Rechtsanwälte und Juristen
Abrechnen im Sechs-Minuten-Takt verlangt Präzision, und gerade die kurze Mail und das schnelle Telefonat gehen verloren. Okloq erfasst die Arbeit außerhalb der Kanzleisoftware: Word, Outlook, PDFs, Teams.
Automatische Zeiterfassung für Kanzleien und Büros
Der Laptop misst. Der Mitarbeiter gibt frei. Das Büro sieht nur Stunden.
Okloq hält auf dem Laptop fest, an welchem Projekt jemand arbeitet, und macht daraus am Ende des Tages einen Stundenvorschlag. Erst nach der Freigabe gehen die Stunden an das Büro. Fenster, Dateien und Uhrzeiten verlassen den Laptop nicht.
- Noch nicht veröffentlicht
- Für Windows und Mac
- Dienst in der EU
Auf dem Laptop des Mitarbeiters
Was gemessen wurde, bleibt hier
- 08:30–10:15Word2026-0142 Conceptdagvaarding.docx
- 10:15–10:35OutlookRE: 2026-0142 stukken wederpartij
- 10:35–11:00ChromeNieuws – Google Chrome
- 11:00–12:10WordP:\Dossiers\2026\2026-0150 De Vries BV\Overeenkomst v3.docx
- 12:10–12:50Acrobat2026-0163 Besluit op bezwaar.pdf
- 12:50–13:20OutlookE-mail: RE: 2026-0171 planning oplevering
- 13:20–13:55TeamsOverleg | Microsoft Teams
- 13:55–14:45Word2026-0142 Conceptdagvaarding.docx
Verschlüsselt auf diesem Laptop gespeichert. Fenstertitel und Quellen werden nach 30 Tagen gelöscht.
Im Büro
Nur was freigegeben wurde
- 2026-0142 Jansen – Arbeitsrechtssache2:30Schriftsätze erstellen
- 2026-0142 Jansen – Arbeitsrechtssache0:15Korrespondenz
- 2026-0150 De Vries BV1:15Schriftsätze erstellen
- 2026-0163 Stichting Voorbeeld0:45Aktenstudium
- 2026-0171 Bakker BV0:30Korrespondenz
- Gesamt Montag5:15
Pro Zeile: Projekt, Tätigkeitsart, Stunden und die Beschreibung, die der Mitarbeiter geprüft hat. Keine Fenster, nicht, wann gearbeitet wurde. Die Stunde ohne Projekt bleibt zurück.
Beispiel mit erfundenen Daten.
Ein Arbeitstag
Niemand muss eine Stoppuhr starten
Okloq läuft im Infobereich und misst selbstständig. Der Mitarbeiter sieht das Ergebnis erst, wenn der Tag vorbei ist.
-
08:30Messen
Das Programm prüft, welches Fenster im Vordergrund ist
Alle zwei Sekunden: welches Programm, welcher Titel und bei Word, Excel, PowerPoint, dem Explorer und Outlook auch der Dateipfad oder der Betreff der geöffneten E-Mail. Steht darin eine Projektnummer, die Ihr Büro kennt, gehört die Zeit zu diesem Projekt.
-
17:10Tagesübersicht
Eine Zeile pro Projekt und Tätigkeitsart
Darüber eine Zeitleiste des Tages und bei jeder Zeile der Grund: das Dokument oder die E-Mail, in der die Nummer stand. Projekt, Tätigkeitsart, Dauer und Beschreibung lassen sich anpassen.
-
17:12Freigeben
Der Mitarbeiter entscheidet
Ein Klick. Bis dahin weiß das Büro nichts über diesen Tag. Danach gehen nur die Zeilen aus der Übersicht an den Dienst: Projekt, Tätigkeitsart, Stunden und Beschreibung.
-
17:13Übertragen
Die Stunden gehen weiter an Ihre Software
Als Zeiteintrag, als Monatsrechnung oder als Datei, je nach Ihrer Software. Schlägt eine Zeile fehl, versucht der Dienst es erneut, und der Administrator sieht im Portal, was hängen geblieben ist.
Die Tagesübersicht
Freigeben geht schneller, wenn Sie sehen, warum
Ein Vorschlag, den Sie nachrechnen müssen, spart keine Zeit. Deshalb steht unter jeder Zeile, woher die Projektnummer stammt.
- Nur vorhandene Projekte zählenEine Nummer gilt erst, wenn sie in der Projektliste Ihres Büros steht: Ihrer Ordnerstruktur oder einer Liste aus Excel.
- Nummern erkennen ohne ProgrammierungDer Administrator tippt zwei oder drei echte Projektnummern ein; daraus leitet Okloq ab, wie eine Nummer aussieht.
- Runden, ohne dass sich die Tagessumme verschiebtAuf sechs Minuten oder auf die Viertelstunde.
- Zeit ohne ProjektBleibt als „nicht zugeordnet“ stehen und wird nicht gebucht, oder kommt auf ein Projekt für interne Stunden, wenn Ihr Büro das so einstellt.
