet is goedgekeurd
Gaat naar het kantoor
Pas na goedkeuren, per dag.
- Dossiernummer en -naam
- Soort werk
- Aantal minuten
- De omschrijving zoals de medewerker die heeft goedgekeurd
Wordt nooit vastgelegd
Niet op de laptop en niet bij ons.
- Toetsaanslagen
- Schermafbeeldingen
- De inhoud van documenten en e-mails
- Geluid van gesprekken
Koppelingen
De uren komen terecht waar u factureert
Okloq is geen boekhoudpakket en wil dat ook niet worden. Goedgekeurde uren gaan door naar het pakket dat u al gebruikt.
Er zijn koppelingen gebouwd voor Moneybird, Exact Online, Simplicate, e-Boekhouden en SnelStart, voor de urenprogramma’s Toggl Track, Harvest en Clockify, een webadres voor eigen systemen en een uitvoerbestand waarvan u de kolommen zelf instelt.
Eerlijk is eerlijk: de koppelingen zijn gebouwd volgens de openbare beschrijvingen van de pakketten en nog niet op een echte administratie beproefd. We stellen de koppeling daarom samen met u in en testen hem op uw administratie.
| Pakket | Wat er aankomt |
|---|---|
| Moneybird | Tijdregistratie per regel |
| Exact Online | Urenboeking per regel |
| Simplicate | Urenregel per regel |
| Toggl Track | Tijdregistratie per regel |
| Harvest | Tijdregistratie per regel |
| Clockify | Tijdregistratie per regel |
| e-Boekhouden | Factuur per klant, per maand |
| SnelStart | Verkooporder per klant, per maand |
| Eigen systeem | Elke regel als bericht naar een webadres |
| Bestand | CSV met uw eigen kolommen, of een urenoverzicht als PDF |
Voor wie
Voor kantoren die uren op dossiers schrijven
Ingenieurs en architecten
Het projectnummer staat al in de mapnaam en de bestandsnaam. Dat is precies wat Okloq leest, dus de herkenning werkt zonder iets in te richten per project.
Accountants en adviseurs
Veel klanten en losse taken door elkaar op één dag. Aan het eind staat per klantdossier wat er is gedaan, klaar om door te zetten naar het pakket.
Waar we nu staan
Wat af is, en wat nog niet
Okloq is gebouwd maar nog niet uitgebracht. Liever dat u dat hier leest dan dat u het na een demo ontdekt.
- Gebouwd
Windows-app. Meten, dossiers herkennen, dagoverzicht, goedkeuren, budgetstand per dossier, uitvoerbestand, pauzeren, een specialist laten meekijken.
- Gebouwd
Dienst en portaal. Medewerkers en apparaten, instellingen voor het hele kantoor, goedgekeurde uren, budgetten per dossier, factureren, logboek, urenoverzicht als PDF.
- Nog te beproeven
Koppelingen. Gebouwd voor acht pakketten, nog niet getest op een echte administratie.
- Nog te doen
Ondertekend installatiebestand. Het installatiebestand is nog niet digitaal ondertekend; dat staat gepland vóór de eerste uitgave.
- Nog te kiezen
Hosting. De dienst komt in de EU te staan; de partij is nog niet gekozen.
- In ontwikkeling
Telefoon-app voor zakelijke gesprekken. Die is gebouwd en op een Android-telefoon beproefd, maar nog niet op een iPhone en nog niet te downloaden.
- In ontwikkeling
Mac. Aan een versie voor de Mac wordt gebouwd. Die is nog niet op een Mac beproefd en nog niet beschikbaar; Okloq draait nu op Windows.
Kennismaken
Zien hoe een dag eruitziet op uw eigen dossiers?
Okloq is nog niet uitgebracht. In een demo laten we het dagoverzicht, het portaal en de weg naar uw pakket zien, en bespreken we wat er voor uw kantoor nog bij moet.