- Budget im Blick bei FestpreisenLegt das Büro für ein Projekt budgetierte Stunden fest, zeigt die Tagesübersicht, wie viel bereits verbraucht ist, und es folgt ein Hinweis, wenn das Budget fast aufgebraucht ist.
Datenschutz
Ein Stundenzettel, kein Überwachungssystem
Der Unterschied liegt darin, was der Dienst empfangen kann. In den Nachrichten vom Laptop an den Dienst gibt es kein Feld für Fenstertitel, Dateipfade oder Programme. Was dort nicht hineinpasst, kann den Laptop nicht verlassen.
Bleibt auf dem Laptop
Nur der Mitarbeiter sieht das.
- Fenstertitel und Programme
- Dateipfade und E-Mail-Betreffzeilen
- Anfangs- und Endzeiten, Pausen
- Alles, was nicht freigegeben wurde
Geht an das Büro
Erst nach der Freigabe, pro Tag.
- Projektnummer und -name
- Tätigkeitsart
- Anzahl Minuten
- Die Beschreibung, wie der Mitarbeiter sie freigegeben hat
Wird nie erfasst
Weder auf dem Laptop noch bei uns.
- Tastenanschläge
- Bildschirmfotos
- Der Inhalt von Dokumenten und E-Mails
- Ton von Gesprächen
Anbindungen
Die Stunden landen dort, wo Sie abrechnen
Okloq ist keine Buchhaltungssoftware und will auch keine werden. Freigegebene Stunden gehen weiter an die Software, die Sie bereits nutzen.
Es gibt Anbindungen für Moneybird, Exact Online, Simplicate, e-Boekhouden und SnelStart, für die Zeiterfassungsprogramme Toggl Track, Harvest und Clockify, eine Webadresse für eigene Systeme und eine Exportdatei, deren Spalten Sie selbst festlegen.
Ehrlich gesagt: Die Anbindungen wurden nach den öffentlichen Beschreibungen der Programme gebaut und noch nicht an einer echten Buchhaltung erprobt. Deshalb richten wir die Anbindung gemeinsam mit Ihnen ein und testen sie an Ihrer Buchhaltung.
| Software | Was ankommt |
|---|---|
| Moneybird | Zeiteintrag pro Zeile |
| Exact Online | Stundenbuchung pro Zeile |
| Simplicate | Stundeneintrag pro Zeile |
| Toggl Track | Zeiteintrag pro Zeile |
| Harvest | Zeiteintrag pro Zeile |
| Clockify | Zeiteintrag pro Zeile |
| e-Boekhouden | Rechnung pro Kunde, pro Monat |
| SnelStart | Verkaufsauftrag pro Kunde, pro Monat |
| Eigenes System | Jede Zeile als Nachricht an eine Webadresse |
| Datei | CSV mit Ihren eigenen Spalten oder eine Stundenübersicht als PDF |
Für wen
Für Büros, die Stunden auf Projekte buchen
Ingenieure und Architekten
Die Projektnummer steht bereits im Ordner- und im Dateinamen. Genau das liest Okloq, die Erkennung funktioniert also, ohne pro Projekt etwas einzurichten.
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Berater
Viele Mandanten und einzelne Aufgaben bunt gemischt an einem Tag. Am Ende steht pro Mandantenprojekt, was erledigt wurde, bereit zur Übertragung an Ihre Software.
Wo wir stehen
Was fertig ist und was noch nicht
Okloq ist gebaut, aber noch nicht veröffentlicht. Lieber lesen Sie das hier, als dass Sie es nach einer Demo herausfinden.
- Gebaut
Windows-App. Messen, Projekte erkennen, Tagesübersicht, Freigeben, Budgetstand pro Projekt, Exportdatei, Pausieren, Fernsupport durch einen Spezialisten.
- Gebaut
Dienst und Portal. Mitarbeiter und Geräte, Einstellungen für das ganze Büro, freigegebene Stunden, Budgets pro Projekt, Rechnungsstellung, Protokoll, Stundenübersicht als PDF.
- Noch zu erproben
Anbindungen. Für acht Programme gebaut, noch nicht an einer echten Buchhaltung getestet.
- Noch zu tun
Signiertes Installationsprogramm. Das Installationsprogramm ist noch nicht digital signiert; das ist vor der ersten Veröffentlichung geplant.
- Noch zu wählen
Hosting. Der Dienst wird in der EU betrieben; der Anbieter ist noch nicht ausgewählt.
- In Entwicklung
Telefon-App für geschäftliche Anrufe. Sie ist gebaut und auf einem Android-Telefon erprobt, aber noch nicht auf einem iPhone und noch nicht zum Download verfügbar.
- In Entwicklung
Mac. An einer Mac-Version wird gearbeitet. Sie ist noch nicht auf einem Mac erprobt und noch nicht verfügbar; Okloq läuft derzeit unter Windows.
Kennenlernen
Möchten Sie sehen, wie ein Tag mit Ihren eigenen Projekten aussieht?
Okloq ist noch nicht veröffentlicht. In einer Demo zeigen wir die Tagesübersicht, das Portal und den Weg zu Ihrer Software und besprechen, was für Ihr Büro noch fehlt.